Четыре правила при удержаниях из заработной платы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Четыре правила при удержаниях из заработной платы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Самый распространенный вид удержаний из заработной платы — обязательные. Все мы их знаем — это налоги, взносы в ПФР, ФСС. Гораздо реже можно столкнуться с тем, что работодатель удерживает суммы долга, возникшие в результате осуществления трудовой деятельности: невозвращенный и неотработанный аванс, неотработанные дни отпуска при увольнении и другое.

Как правильно заполнить заявление

Для оформления заявления на удержание из заработной платы необходимо знать правила, предусмотренные законодательством РФ.

• Заявка должна быть оформлена в письменном виде, с указанием размеров удержания и сроков выполнения;
• Должны быть указаны определенные основания для удержания (например, долги работника перед работодателем);
• Если удержание производится по принудительным основаниям (за налоги, штрафы и т.д.), то заявление может быть оформлено только по инициативе работодателя;
• В случаях, когда удержание производится по добровольной инициативе работника, необходимо получить его письменное согласие на удержание;
• Удержания должны быть произведены в установленные законом сроки;
• Размеры удержания должны быть соблюдены в соответствии с трудовым договором и законами РФ;
• Удержание может производиться только из доходов, предусмотренных трудовым договором;
• Оформленные заявления должны быть переданы работодателю в соответствии с установленными сроками и правилами обращения.

Ограничение взыскания

Закон не только ограничивает максимальную сумму взыскания, но и защищает должников от перспективы оказаться беззащитными перед полной наличностью. Кроме того, закон устанавливает перечень доходов должника, из которых не может быть изъята никакая сумма.

Например, ограничение на взыскание распространяется на

• поступающие денежные компенсации за причинение телесных повреждений, а также
• поступающую денежную компенсацию за смерть спасенных; и
• выплате компенсаций работодателем; и
• страховые выплаты в рамках обязательного социального обеспечения (за исключением пенсий по старости, инвалидности и пособий по временной нетрудоспособности); и
• пособия гражданам, имеющим детей
• глава «Материнство»,.
• единовременная материальная помощь,.
• восстановление стоимости проезда от работодателя до санатория или оздоровительного центра.

Основные правила и замечания

Обязательства по удержанию денежных средств чаще всего ложатся на компанию-работодателя. Исключения возникают, если должник:

• ведёт самостоятельную предпринимательскую деятельность (ИП) и не работает по найму;
• зарегистрирован в качестве самозанятого лица без дополнительного трудоустройства;
• официально нигде не работает.

Эти случаи в данной статье не рассматриваются.

Работодателю при удержании средств из дохода следует придерживаться следующих правил:

• расчёт НДФЛ с доходов осуществляется с учётом требований фискального законодательства. Необходимо учитывать право сотрудника на налоговые льготы, стандартные, социальные, имущественные и иные вычеты;
• сумма к взысканию рассчитывается от общей суммы полученных у работодателя доходов (оклада, премии, доплат, компенсаций, подарков, и т.д.) за вычетом НДФЛ;
• у каждого вида взыскания существует максимальный лимит (процент) удержания, превышать который нельзя;
• если сотрудник самостоятельно написал заявление на добровольное списание денег с его дохода, ограничений по сумме нет. Это считается добровольным распоряжением своих средств и не относится к удержаниям Процент может быть любым (вплоть до 100%) и должен прописываться в заявлении.

Обязательства работодателя по удержанию части доходов прекращаются, если:

1. долговые обязательства выплачены в полной мере;
2. должник прекратил трудовые отношения (был уволен);
3. получено уведомление Службы судебных приставов (ССП) о прекращении исполнительного производства и аннулировании взыскания.

Удержание по исполнительному листу: порядок расчёта

Сумма или размер удержания — это обязательный атрибут ИЛ. В нём может присутствовать точная сумма долга, процент удержания по исполнительному листу из зарплаты, либо фиксированный размер периодических выплат. В ИЛ указывается только один из указанных вариантов. Пристав должен чётко следовать решению судебного органа при заполнении ИЛ.

Даже если задолженность окажется очень большой, взыскание со всей заработной платы производить нельзя. Установлены лимиты по закону:

• удержания по исполнительным листам не могут превышать 50% от всего дохода сотрудника, кроме некоторых оснований;
• алиментные выплаты на детей, компенсация за нанесение вреда здоровью, понесённый ущерб от преступления, выплата при потере кормильца — возмещения по этим основаниям могут составлять до 70% от всех доходов должника.

Момент окончания удержаний

Сумма, подлежащая к удержанию, указана в исполнительном листе. Ежемесячные удержания прекратятся тогда, когда она будет полностью закрыта. Если речь идет о регулярных платежах, например, алименты, их придется удерживать до определенного предела, как указано в абзаце выше.

Если гражданин увольняется из компании, удержания прекращаются. Исполнительный лист в обязательном порядке возвращается в службу приставов. А на самого должника закон возлагает обязанность известить пристава о новой работе.

Как только становится известен ее адрес, все начинается по новой. Пристав направляет на новую работу исполнительные документы, а бухгалтерия при начислении заработной платы своему работнику производит удержания.

При полном и окончательном погашении исполнительное производство завершается. Пристав выносит постановление об окончании, а бывший должник становится полностью свободным от обязательств и будет получать свою законную заработную плату в полном объеме, без каких либо удержаний.

Важно! Погашение задолженности перед работодателем производится по одному из следующих оснований:

• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи с переводом на другую работу в другую местность;
• для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса в других случаях;
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок (повторная выплата заработной платы за один рабочий период, аванса на одну командировку и т.п. счетной ошибкой не признаётся);
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 Трудового Кодекса РФ);
• для возврата сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника при простое (часть третья статьи 157 Трудового Кодекса РФ);
• при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Важно! Работодатель не вправе производить удержание за неотработанные дни отпуска в следующих случаях:

• если работник увольняется в связи с отказом от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с сокращением численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи со сменой собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с призывом работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности (п.5 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник уволен в связи со смертью (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи со смертью работодателя — физического лица (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с признанием судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с признанием работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ);
• если работник увольняется в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства Российской Федерации или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации (п. 7 ч. 1 статьи 83 Трудового Кодекса РФ).

Важно! Работодатель обязан соблюсти порядок удержания сумм в счет погашения задолженности перед ним (кроме удержания сумм за неотработанные дни отпуска при увольнении работника):

• решение об удержании работодатель обязан принять в срок не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат
• работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Удержания, производимые по инициативе работодателя

Если работодатель штрафует своих сотрудников за опоздания, курение в неположенном месте, личные телефонные разговоры, эти удержания незаконны, даже если возможность их применения закреплена во внутренних документах организации. При выявлении подобных удержаний организация может быть привлечена к административной ответственности.

Удержания из заработной платы сотруднику для погашения его задолженности работодателю могут производиться только по основаниям, предусмотренным ТК, и носят для работодателя добровольный характер, то есть он может взыскивать их с сотрудников по своему усмотрению.

— удержания для возмещения неотработанного аванса. Так бывает, когда аванс выплачивается в фиксированной сумме независимо от отработанного работником времени. Проблем с удержанием названных сумм можно избежать, прекратив практику выдачи авансов за время, фактически не отработанное сотрудником.

— удержания для погашения неизрасходованных подотчетных сумм. Срок, в течение которого работнику необходимо возвратить неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, устанавливается приказом или распоряжением. Если работник не вернул излишне выданные подотчетные деньги, то работодатель имеет право их удержать из заработной платы.

— удержания для возврата сумм, излишне выплаченных работнику из-за счетных ошибок бухгалтера или кадровика. Арифметическая ошибка допускается в результате неверного применения арифметических действий при подсчетах. А вот если ошибка произошла из-за неправильного применения законодательства при расчете заработной платы, или сотруднику повторно выплатили заработную плату за один период, удерживать излишне уплаченные суммы работнику работодатель не имеет права.

— удержания при увольнении работника за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если сотрудник увольняется, к примеру, при сокращении штата или в связи с ликвидацией организации. Может получиться, что выплат при увольнении не хватит для удержания излишне выплаченной суммы за неотработанные дни отпуска. В таком случае увольняющийся сотрудник может возместить ее в добровольном порядке.

— взыскание материального ущерба. Сотрудник может быть привлечен к материальной ответственности. Если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок сотрудника и он согласен с ней, то взыскание возможно по распоряжению работодателя, изданному не позднее месяца с момента окончательного определения размера ущерба.

Если ущерб превышает среднюю зарплату сотрудника или он не согласен добровольно возмещать ущерб, придется обращаться в суд.

Во всех случаях, перечисленных выше, производить удержания из заработной платы сотрудника работодатель имеет право только при соблюдении следующих условий:

— не истек месячный срок, установленный для возвращения аванса, возврата подотчетных сумм, вступления в силу решения комиссии по трудовым спорам или с момента обнаружения счетной ошибки;

— работник не оспаривает оснований и размер этих удержаний. В каждом случае необходимо получить от работника письменное согласие на удержание соответствующей суммы,

— работодатель издает распорядительный документ, на основании которого и производится удержание.

Общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% от доходов работника после вычета НДФЛ.

Удержания, производимые по инициативе работника

Бывают случаи, когда сотрудник по своему желанию поручает работодателю удерживать денежные средства со своих доходов, например, направлять средства на оплату кредита. Учебы, профсоюзных взносов, добровольное страхование.

Основанием для осуществления таких удержаний является его письменное заявление. В заявлении необходимо указать получателя средств, виды доходов, с которых производятся удержания, размер таких удержаний. Расходы по перечислению указанных в нем сумм (комиссия банка, плата за перевод) несет работник. Издание приказа при добровольном удержании из заработной платы не требуется.

Эти удержания перечисляются не позднее дня выплаты или перечисления заработной платы работника. Ограничения по размеру удержаний, производимых по инициативе работника, не применяются и могут составлять до 100% от дохода после вычета НДФЛ.

Если в организацию поступило несколько взысканий на одного сотрудника, то удержание производится в следующей очередности:

— НДФЛ,

— исполнительные документы по взысканию с сотрудника алиментов, сумм по возмещению вреда, причиненного здоровью, возмещению вреда в связи со смертью кормильца, возмещению ущерба, нанесенного преступлением, а также требования о компенсации присужденного морального вреда,

— остальные требования в порядке поступления документов.

Если денежных средств для удовлетворения нескольких требований одной очереди недостаточно, то необходимо произвести удержание в пользу всех взыскателей этой очереди пропорционально заявленным требованиям по исполнительному документу.

Соответственно виду взысканий должно соблюдаться ограничение по их сумме – не более 20, 50 или 70 %.

И, последнее – очень приятная новость для «злостных» алиментщиков. Заработная плата сотрудника после всех удержаний не может быть меньше прожиточного минимума. Такие ограничения устанавливает внесенный в Госдуму осенью 2017 года законопроект № 303739-7.

Вопрос о процентах и расчетах

Из числа наиболее распространенных ошибок бухгалтеров можно выделить неправильность осуществления расчетов и назначения суммы процентов по взысканиям. Так, с любого сотрудника максимально могут взыскать 50% от зарплаты, но при наличии обоснований. Как правило, речь идет об алиментах на 2 и более детей, а также сумм, связанных с возмещениями ущерба здоровью, в последнем случае могут обозначить и 70%, но для этого необходимо судебное решение. Во всех остальных случаях взыскивается лишь 20% от зарплаты.

Неправильность расчетов заключается в нарушении очередности. Так, обязательным удержанием является налог (НДФЛ). Исходя из этого, с зарплаты сотрудника сначала снимается НДФЛ – 13%, а затем происходит удержание по исполнительному листу. расчет выглядит следующим образом:

• Начисленная зарплата – 10 тыс.руб.;
• Начисленная премия – 5 тыс.руб.;
• Удерживается налог 15 тыс.руб. – 13% =1950;
• 15 000 – 1950 = 13050;
• Удерживается сумма по исполнительному листу 13050 -20% =2610;
• К выплате сотруднику 10440 тыс. руб.

Если сотруднику начислена материальная помощь в связи с заключением брака в рамках отраслевого соглашения, то она в расчетах не участвует. Как правило, эти суммы имеют фиксированное значение. Например, в энергетической сфере такая сумма равна 4500, а значит, ее необходимо прибавить к зарплате сотрудника после всех удержаний или не включать в расчеты.

Как устанавливаются сумма и очередность удержаний

При определении суммы удержаний из зарплаты работодатель может учитывать следующие правила.

1. В случае если задолженность представлена алиментами, то ее сумма должна быть исчислена за все время с момента возникновения у должника обязанности платить алименты. А если в какие-либо периоды наличия такой обязанности у должника не было доходов, то задолженность за соответствующие периоды исчисляется исходя из величины средней зарплаты в России на момент начала взыскания задолженности (п. 3 ст. 102 закона 299-ФЗ).

Обязанности по расчету корректной суммы задолженности возлагаются на работодателя. Исключение — сценарий, при котором задолженность исчисляется судебным приставом. В этом случае долг нужно погашать строго исходя из той суммы, что отражена в постановлении суда (п. 2 ст. 102 закона 229-ФЗ).

2. Исчислять суммы удержаний следует исходя из очередности платежей по исполнительным листам.

Изменения порядка начисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов

В 2023 г. поменялась дата получения дохода для налогообложения — теперь это не последний день месяца, а дата, когда доход фактически был выплачен. Соответственно, работодателям как налоговым агентам придется перечислять подоходный налог, удержанный в период с 23 числа предыдущего месяца до 22 числа текущего, до 28 числа текущего месяца. При этом до 25 числа нужно направить в налоговую уведомление об исчисленной сумме по НДФЛ для корректного направления денежных средств, получаемых в рамках единого налогового платежа (ЕНП).

Стоит обратить внимание на обновление тарифа по страховым взносам. Деления платежей не предусматривается, поэтому достаточно сформировать 2 платежа — по взносам за медицинское и пенсионное страхование и ВНиМ (временной нетрудоспособности и материнству), а также по взносам за травматизм (взымается с предприятия, а не с каждого сотрудника).

В 2023 г. бухгалтерии придется рассчитывать НДФЛ непосредственно в текущем месяце. При использовании автоматизированных программ 1С проблем не предвидится. Но если заработная плата считается бухгалтером вручную, он может не успеть рассчитать подоходный с аванса, который выплачивается в текущий налоговый период.

В любом случае придется объяснить работнику причину выплаты аванса в меньшем размере. Стоит сделать особый акцент на том, что фактический размер заработной платы не меняется, уменьшение связано не с внутренней политикой предприятия, а с обновлением налогового кодекса в 2023 году. Объяснять ничего не придется только в случае, если понижающий коэффициент применялся к авансу еще до 2023 г.

Для снижения нагрузки с бухгалтеров стоит установить и настроить программу, например, «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), которая автоматически начисляет аванс и зарплату с учетом нормативных изменений и готовит отчетность. Для предупреждения недовольства работников можно изменить размер аванса и сроки перечисления заработной платы. Трудовой кодекс России позволяет это сделать:

• ст. 139 ТК РФ указывает на расчёт средней зарплаты из фактически отработанного времени;
• ст. 136 ТК РФ устанавливает выплату заработка не реже двух раз в месяц;
• ст. 136 ТК РФ дает право производить перечисления аванса заработной платы под расчет в срок до 15 дней по окончанию периода, за которой начислялась выплата.

Налоговые вычеты в 2023 году

До наступления 2023 многие работники для уменьшения НДФЛ прибегали к налоговому вычету на ребенка, но при этом подоходный налог удерживался 1 раз в месяц, в связи с чем не возникало вопросов с тем, когда именно его можно применять. С 2023 года ситуация изменилась, ведь удержание НДФЛ происходит и с аванса.

Если внимательно изучить подпункт 4 пункта 1 ст. 218 НК РФ, устанавливающий вычет, то можно прийти к двум взаимоисключающим выводам: применять вычет можно ежемесячно — 1 раз в месяц и 2 раза в месяц. Специально для исключения неправомерного применения налогового вычета на ребенка, ФНС выпустила инструкцию (09.11.22 № БС-4-11/15099@), в которой однозначно указывается на возможность применения вычета только 1 раз в месяц. Решение, к какому из удержаний его применять, оставляют за бухгалтером. Настроить эту функцию в 1С довольно легко.

Многие бухгалтера пришли к выводу, что удобней применять вычет к более поздней из выплат в календарном месяце. Это позволит оценить, превысил ли доход работника предельные 350 тыс. руб. Поскольку обычно платится аванс в конце месяца, то вычет логично применять именно к нему.

Как определить базу для удержаний

Для расчета базы, на основании которой производятся удержания, работодатель учитывает:

• зарплату, начисленную сотруднику на основании должностного оклада (тарифной ставки);
• размер премии, бонусов за трудовые достижения работника;
• надбавку за условия труда, ненормированный рабочий день, т.п.;
• доплату за работу в ночное время, выходные, праздничные дни, сверхурочно;
• прочие виды вознаграждений, предусмотренные трудовым договором.

При этом согласно ч. 1 ст. 101 закона №229-ФЗ, удержанию не подлежат следующие суммы:

• компенсационные выплаты (возмещение командировочных и прочих понесенных сотрудником расходов, компенсация ущерба, причиненного работнику, т.п.);
• суммы страхового социального обеспечения (исключение – пенсия по старости, инвалидности, пособие по временной нетрудоспособности);
• материальная помощь, иные суммы, на основании трудового/коллективного договора выплачиваемые сотруднику в связи с рождением ребенка, смертью родственниками, т.п.

Отметим, что при расчете суммы удержаний в процентной выражении учитывается доход сотрудника после удержания НДФЛ.

Рассмотрим пример. 01.02.2023 года в бухгалтерию ООО «Урожай» поступил исполнительный лист по удержанию из зарплаты сотрудника Гаврилова алиментов ребенка 3-х лет в размере 25%. Период удержания – ежемесячно с февраля 2023 года до исполнения ребенком 18-ти лет.

По итогам февраля 2023 году Гаврилову начислены следующие суммы:

• зарплата согласно должностному окладу – 21.620 руб.;
• премия – 1.330 руб.;
• возмещение командировочных расходов – 3.420 руб.

Общая сумма начислений – 26.370 руб.

Что можно удержать из заработной платы?

Статья 137 ТК РФ устанавливает, в каких случаях возможно удержание сумм из зарплаты сотрудника.

В установленный перечень допустимых удержаний входят:

• возврат ранее выплаченного аванса по заработной плате и не отработанного работником в связи с увольнением;
• возврат подотчетной суммы, не истраченной и не возвращенной сотрудником;
• взыскание излишне выпленной зарплаты в связи со счетными ошибками, допущенными бухгалтерией;
• взыскание переплаты по заработной плате в связи невыполнением трудовых норм (если таковой случай был доказан органом по рассмотрениею трудовых споров);
• взыскание суммы излишне выплаченной зарплаты в связи с обманными и противоправными действиями работника;
• удержание излишне выплаченных отпускных при предоставлении отпуска авансом в случае, если человек увольняется не отработав предоставленных отдых;
• взыскание ущерба, нанесенного работодателю;
• вычет алиментов на основании исполнительных листов, судебных приказов или по добвроольному заявлению работника.

Важно, что вернуть переплату по зарплате можно только в двух случаях — если сотрудник обманными действиями себе завысил зарплату и в случае счетных ошибок.

Похожие записи:

• Сколько квадратных метров положено на человека в квартире
• Как получить страховую выплату по ОСАГО
• Можно ли забрать заявление из полиции после его подачи