Используемые документы в отделе кадров на 2024 год
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Используемые документы в отделе кадров на 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Требования к первичной документации
С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.
Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.
Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.
Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.
Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.
Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.
Новые положения о конфиденциальности
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Сведения о предприятии и персонале: какие документы должны быть представлены
Для составления кадровых отчетов в 2024 году необходимо представить следующие документы:
- Устав предприятия
- Свидетельство о государственной регистрации предприятия
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
- Сведения о директоре предприятия и руководителях структурных подразделений
- Трудовые договоры с сотрудниками, включая информацию о должностях и заработной плате
- Сведения о привлеченных иностранных работниках
- Сведения о приеме и увольнении сотрудников
- Сведения о переводах на другие должности и перемещении сотрудников
- Сведения о командировках сотрудников
- Документы, подтверждающие прохождение сотрудниками обучения и стажировок
- Сведения о начисленных и выплаченных выплатах сотрудникам (зарплата, премии, компенсации, пособия)
- Сведения о отпусках и иных отсутствиях сотрудников
- Документы, связанные с охраной труда и безопасностью на предприятии
- Документы о рабочем времени сотрудников
- Сведения о вознаграждениях руководителей и их бонусах
Все документы должны быть предоставлены в соответствии с установленными сроками, с учетом требований федерального законодательства.
Отчеты по трудовым отношениям: основные документы и требования
Основные документы, которые должны быть включены в отчеты по трудовым отношениям, включают:
- Трудовые договоры – основные документы, регулирующие трудовые отношения между работниками и организацией. Они должны быть подписаны всеми сотрудниками и содержать информацию о сторонах договора, условиях труда, вознаграждении и других важных условиях.
- Заявления на прием на работу – документы, подаваемые работником при устройстве на работу. Они могут включать резюме, анкету и другие документы, необходимые для оценки кандидата на вакантную должность.
- Приказы о приеме на работу – официальные документы, удостоверяющие заключение трудового договора с новым сотрудником. Они должны содержать информацию о дате приема, должности и других важных условиях труда.
- Трудовые книжки – документы, в которых фиксируются все изменения и события, связанные с трудовыми отношениями. Они включают записи о приеме и увольнении, перемещении по должностям, повышении квалификации и другие важные события.
- Заявления на увольнение – документы, подаваемые работником при расторжении трудового договора. Они должны содержать информацию о причине увольнения и другие важные детали.
- Приказы об увольнении – официальные документы, подтверждающие расторжение трудового договора с работником. Они должны содержать информацию о дате увольнения и причинах, а также указывать все необходимые процедуры и условия.
Помимо перечисленных документов, отчеты по трудовым отношениям могут содержать и другие документы, в зависимости от специфики и требований организации, а также от действующего законодательства.
Какие данные включает отчетность по кадрам
Отчетность по кадрам представляет собой документ, который содержит информацию о сотрудниках и их работе на предприятии. Этот отчет обязательно должен быть подготовлен и предоставлен в соответствии с установленными правилами до определенного срока.
Данные, включенные в отчетность по кадрам, включают в себя:
1. Информацию о сотрудниках: это включает перечень сотрудников, их ФИО, даты рождения, пол, место жительства, контактные данные.
2. Штатное расписание: отчетность должна содержать информацию о количестве и категориях должностей на предприятии, а также количество сотрудников, которые занимают эти должности.
3. Кадровые перемещения: отчетность также включает информацию о перемещениях сотрудников внутри предприятия, таких как назначение на должность, перевод на другую должность, увольнение и пр.
4. Работа с персоналом: отчетность описывает также деятельность предприятия в области работы с персоналом, включая обучение, курсы повышения квалификации, порядок премирования, отпусков, больничных и других социальных льгот для сотрудников.
5. Трудовые договоры: в отчетности должна быть представлена информация о всех заключенных трудовых договорах с сотрудниками.
6. Заработная плата: отчетность включает информацию о размере заработной платы сотрудников, а также данные о начислениях и удержаниях.
Все данные, предоставленные в отчетности по кадрам, должны быть точными и актуальными. Отчетность важна для контроля и анализа работы предприятия и является обязательной для представления в установленные сроки.
Дополнительные отчеты, которые нужно будет сдавать
На ряду с основными отчетами, которые предприятия должны сдавать, в 2024 году введены новые дополнительные отчеты. Они содержат более детальную информацию о кадровых процессах и состоянии кадрового состава.
Отчет по профессиональному обучению – в этом отчете необходимо указать все виды профессионального обучения, которые прошли сотрудники в течение года, а также результаты обучения и его влияние на результативность работы.
Отчет по оценке перспективы карьерного роста – здесь необходимо оценить каждого сотрудника с точки зрения его качеств и профессионального потенциала, а также указать планы по его развитию и возможность карьерного роста.
Отчет по резервному кадровому фонду – в этом отчете предприятие должно указать количество и квалификацию сотрудников, которые могут быть задействованы в случае необходимости замещения высококвалифицированных должностей.
Отчет по работе с персоналом с ограниченными возможностями – в этом отчете предприятие должно указать информацию о тех сотрудниках, у которых есть какие-либо физические или интеллектуальные ограничения, а также о мероприятиях, предпринимаемых предприятием для адаптации рабочих мест и обучения такого персонала.
Главные тенденции в сфере кадрового делопроизводства
Автоматизация и внедрение новых технологий. В современном мире все больше компаний отказываются от ручного выполнения кадровых процессов и переходят на автоматизированные системы. Это позволяет сократить время и ресурсы, а также улучшить качество работы. Новые технологии, такие как искусственный интеллект и аналитические инструменты, помогают оптимизировать процессы поиска, отбора и адаптации сотрудников.
Развитие онлайн-кадровых рынков. С каждым годом все больше кандидатов и работодателей предпочитают использовать онлайн-платформы для поиска и подбора персонала. Это обусловлено удобством и оперативностью таких рынков. Кадровые специалисты должны быть готовы к работе с такими платформами и уметь находить лучших кандидатов для своих компаний.
Увеличение роли employer branding. В условиях сильной конкуренции на рынке труда работодатели должны уделять большое внимание своей репутации и имиджу как работодателя. Employer branding становится важным инструментом для привлечения и удержания талантливых сотрудников. Кадровые специалисты должны развивать и продвигать бренд своей компании, чтобы привлечь лучших кандидатов.
Укрепление роли образования, обучения и развития персонала. В условиях постоянно меняющегося рынка труда работодатели должны обращать больше внимания на развитие своих сотрудников. Кадровые специалисты должны активно сотрудничать с отделом образования и развития персонала, чтобы помочь сотрудникам наращивать необходимые навыки и компетенции для успешной карьеры.
Увеличение внимания к разнообразию и инклюзивности. Разнообразие в работной команде становится все важнее для компаний. Кадровые специалисты должны активно продвигать принципы равенства и справедливости в работе, а также способствовать созданию многообразной и включающей среды для сотрудников.
Следование главным тенденциям в сфере кадрового делопроизводства позволит быть эффективным и востребованным специалистом в 2024 году.
Роль кадровика сегодня выходит за рамки простого подбора персонала. Успешный кадровик должен обладать разносторонними навыками и компетенциями, чтобы эффективно справляться с обязанностями и оставаться конкурентоспособным.
Вот некоторые из ключевых навыков и компетенций, которыми должен обладать успешный кадровик:
| Навык/Компетенция | Описание |
|---|---|
| Коммуникационные навыки | Умение эффективно общаться с кандидатами, клиентами и коллегами. Хорошее владение устной и письменной речью, умение слушать и задавать вопросы. |
| Аналитическое мышление | Способность анализировать данные, выявлять тренды и принимать обоснованные решения на основе имеющихся фактов. |
| Умение работать с технологиями | Знание и использование современных HR-инструментов, программ и систем управления персоналом. Умение автоматизировать рутинные процессы и использовать данные для принятия решений. |
| Опыт в области рекрутинга | Понимание основных принципов и методик поиска и отбора персонала. Умение составлять и размещать вакансии, проводить собеседования и оценку кандидатов. |
| Знание законодательства | Понимание трудового законодательства и норм, связанных с охраной труда и защитой персональных данных. Умение применять законодательные нормы в практике кадровой работы. |
Это лишь некоторые из ключевых навыков и компетенций, необходимых для успешной работы в области управления персоналом. Развитие этих навыков и приобретение дополнительных компетенций поможет кадровику оставаться востребованным и эффективно выполнять свои обязанности.
Унифицированные формы по учету кадров
Важнейшие унифицированные формы кадрового учета:
- Т-1 «Приказ о приеме на работу работника».
- Т-2 «Карточка работника, свои данные».
- Т-3 «Мэннинг».
- Т-4 «Карта оформления научной, научно-педагогической работы».
- Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу».
- Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику».
- Праздничный план Т-7».
- Т-8 «Приказ о расторжении трудового договора с работником».
- Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку».
- Т-10 «Поездочный сертификат».
- T-11 Положение о стимулировании работников».
- Т-1а «Указ о приеме на работу работников».
- Т-2ГС (МС) «Личная карта государственного (муниципального) служащего».
- Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу».
- Т-9а «Приказ о направлении работников в командировки».
- Т-11а «Указ о поощрении трудящихся».
- Т-10а «Служебное задание на направление в командировку и отчет о выполнении».
- Т-6а «Приказ о предоставлении отпуска работникам».
- Т-8а «Приказ о расторжении трудового договора с работниками».
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.
Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.
Автоматизация процессов
В 2024 году автоматизация процессов в сфере управления персоналом станет неотъемлемой частью работы отдела кадров. Благодаря прогрессу в области искусственного интеллекта и машинного обучения, сотрудники HR смогут существенно сократить время, затрачиваемое на рутинные операции и административные задачи.
Одним из главных трендов будут автоматические системы для обработки и анализа резюме кандидатов на вакансии. При помощи алгоритмов машинного обучения эти системы смогут самостоятельно фильтровать и оценивать резюме, отбирать наиболее подходящих кандидатов и даже проводить первичные собеседования.
Еще одним трендом будет использование ботов и чат-ботов для ответов на часто задаваемые вопросы со стороны сотрудников. Благодаря этому HR-специалисты смогут сосредоточиться на более сложных и важных задачах, а также обеспечить более быстрый и эффективный обмен информацией между отделом кадров и сотрудниками.
Однако, несмотря на все преимущества автоматизации, важно помнить о гуманности и человеческом факторе в работе сотрудников. Возможность использования технологий искусственного интеллекта для автоматизации процессов должна быть сбалансирована с пониманием, что взаимодействие между людьми всегда остается ключевым фактором в эффективной работе отдела кадров.
Рост значимости развивающихся компетенций
В 2024 году роль развивающихся компетенций в отделе кадров будет становиться все более важной. Развивающиеся компетенции включают в себя навыки, знания и способности, которые необходимы сотрудникам для успешного выполнения их рабочих обязанностей и достижения личных и профессиональных целей.
Одним из главных трендов в области развития компетенций будет возрастающая важность навыков коммуникации и коллаборации. Все больше компаний понимают, что сотрудники, способные эффективно общаться и сотрудничать в команде, являются ключевыми факторами успеха. Поэтому развитие навыков коммуникации, управления конфликтами, работы в команде и лидерства будет получать все большее внимание.
Другим важным направлением развития компетенций будет цифровая грамотность. В современном мире, где технологии играют все более важную роль во всех сферах деятельности, сотрудники должны быть владеющими навыками работы с цифровыми инструментами и технологиями. Работа с электронными документами, умение анализировать и интерпретировать данные, использование онлайн-коммуникаций и социальных сетей — все это является неотъемлемой частью современных рабочих процессов.
Еще одной важной компетенцией, становящейся все более значимой, является умение обучаться и адаптироваться к изменениям. В быстро меняющемся бизнес-окружении, компании нуждаются в сотрудниках, способных быстро осваивать новые навыки и знания, приспосабливаться к новым условиям и быть гибкими. Поэтому развитие навыков самообучения, адаптивности и гибкости будет становиться все более актуальным и востребованным.
Наконец, акцент будет делаться на развитие навыков эмоционального интеллекта. В ситуациях, когда технологии все более автоматизируют определенные рабочие процессы, человеческие навыки, такие как эмоциональный интеллект, становятся все более ценными и востребованными. Способность понимать и управлять своими эмоциями, эмпатия, умение налаживать и поддерживать хорошие отношения с коллегами и клиентами — все это будет играть важную роль в успехе сотрудника и организации.
В целом, развивающиеся компетенции будут играть все более важную роль в работе отдела кадров в 2024 году. Развитие навыков коммуникации, цифровой грамотности, умения обучаться и адаптироваться к изменениям, а также эмоционального интеллекта — все это становится необходимостью для сотрудников, стремящихся быть успешными и добиваться личного и профессионального роста.
Отчет о численности персонала
Отчет о численности персонала представляет собой документ, который содержит информацию о количестве сотрудников компании на определенный момент времени. Данный отчет необходимо предоставить в органы статистики для анализа и планирования кадровых ресурсов.
В отчете о численности персонала следует указать следующие показатели:
- Общее количество сотрудников в организации.
- Разбивку сотрудников по подразделениям или отделам.
- Информацию о сотрудниках по категориям: руководители, специалисты, рабочие и т.д.
- Динамику изменения численности персонала за определенный период времени.
При составлении отчета о численности персонала необходимо учитывать:
- Изменения в штатном расписании организации (приемы на работу, увольнения, перемещения сотрудников).
- Отпуска, больничные и другие виды временной неработоспособности сотрудников.
- Механизмы учета временных сотрудников и сезонных работников.
- Декретные отпуска и отпуска по уходу за ребенком.
Отчет о численности персонала помогает руководству организации анализировать динамику роста или уменьшения штата сотрудников, определять эффективность использования кадровых ресурсов и планировать будущую кадровую политику.
Действие 7. Подготовка к работе в новогодние праздники
Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.
Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).
* * *
Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!
Какие журналы должны быть в отделе кадров обязательно 2021
Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:
- при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
- при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.
Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.
Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).
С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.
Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:
- теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
- уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
- не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
- не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
- подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
- взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
- определены два вида временной дистанционной работы:
- непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
- периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
- режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
- на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
- в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.
Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.
Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).
Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.