Сдача документов в архив при банкротстве

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сдача документов в архив при банкротстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно закону, в процессе своей деятельности организации обязаны хранить документы постоянного срока хранения, в том числе, в эту категорию входят самые важные документы организации: устав, протоколы общих собраний учредителей или акционеров, положения о структурных подразделениях, бухгалтерские балансы. А так же документы по личному составу (срок хранения до 75 лет). К этой категории относится документация, в которой зафиксированы трудовые отношения сотрудников с работодателем: приказы, заявления, личные карточки. В случае ликвидации или банкротства предприятия его документы передаются компании-правопреемнику либо вышестоящей организации. Если таковых нет, бумажное наследство ликвидируемого юридического лица передают в государственный или частный архив.

Дом ученых НЦЧ РАН Успешно проведены работы по обработке дел постоянного, переплету документов, а так же выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ОАО «Мегафон» ОАО «Мегафон» благодарит компанию » Столичный Архивист» за качественное и своевременное выполнение работ по обработке абонентской документации. Муниципалитет района Бескудниково г. Москвы Успешно проведены работы по обработке дел постоянного и временного хранения, переплету документов и состовлению историчесского аппарата к архивному фонду. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по вывозу и уничтожению документов с истекшими сроками хранения. ФГУП Московский завод по обработке специальных сплавов Компанией ООО «Столичный Архивист» были успешно проведены работы по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и их последующему уничтожению.

Документы длительного хранения

Проблема передачи документов ликвидированных организаций (банкротов) в государственные и муниципальные архивы

Россия вступила в 2015 год на фоне продолжающегося снижения мировых цен на нефть, падения курса рубля, роста инфляции и экономических санкций со стороны стран Запада. В связи с тяжелой экономической ситуацией растет количество компаний – банкротов. По данным российского Единого федерального реестра сведений о банкротстве на конец первого квартала 2015 года количество фирм, признанных несостоятельными, выросло на 22% по сравнению с аналогичным периодом 2014 года и составило 3 765.

В связи с ростом организаций, признанных несостоятельными, остро встает вопрос о передаче на хранение документов ликвидируемых организаций, подлежащих обязательному хранению. При этом сдача документов по личному составу объясняется необходимостью социальной защиты граждан (бывших работников) в области обеспечения пенсионных и иных прав.

Указанная деятельность регламентируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», рядом подзаконных актов.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
2. « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
3. « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
4. Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Какие документы нужно передавать на хранение

В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и (внимание!) документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли. Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом». Если вспомнить, что среди документов временного хранения может оказаться важная юридическая и бухгалтерская документация, то данное положение выглядит рационально обоснованным с точки зрения закона.

Напомним, что сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Как составить номенклатуру дел

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

При работе с другими компаниями и частными лицами Вы можете столкнуться со многими проблемами:

• Отсутствие достаточного опыта. Это приводит к ошибкам в обработке документов, а значит, к необходимости их переделки и возможным штрафам от контролирующих органов.
• Необходимость вывоза документов. Большинство подрядчиков работают у себя, а вывоз документов влечет риск их потери или повреждения, а также утечки информации.
• Неуверенность в сроках. Неопытные подрядчики не могут адекватно оценить объем и срывают сроки сдачи проекта, подставляя компанию под штрафы.
• Некачественные материалы. Подрядчики часто используют самые дешевые материалы, а значит, срок жизни документов будет коротким.
• Авансовые платежи. И даже если Вы будете недовольны результатом, то эти деньги будут утеряны.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений , Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня): а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно; б) годовая — постоянно; в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно); г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Особенности подготовки документов

Если же архив не сформирован, либо остается большое количество текущих документов, их подготовка происходит следующим образом:

• экспертиза ценности – проводится сортировка, в ходе которой определяются бумаги, подлежащие хранению, и документы для уничтожения;
• систематизация – подлежащие хранению документы упорядочивают по нескольким принципам для последующего оформления;
• оформление – документы подшиваются в дела и приводятся в надлежащий вид согласно требованиям;
• опись сформированных дел – составляется номенклатура архива;
• опись документов, подлежащих уничтожению – процедура ликвидации выполняется в строгом соответствии с действующим законодательством, обязательно составляется акт.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

• подшивка или переплет дела;
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Сдача документов в архив при ликвидации

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

• проведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

Похожие записи:

• Какие обязанности опекуна. Правовой статус опекунов и попечителей
• Ходатайство о применении срока исковой давности жкх образец
• Пособие к школе в 2023 году: кому и сколько заплатят