Топ-6 самых эффективных способов контроля сотрудников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Топ-6 самых эффективных способов контроля сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.

Принципы управления работой сотрудников

Ключевые показатели эффективности:

• количество – объем нормы, сверхнормативная выработка, дополнительные задачи и поручения;
• качество – отсутствие ошибок и жалоб клиентов, соответствие установленным регламентам, должностным инструкциям;
• сроки – продолжительность выполнения задач (в срок, досрочно, позже положенного времени).

Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов.

1. Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
2. Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
3. Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
4. Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
5. Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.

Придерживайтесь нижеследующих принципов, чтобы осуществляемый контроль за работой сотрудников приносил желаемый результат.

1. Отслеживайте, соблюдают ли подчиненные договоренности.

Все работники в вашей фирме должны действовать по принципу: когда есть договоренность, она должна быть выполнена. В случае, когда необходимо внести изменения в договоренность либо отказаться от нее, важно предупредить об этом.

Если вы хотите исключить нарушение договоренностей, придется контролировать, соблюдаются они или нет. Продумайте точки контроля, если будет выявлено нарушение, следует отреагировать. В противном случае работа руководителя окажется бессмысленной.

2. Заблаговременно разработайте план контроля.

Когда руководитель дает подчиненному какое-либо поручение и хочет отследить качество его выполнения (срок исполнения, итоговую документацию), он также должен поставить себе задачу на мониторинг.

Если задача, проект или процесс включают в себя несколько составляющих, следует выделить и зафиксировать самые важные этапы. Они носят название точки невозврата, максимального риска. Это значит, что, если сотрудник совершит ошибку на данном этапе, компания потеряет крупную сумму. Чтобы не допустить такого, промежуточный контроль следует осуществлять заблаговременно, прежде чем наступит точка невозврата.

Возможные последствия чрезмерного контроля работы сотрудников

Если коллектив подвергается чрезмерному контролю, могут появиться проблемы. Никто не любит, когда каждое его действие отслеживается, а доверие отсутствует. Чрезмерный контроль уместен в редких случаях, однако чаще всего он не требуется. Причины следующие:

• мотивация работников падает. Когда отсутствует доверие и начальник всегда вносит коррективы, специалист не будет работать хорошо;
• руководство начинает работать неэффективно. Все его задачи сводятся к тому, чтобы контролировать каждый шаг сотрудников. При этом стратегическим планированием никто не занимается;
• когда контроль тотальный, у команды не остается времени на нормальную работу.

Услуга «Тайный покупатель»

«Тайный покупатель» — отдельный способ периодического информационного контроля, при котором производится проверка выработанных норм поведения продающих сотрудников. Процедуру будет выполнять временно нанятый сотрудник. Он контактирует с продавцами магазина либо менеджерами онлайн торговой точки, спрашивает и делает заказ, опираясь на выданное техническое задание.

В процессе заполняются наиболее важные строчки анкеты:

• Общение с клиентом – доброжелательность, вежливость, заинтересованность работника, корректность.
• Квалификация — ответы на вопросы, предоставление полных сведений о товаре, изготовителе, наличии, методах доставки, оплаты.
• Иные качества – быстрота, способность разрешения конфликтов.

Почему возникает и к чему приводит чрезмерный контроль работы сотрудников

Бытует мнение, что тотальный контроль способствует эффективной работе. Но всеобъемлющий контроль далеко не всегда оправдан и дает положительный результат. Он имеет свои отрицательные стороны:

• Снижается мотивация сотрудников. Стоит ли стремиться к качественному выполнению задачи, если начальник все равно будет проверять и, если надо, исправит? Исход предрешен: снижается качество работы, сотрудник не стремится к саморазвитию, наступает профессиональная деградация.

• Снижается мотивация руководителя. Контроль работы сотрудников и исправление недочетов занимает массу времени, выполнять основные свои задачи просто некогда. Исход очевиден: снижается качество работы, теряются навыки управления, наступает профессиональная деградация.

• Снижается эффективность работы и структурных подразделений, и компании. Руководитель основное внимание уделяет контролю, а не направляет усилия на развитие компании. Сотрудники, в свою очередь, массу времени тратят на участие в контрольных мероприятиях, вместо того, чтобы работать над повышением результативности.

Почему важен контроль постановки задач?

Если выполнение поставленных задач будет осуществляться сотрудниками компании с нарушением сроков и иных договоренностей, то это ведет к деградации производственных процессов, снижению качества результатов работы, увеличению сопутствующих издержек и к потере конкурентоспособности. Однако руководителей должны интересовать не только сроки исполнения заданий, но и качество работы как отдельных сотрудников, так и всей команды в целом. Для развития компании важна заинтересованность персонала в повышении эффективности своего труда и правильная внутренняя организация работы, при которой все подразделения эффективно взаимодействуют между собой. Понять, насколько текущее положение дел соответствует желаемым параметрам руководителю помогает регулярный контроль выполнения задач.

Отсутствие системного мониторинга за ходом выполнения работ по проектам обычно приводит к следующим проблемам в компании.

1. Деградация бизнеса из-за дестабилизации внутренних процессов и снижения обязательности персонала.
2. Репутационные потери, связанные с нарушением взятых на себя обязательств.
3. Снижение мотивации среди сотрудников компании.
4. Рост напряженности в коллективе.
5. Увеличение числа дисциплинарных нарушений со стороны персонала: отказ выполнять должностные обязанности, несоблюдение трудового распорядка дня и графика работ, воровство, промышленный шпионаж и прочее.
6. Сокращение рентабельности компании из-за снижения ее реальных доходов.

Здесь нужно особо отметить, что контроль за выполнением задач не является путем поиска и наказания виновных. Эта работа преследует иную цель. Она заключается в выстраивании взаимовыгодных партнерских отношений между руководством компании и подчиненными, задействованным в непосредственном исполнении поставленных задач. Отслеживая работу штатных и удаленных сотрудников, мониторя то, как эффективно и оперативно они выполняют данные им поручения, то есть, по сути, занимаясь оперативным управлением проектом, руководитель компании получает возможность выявить и устранить следующие ошибки и проблемы.

1. Неэффективная организация рабочих процессов внутри предприятия.
2. Постановка на роль исполнителей и руководства сотрудников с недостаточным уровнем квалификации и опыта.
3. Неравномерное распределение нагрузки среди персонала, занятого в выполнении задач по проекту.
4. Отсутствие эффективных схем взаимодействия между подразделениями внутри компании.
5. Ошибочное распределение материальных ресурсов, тормозящее работу отдельных сотрудников и всей организации.

Для чего нужен контроль работы сотрудников

Контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Сотрудникам также выгодна организация контроля: компания развивается и растет, а, значит, мотивирует работников, гарантирует стабильную зарплату, понятные требования и правила.

При правильной организации контроля рабочий процесс улучшается:

• Сотрудники выдают предсказуемый результат, ведь у них есть понятные kpi и прозрачные санкции. Работа ведется «под стеклом» и провалить задачу затруднительно.
• Компания не срывает сроки. Растет культура договоренностей и доверие партнеров.
• Формируются стабильное качество и четкие сроки работы, что делает компанию конкурентоспособной на рынке.
• Контроль помогает проходить кризисы, развивать компанию, ведь судно с отлаженным управлением и надежной командой пройдет любые шторма.
• Ошибки и проблемы выявляют на ранней стадии. Их исправление обходится дешевле.
• Четкие правила и санкции повышают лояльность сотрудников. «Строгий, но справедливый» босс всегда пользуется уважением.
• Правильный контроль персонала в первую очередь фиксирует успехи, а не промахи. Это мотивирует, развивает личностно и профессионально каждого сотрудника.

Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю: от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Контроль внедряют ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.

Ни одна компания не застрахована от недобросовестных сотрудников. Контроль позволяет избежать негативных последствий для компании:

• выявляет низкую мотивацию сотрудников и ее причины;
• находит слабые места в планировании рабочих процессов (сроки, объем работ, загрузка конкретных людей);
• находит «слабое звено» среди персонала — тех, кто «бьет баклуши», срывает сроки.
• снижает воровство денег и других ресурсов компании;
• помогает вычислить мошенников, шпионов конкурентов.

Например, вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение. Сотрудники понимают, что это происходит не из желания наказать, лишить денег и унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Кроме чрезмерного контроля, есть ряд типичных ошибок наблюдения за персоналом:

• Контроль процесса, суть которого не ясна. Например, гуманитария ставят на контроль высокотехнологичной работы. Он не может оценить ни качество, ни сроки, ни риски.
• Контроль, сосредоточенный на ошибках. Когда руководитель только указывает на проблемы и критикует, сотрудник выгорает.
• Скрытый контроль. Когда вы неявно следите за персоналом и в случае ошибки налетаете «коршуном» на сотрудника, он чувствует себя некомфортно.
• Контроль «для галочки». Когда требования ужесточаются, но последствия их невыполнения не наступают, сотрудники замечают это и расслабляются.

Как организовать контроль работы сотрудников

Организация мониторинга начинается с анализа текущей ситуации в компании.

1. Руководство разрабатывает план развития компании, систему мотивации сотрудников.

2. Рассчитывает, кто, когда и сколько задач должен выполнить, какие для этого понадобятся ресурсы.

3. Оценивает компетенции сотрудников и готовность компании реализовать план.

4. Готовит необходимое оборудование и программы.

5. Информирует персонал о нововведениях, разъясняет, как работает система контроля, в чем выгода для сотрудников.

6. Координирует работу. При необходимости вносит коррективы.

7. Оценивает результаты.

Принципы управления персоналом

Основные принципы управления персоналом носят универсальный характер. Применяются в любых компаниях. Являются обязательными к исполнению. К ним относят:

• Целенаправленность управления. Подразумевает чёткую постановку целей внутри организации, её структурных единиц. Основная цель определяется, исходя из миссии компании. Сопутствующие цели должны быть сложными, но достижимыми, иметь корректную формулировку. Это поможет мобилизовать усилия персонала для их достижения, сделает его работу прозрачной и понятной. Цели должны соответствовать ресурсам, имеющимся в распоряжении компании. При этом важно на раннем этапе выявить и устранить слабое звено, которое может помешать реализации поставленных целей.
• Системность. В соответствии с данным принципом любая компания представляет собой единую систему, объединяющую всех сотрудников, взаимодействующих друг с другом и окружающей средой.
• Разделение труда. Основан на разделении уровней управления, специализации работников. На каждом уровне решаются собственные задачи. На производственных предприятиях мастера не выполняют задачи директора, а директор не касается вопросов, входящих в компетенцию мастеров. Каждый сотрудник выполняет работу в соответствии со своими функциональными обязанностями.
• Равные возможности для всех участников рабочего процесса. Данного принципа стоит придерживаться, начиная с отбора персонала. Людей не делят по полу, возрасту, национальности, внешности или другим качествам. Значение имеют лишь их профессиональные качества и возможность адаптироваться в коллективе.
• Ответственность. Базируется на внедрении системы поощрений и наказаний за невыполненные задания. Меры наказания выбирают в соответствии с уровнем полномочий сотрудника. Чем выше должность – тем больше ответственность. Руководитель не просто должен раздавать поручения подчинённым, но иметь для этого соответствующий авторитет.
• Компетентность. Руководитель должен хорошо разбираться в сфере деятельности компании, которой он управляет. Данный принцип работает совместно с горизонтальным сотрудничеством, связанным с делегированием полномочий менеджерам низших уровней.
• Дисциплина. Важнейший принцип управления персоналом, который должен присутствовать в любых компаниях. Это – чёткое исполнение служебных обязанностей, приказов руководства или требований директивной документации. Строгая дисциплина в рабочем коллективе положительно влияет на культуру управления персоналом. При этом контроль над соблюдением должностных обязанностей не должен мешать сотрудникам в реализации их творческих возможностей.
• Стимулирование. Мотивация сотрудников при помощи материальных, моральных ресурсов. Работник должен быть экономически заинтересован в результатах труда, получать от своей деятельности психологическое и эмоциональное удовлетворение. Добиться этого можно, грамотно используя рычаги воздействия на персонал. Одним из непременных элементов принципа стимулирования также является справедливое отношение к работникам.
• Иерархичность. Представляет собой вертикальное разделение труда, в котором низшие звенья подчиняются высшим. Данный принцип используется при построении структуры управления организацией.
• Подчинение общим интересам. Каждый участник рабочего коллектива вносит свой вклад в развитие компании. Благодаря этому повышается её прибыльность, сотрудники получают обещанное вознаграждение, другие материальные и духовные блага.

Все перечисленные правила связаны друг с другом. Добиться эффективного функционирования системы управления персоналом можно только при их совместном использовании.

Существуют разнообразные виды контроля персонала, но CRM-системы — один из инновационных и многофункциональных. Сегодня его внедряют в свои процессы многие крупные организации, ведь он помогает экономить время и быстро вычислить «слабое звено» в коллективе.

С помощью CRM-систем удается вести статистику, выполнять аналитику, автоматизировать многие рабочие процессы и постоянно повышать эффективность работы. Ожидать отчетов от работников нет необходимости. Можно просто открыть систему и увидеть все результаты в цифрах, а также учет рабочего времени, дедлайны, завершенные проекты и так далее. Система также позволяет следить за деятельностью удаленных специалистов.

Среди самых популярных на сегодняшний день CRM-систем можно отметить:

1. AmoCRM.
2. Битрикс24.
3. Мегаплан.

Система контроля для управление персоналом CRM хорошо сочетается с программами учета рабочего времени. Чтобы следить за сотрудниками в компании, можно использовать:

• приложения для контроля прихода и ухода персонала с работы — пропуск или биометрия;
• программы учета времени;
• приложения для наблюдения за компьютером.

Для контроля сотрудников, деятельность которых осуществляется не только в стенах офиса, но и за его пределами, можно использовать следующие инструменты:

1. Отчеты в фото — проверка работы на правильность.
2. Чек-лист — отслеживание нормативов.
3. «Внутренние заказы» — для учета выполненной работы и потраченного на это времени.

Для удаленных специалистов тоже есть несколько полезных программок, которыми стоит обзавестись руководителю. Среди них:

• групповые встречи онлайн — можно заменить классические планерки;
• приложения по организации коллектива — Basecamp или Trello;
• программы по учету рабочего времени удаленно.

Контролировать сотрудников нужно не потому, что они плохие, а потому что природой человека заложено экономить калории. В эволюции человека, только последние несколько десятков лет, появился избыток калорий, и от механизма рационального использования энергии, в буквальном смысле зависела выживаемость человеческого вида.

Таким образом, механизм расхода калорий включался, только когда существовала угроза выживания индивида, а в остальное время действовал режим экономии, то есть лень.

По этой же причине большинство сотрудников склонны создавать видимость работы. Задача контроля выявить, где сотрудник напрягается, а где создаёт видимость. Контроль должен предусматривать санкции, чтобы включился режим выживания сотрудника, чтобы выросла его эффективность.

Общие требования к эффективно поставленному контролю. Характеристика эффективного контроля

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования или критерии.

Эффективность контроля. Сюда входят: выполнение обязательств, предотвращение недостатков, затраты на контроль. Основными целями должны быть: уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; сокращение расходов на контроль; сокращение затрат на персонал и технику контроля.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен:

Обязательным элементом любого эффективного контроля является относительная и достаточная его простота. Экономичность и простота особенно важны в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль будет эффективным, если менеджер учтет ряд условий:

Эффективность влияния на людей. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы: какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля (положительные или отрицательные); вызывает ли применяемая технология контроля у работников стрессовые реакции (если да, то речь идет о демотивации труда, которая может нести глубокие негативные последствия как для самого работника, так и для предприятия, на котором он работает).

Выполнение задач контроля. Данное требование состоит в том, что контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией и способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений.

Определение границ контроля. Менеджер должен понимать, что контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений. Дадна проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии. Предприятие обязано соблюдать нормы контроля, определенные действующим законодательством.

Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Некорректно проводимый контроль достаточно часто сопровождается различными инцидентами с персоналом предприятия, что, естественно, негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.

Проведение менеджером тотального контроля за действиями подчиненных влечет за собой раздражение и, как следствие этого, небрежность в работе.

Отрицательные последствия влечет за собой также гласный контроль. Никому не приятно, когда о его ошибках сообщают всем.

И, наконец, самое главное правило, которое должен соблюдать любой менеджер: контроль не может быть следствием недоверия к работнику, контроль — это функция менеджера.

Регулярный менеджмент – что делать, чтобы регламенты работали

Система регулярного менеджмента – популярный инструмент контроля. Выражается в организации работы, при которой все сотрудники действуют четко по регламентам. У каждого работника прописаны права и обязанности, а эффективность работы оценивается с помощью общих критериев. Если регулярный менеджмент работает правильно, сотрудники не соревнуются друг с другом, а помогают своим коллегам. С помощью письменных регламентов можно контролировать практически любую сферу деятельности фирмы:

• общение с поставщиками, партнерами, клиентами;
• внутренний распорядок дня служащих (время обеда, перерывы);
• формирование, хранение и обработку документации;
• правила корпоративного общения внутри компании;
• порядок проведения деловых встреч, переговоров, презентаций.

Преимущества данного метода координирования персонала:

1. Компания полностью управляема, эффективность труда не зависит от присутствия отдельных служащих, увольнение сотрудника не влечет простоя в работе;
2. Чистая прибыль фирмы растет, так как общая производительность труда улучшается на 30%. Типовые задачи выполняются без промедления, а неэффективные сотрудники увольняются из организации.

Минусы от использования регулярного менеджмента:

1. Сопротивление сотрудников (менеджеры понимают, что при неэффективной работе они будут уволены, а для сохранения рабочего места им придется работать в 2 раза больше;
2. Долгое внедрение (от полугода до 1,5 лет).

Похожие записи:

• Отдых в Египте 2023: все, что вы хотели знать, но боялись спросить
• Размер пенсии по инвалидности в 2023 году
• Штраф за не включенный поворотник в 2024 году