Составляем приказ на право подписи первичных документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем приказ на право подписи первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Передать право подписи можно только своему сотруднику. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, делегировать задачу подписания документов нельзя. Сотрудника можно выбрать абсолютно любого – хоть исполнительного директора, хоть толкового младшего менеджера, согласного взять на себя дополнительные обязанности и ответственность.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»>1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Как видим, всё элементарно. В небольшой фирме достаточно приказа по самой простой форме (вроде того, что приведён в примере). В более крупных компаниях можно распределить отдельно права первой и второй подписи. Это делается на случай, если вдруг приключится форс-мажор, срочно потребуется подписать какой-либо важный акт, а ни руководителя, ни сотрудника с правом первой подписи не окажется на месте.
Не забывайте, что главбух априори обладает «второочередным» правом, то есть писать приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не обязательно. Опять же, этот приказ – не единственный документ, разрешающий работнику расписываться за кого-то из своих облечённых большей властью коллег. Круг полномочий любого сотрудника (включая и возможность управляться с «расписками») можно сразу определить в его должностной инструкции. Удостоверить передачу полномочий могут и доверенность или приказ о назначении на должность. Так что каждому распоряжению – своё время и место.
Как правильно составить приказ на право подписи документов
В верхней части распорядительного документа прописывают полное наименование организации, затем указывают название документа, дату и место его составления. К примеру «Приказ о наделении сотрудника правом на подписание первичных документов» или «Приказ о наделении правом подписи». В качестве основания для издания приказа можно указать «В целях исполнения правил, установленных ст. ст. 7, 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011».
Далее идет распорядительная часть. Она начинается со слова «Приказываю».
Затем нужно указать должность и Ф.И.О. работника (работников), который будет наделен правом подписи, и срок, на который он наделяется такими полномочиями.
В обязательном порядке необходимо перечислить документы, которые сотрудник сможет подписывать. Перечень должен быть максимально точным, это поможет избежать возникновения недоразумений и конфликтных ситуаций в будущем.
Приказ подписывает руководитель организации. Лица, перечисленные в распоряжении, должны ознакомиться с ним под подпись. Ответственным за составление приказа обычно назначают секретаря, сотрудников кадровой службы, юриста.
Приказ можно оформить на одного работника или нескольких. Правила оформления приказа определяются руководством организации, они должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Представленный ниже образец приказа на право подписи документов можно взять за основу при подготовке документа.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Как оформить приказ на предоставление права подписи
Законодатель не определяет фиксированный бланк, которому нужно следовать. В расчёт берётся то, что компания располагает фирменным бланком, на котором можно выполнить указанный документ.
Если на предприятии действует локальное положение по делопроизводству, стоит использовать бланк, закреплённый им, в качестве приложения. Если такого нет, то вновь созданный образец приказа на право подписи генерального директора стоит продублировать и приложить к положению на будущее. Для оформления приказа не требуется какого-либо первичного документа, к примеру, письменного согласия. Об этом не идёт речи в законе или других нормативных актах. Предполагается, что необходимость наделить правом подписи возникает у директора, который выступает в качестве инициатора.
В то же время заставлять сотрудника подписывать какие-либо документы, особенно бухгалтерской отчётности, противозаконно. Поэтому следует заранее обсудить вопрос с предполагаемыми кандидатами и простимулировать их, к примеру, издать параллельный приказ о поощрении.
В случае необходимости изданный документ может быть также отменён, отдельным приказом.
Когда кандидат определён, и стороны обсудили планируемые действия, следует приступить к оформлению бумаги. Приказ может составляться на фирменном бланк или простом листе А4, с указанием реквизитов компании, где в «шапке» обязательно должны быть название, адрес, регистрационные коды.
Право первой и второй подписи: кому принадлежит и как передать
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры.
Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять.
Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.
О подписях на первичных документах
- ООО «НТВП «Кедр — Консультант» » Право-инфо » Статьи из журналов » О подписях на первичных документах
- Распечатать
- По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА. КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ»
М.Н. Ахтанина
Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено.
В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
- Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
- — внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
- — доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации.
Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются.
В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
- Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
- Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
- И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
- Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе N 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе N 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России N 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.
Если в приказе не указан срок действия делегирования права подписи, как его определить?
По доверенностям управляются исключительно организации, которые создаются в организационно-правовой форме товарищества на вере (ст. 84 Гражданского кодекса РФ; далее – ГК РФ).
В организациях других организационно-правовых форм, как коммерческих, так и некоммерческих, создается (избирается или назначается собранием участников, советом директоров или правлением) орган управления
или
единоличный исполнительный орган
, которым является
руководитель организации
. В соответствии с действующим законодательством и на основании устава организации (или положения) руководитель отвечает за организацию системы управления, издает приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками организации, и утверждает штатное расписание. Именно такие полномочия закреплены в настоящее время в уставах большинства действующих организаций.
В обычаях гражданского и делового управленческого оборота давно закрепилось понимание, что приказ является правовым актом, который издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения и основных, и оперативных вопросов деятельности организации
. В приказе устанавливаются внутренние нормы и правила организации, он является, прежде всего, внутренним распорядительным документом.
А срок действия приказа как правового акта – до его отмены, признания утратившим силу или до внесения в него изменений и дополнений
(это общее правило юридической техники).
Руководитель имеет полномочия издавать приказы в рамках оперативного самоуправления организации, он устанавливает нормы и правила поведения в рамках реализации стратегии и политики организации, управления персоналом и другими ресурсами, утверждает планы и итоги их выполнения, вводит в действие новые технологии, стандарты, правила, регламентирующие производство, сбыт, оказание услуг и т.п. виды деятельности, соответствующие уставу организации. Во внешней среде сам руководитель имеет право действовать без доверенности, в т.ч. представлять все интересы организации и совершать сделки.
Свои полномочия он может делегировать
своим заместителям или руководителям структурных подразделений, в том числе право издания приказов и распоряжений, но только по оперативным вопросам и в рамках тех направлений деятельности, за которые отвечают или которые «курируют» данные руководители, право подписания счетов, счетов-фактур, право удостоверения копий и выписок из документов организации и т.п.
Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?
Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.
- из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2015 № 57н);
- обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
- из закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
- функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
- по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.
Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.
При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что под собой подразумевает понятие подпись?
Ответ: По законодательству Российской Федерации подпись является главным элементом при составлении документов и последующей работы с ними. Подпись – это рукописная форма наименования уполномоченного лица. Так же важно, что бы роспись была расшифрована, то есть необходимо указать полную фамилию, имя, отчество уполномоченного лица.
Вопрос №2
Какие существуют основные виды подписи?
Ответ: По законодательству Российской Федерации выделяют два типа подписи:
- Право первой подписи;
- Право второй подписи;
Вопрос №3
Основное понятие о праве второй подписи?
Ответ: Данный вид подписи дает возможность подписывать документы уполномоченному лицу руководителя, чащ всего в этой роли выступают первые заместители директора организации. Для того, что бы сотрудника наделить правом второй подписи необходимо создать следующие документы:
- Приказ о праве второй подписи;
- Распоряжение о предоставлении права на подпись;
- Положение, в котором прописывается ФИО и должность сотрудника, которого наделили правом второй подписи.
Вопрос №4
Какая информация отражается в приказе о предоставлении права подписи?
Ответ: Форма данного приказа свободная, на усмотрение руководителя организации. Но так же необходимо в приказе в обязательном порядке указать следующие данные:
- ФИО и должность сотрудника, которого наделяют правом подписи;
- Период, с которого право подписи будет иметь юридическую силу;
- Ответственность. Необходимо обязательно прописать, что с правом подписи переходит и полная ответственность за подписанные документы, автоматически.
Вопрос №5
Как отменить приказ о предоставлении права подписи?
Ответ: Иногда бывают такие ситуации, когда необходимость в праве подписи пропадает. В таких случаях необходимо отозвать право подписи, это можно сделать с помощью нового приказа, в котором отражается следующая информация:
- Номер или полное наименование приказа о наделении права подписи;
- Дата, с которой приказ о праве подписи теряет свою юридическую силу;
- Графа для ознакомления, в которой в обязательном порядке необходимо ознакомить сотрудника, которого лишают права подписи;
- Дата и подпись руководителя.
Особенности передачи права подписи
Законодательные акты определяют такие понятия, как первая и вторая подпись. Первая подпись – всегда у руководителя. Вторая может быть у финансового директора или главного бухгалтера фирмы. Однако, могут возникнуть некоторые сложности, когда обе подписи принадлежат одному и тому же лицу. Чаще всего такое случается в маленьких фирмах, где руководитель одновременно занимается бухгалтерией и финансами, взяв на себя все обязанности.
Существует ряд причин, которые могут стать основанием для делегирования ответственности и передачи подписи:
- Если ответственное лицо отсутствует на рабочем месте по причине отпуска, болезни или длительной командировки.
- При несовпадении графика работы организации и графика руководителя. Например, оптовая база может функционировать круглосуточно, а руководитель компании работает только в дневное время.
- Документооборот в компании имеет слишком большой объем, и один человек не справляется с таким количеством работы.
Невозможно оформить какие-либо документы, имеющие отношение к компании и ее деятельности, без подписи первых лиц. Если по вышеперечисленным причинам или из-за каких-то других обстоятельств руководитель не может подписывать бумаги, то он издает указ о делегировании этих обязанностей. Также может быть издан указ, позволяющий какому-либо лицу ставить подпись за главного бухгалтера или финансового директора.
Как и когда нужно оформлять приказ на право подписи — скачать образец
- Директор фирмы и главный бухгалтер ежедневно подписывают огромное количество разной документации (первичная, финансовые бумаги, документы на поставку, акты, счета-фактуры, накладные, договора и прочие).
- Приказ оформляется обычно в крупных и средних компаниях на период длительного отсутствия руководителя, а также по причине существования огромного потока текущих бумаг, требующих визу начальника.
- Процедура предоставления права
- Для начала директору стоит определиться с выбором сотрудников, деятельность которых тесно связана с документацией компании.
- Список уполномоченных лиц, которым передается право подписи первичных документов, счетов-фактур, актов, накладных утверждается непосредственно самим руководителем.
Зачастую отбор претендентов происходит с участием главного бухгалтера. Глава фирмы, при отсутствии в штате должности главного бухгалтера, может выступать в качестве уполномоченного лица.
В этом случае директор дважды расписывается в документации компании (за себя и за бухгалтера), что требует обязательного фиксирования права двойной подписи во внутреннем приказе фирмы.
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
- контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
- у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно … (подробнее смотрите в К+). Пробный доступ к К+ получите бесплатно.
Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:
- «Кто имеет право ставить подписи в УПД?»;
- «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?»;
- «Кто же должен подписывать книгу продаж?».