Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Особенности заполнения дубликата ТК

Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).

А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.

В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.

На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.

JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.

Как работодатели пытаются увильнуть от ответственности

Изворотливость работодателей в желании переложить ответственность на сотрудника поражает. Чтобы сотрудник сам восстанавливал книгу, собирал документы или согласился не подавать в суд, прибегают к самым разным приёмам. Каким именно?

1. Виновата почта. В этом случае для работника готова ложь, что всё дело в качестве работы почты. Якобы трудовую книжку отправили заказным письмом, а дальше следует искать самим. И документ, подтверждающий отправку книжки по почте, тоже покажут. Как бороться: Если сотрудник не дал письменного согласия (заявления) согласно п. 4.2. Инструкции о порядке ведения трудовых книжек каждого работника, то работодатель может заплатить штраф и вернуть дубликат. Поэтому лучше не давать согласия, чтобы вам передали книгу почтой.

1. Работодатель может утверждать, что книгу выдали, но работник не подписался о получении. Как бороться: работодатель ответственен за хранение документа, если что-то было сделано неправильно, это не снимает ответственности и обяжет работодателя всё равно выдать дубликат.

1. Путаница с документацией. Пример из юридического форума: работник написал заявление на отпуск с увольнением после него, бланки на отпуск и на увольнение были подписаны. 3.12.2014 (день увольнения) был занят и не явился в офис, через 2 дня из офиса позвонили и сообщили о потере. Сотрудник представил копию трудовой с предыдущего места работы для выдачи дубликата, при этом сообщили, что ему проставляют прогулы, и уволен он не был. Сотрудник отдела кадров предложил написать заявление на отпуск за своё счёт, пока готовят дубликат.

Как бороться: привлекать юриста. Данный случай, как яркий пример изворотливости отдела кадров, виновного в утере документа, был прокомментирован юристом следующим образом: днём увольнения считается последний день отпуска. Все расчеты и выдача трудовой книжки обязаны быть произведены перед уходом в отпуск. Кадровый отдел незаконно ставит прогулы за время, когда работника уже уволили, чтобы он не подал в суд за утерю книги и не потребовал компенсацию. В данном случае можно взять копию трудового договора и характеристику с предыдущего места работы, чтобы устроиться на новую работу, пока на старой оформляют дубликат.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

В ТК РФ основному документу каждого работника посвящена 66-я статья. А в ст. 65 подчёркнута обязательность предъявления книжки работодателю. Поэтому россиянину, который потерял трудовую книжку, понадобится поскорее восстановить её.

Нормативными актами не используется понятие восстановления. Они рассматривают процедуру, относящуюся к оформлению дубликата. Процесс регламентируют два подзаконных акта, утверждённых в связи с использованием и хранением основного документа работника:

• Правила, принятые правительственным постановлением № 225 в 2003 году, в пунктах 31, 32;
• Инструкции, утверждённые постановлением Минтруда № 69 в 2003 году, в пунктах 7.1, 7.2.

Возможное развитие событий

Допустим, работодателем признаётся вина, возмещается ущерб. Что же делать дальше? Как вариант, прийти к мировому соглашению и восстановить всю информацию, поспособствовав устройству сотрудника на другую работу (справка об утрате книжки, копия трудового договора, положительная характеристика).

Возможен и иной исход, когда наниматель всячески не признаёт свою вину. Выкручивается. Пытается избежать компенсации и выдачи дубликата, а вместе с тем и моральной компенсации. Тут ничего не остается, кроме как обращение в суд. К тому же, огласка данной проблемы с нанимателем может сыграть злую шутку – к нему наведаются соответствующие органы, да и штрафы придётся выплачивать за то, что документ хранился неподобающим закону образом.

В том случае, если признания так и не последует, события будут развиваться следующим образом:

1. Административное предупреждение и штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей.
2. Частному предпринимателю придётся выплатить данную сумму либо приостановить свою деятельность сроком на три месяца (90 дней).
3. Юридическому лицу полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей либо приостановление деятельности на тот же срок.

Возможно, штраф никак не повлияет на нанимателя, когда виноватое лицо будет дисквалифицировано на три года. Также есть вероятность предъявление санкций. А это:

• Возмещение неполученного работником заработка (в том числе и из-за невозможности трудиться);
• Выдача новой книжки, справки об утере и характеристики от работодателя.

Если потерял книжку сам работник?

Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.

Это важно знать: Заявление на получение трудовой книжки по почте

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.

Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».

Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:

• Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
• заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
• при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
• ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
• выписка по пенсионному страхованию.

Причины утери трудовой книжки

Чаще всего трудовая книжка теряется по двум основным причинам:

• из-за халатности самого работника, которому по каким-либо причинам оригинал трудовой книжки был выдан на руки;
• по вине работодателя, который допустил факт утери трудовой книжки работника.

Если речь идет о вине работника, то, как правило, утери в этом случае возникают двух видов:

• неумышленное, когда трудовая книжка похищается, например, вместе с другими документами;
• умышленное, при котором происходит утеря трудовой книжки самим работником с целью сокрытия каких-либо негативных фактов трудовой биографии, которые были зафиксированы в данном документе (например, если с одного из предыдущих мест работы работник был уволен по одной из негативных статей-оснований для увольнения).

Обвинять работодателя в утере трудовой книжки можно только по двум основаниям:

• если был зафиксирован факт утери трудовой книжки в силу халатности сотрудника кадрового подразделения работодателя, о чем становится известно на основании специально проведенного расследования. В случае возникновения такого основания работодатель обязан наложить административное взыскание на своего провинившегося сотрудника;
• если утеря документов произошла по причине наступления каких-либо стихийных бедствий или иных происшествий, независящих от самого работодателя. О таком факте должен быть составлен специальный акт, который отразит все объективные причины.

Работодатель потерял трудовую книжку работника

По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.

Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.

Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:

• трудовые договоры;
• справки с предыдущих мест работы;
• справки из государственного или муниципального архива;
• выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

• за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
• с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13). При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14. Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Процедура восстановления

Можно сделать либо копию, либо дубликат.

Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.

Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.

Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.

После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.

Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.

Что делать, если работодатель намеренно не отдает трудовую книжку?

Может возникнуть и такая ситуации, что при увольнении работодатель просто не желает отдавать сотруднику его трудовую книжку. Он может мотивировать это утерей документа. Однако в подобных случаях также поступит отказ и в заявлении на восстановление. Если с Вами случилось подобное, то требуется подавать в суд.

Согласно законам РФ, работодатель может понести два вида ответственности за утерю трудовой книжки. Он обязан либо ее восстановить, либо понести материальную ответственность. При обращении в суд это необходимо учитывать. Если он отказывает в выдаче или восстановлении трудовой книжки, то за каждый день этого срока обязан будет выплатить среднедневной заработок.

Если Вы уверены в том, что трудовая книжка не была утеряна, а находится у работодателя, направьте официальное требование ее вернуть. Оно составляется в стандартной форме, с указанием работодателя, Ваших данных, а также самого требования. Согласно закону, работодатель обязан выдавать трудовую книжку при увольнении сотрудника. При отказе Вам следует обратиться в:

• Органы прокуратуры;
• Трудовую инспекцию.

Для составления жалоб в указанные инстанции Вам потребуется совет юриста. На нашем сайте Вы можете получить его бесплатно, заказав звонок или написав нам. Помните, что для успешного возвращения трудовой, а также полной компенсации, необходимо корректно составить документ. Так как каждый случай уникален, без соответствующей помощи добиться успеха будет достаточно сложно.

Восстановление трудовой книжки

Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:

• Работник должен написать заявление на получение дубликата.
• Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
• Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
• По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
• По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
• Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.

Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.

При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.

Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.

Похожие записи:

• Льготы пенсионерам в московской области в 2023 году
• Как оформить дарственную на дом?
• Алименты на двоих детей в 2023 году