Выдаем деньги в подотчет из кассы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдаем деньги в подотчет из кассы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.

Сроки хранения авансовых отчетов

Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).

С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:

• в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
• ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
• деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
• с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле «наименование платежа» необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.

Основание для выдачи денег в подотчет

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Выдача денег под отчет без заявлений

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.

Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.

На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги

Ограничений по сроку, на который должны быть выданы деньги под отчет, законодательство не устанавливает. Этот вопрос дан на откуп самой организации, которая ограничивает подотчетника по сроку через документальное оформление выдачи денег под отчет. Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Обновления по спецрежимам

С 2023 года перейти на автоматизированную УСН смогут не только вновь зарегистрированные налогоплательщики, но и уже действующие, если они соответствуют требованиям, которые установлены для этого спецрежима.

При применении обычной УСН предусмотрены такие корректировки:

• изменится срок сдачи декларации — до 25-го марта (для юрлиц) и до 25-го апреля (для ИП);
• изменятся сроки уплаты авансового и годового платежей — до 28-го числа месяца после отчетного периода для авансов для всех плательщиков, до 28-го марта по годовому налогу (для юрлиц), до 25-го апреля по годовому налогу (для ИП);
• для сдачи отчетности будет применяться обновленная форма декларации по УСН;
• в перечень видов деятельности, при которых запрещено применять УСН, включили с 2023 года ювелирную деятельность.

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

• оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
• после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
• оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Проводка	Операция
Д 71 — К 50	Работнику выданы деньги под отчет

Изменение № 4 Нельзя выдавать зарплату и подотчет поврежденными деньгами

С 30 ноября введен запрет на выдачу денег банкнотами, которые имеют хотя бы одно повреждение из упомянутых:

• загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
• постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
• посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
• контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
• разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
• сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
• нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
• утраченный угол (углы) площадью 32 мм2 и более;
• утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
• частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.

Если такие деньги есть, их нужно обменять в банке.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

• Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
• Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
• Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

• заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
• приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Переход на новые ФСБУ с 2022 года: что поменять в учетной политике

Приведем такие отличия от старых правил:

• аренду у арендодателя, которая не влечет выкупа имущества, нужно считать операционной;
• лизингополучатель отражает право пользования активом (далее — ППА) и обязательство по договору независимо от того, кто балансодержатель имущества. ППА, как правило, нужно амортизировать;
• лизингодатель как актив в учете показывает чистую стоимость инвестиции в аренду.

Из-за перехода на ФСБУ 25/2018 в некоторых случаях нужно пересчитать показатели бухотчетности по текущим договорам аренды или лизинга.

Так, пересчитать данные должны арендодатели по договорам неоперационной (финансовой) аренды. Сделать это нужно ретроспективно.

Что касается арендаторов, то им необходимо отразить переход или ретроспективно, или упрощенно. Например, при первом варианте на 1 января 2022 года скорректируйте остатки или отразите входящее сальдо.

Есть также ситуации, когда Стандарт не влияет на учет.

Подробности:

• Как отражать в бухучете и отчетности неоперационную (финансовую) аренду

Если новый стандарт меняет порядок учета, то в учетной политике отразите изменения. Сделать это нужно до 1 января 2022 года, например:

• арендатор (лизингополучатель) указывает способы амортизации ППА, а также определения сроков их полезного использования;
• арендодатель (лизингодатель) в части операционной аренды отражает порядок признания доходов.

Обновленные правила отчета по расходам

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

На что надо обратить внимание:

• бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
• в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
• в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
• расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Деньги подотчетному лицу: что нового в 2016-2017 годах

В июле 2021 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства.

Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения.

В 2021 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения:

• Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП.

Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. здесь.

• Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У).

Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017.

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция	Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует	На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства	Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.)	Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику	С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности	Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Перечисление средств на корпоративную карту

Альтернативой зарплатной карте является корпоративная. На нее можно перечислять средства под отчет сотрудникам. Работнику достаточно только написать заявление в свободной форме на пользование картой. Перевод средств осуществляется на основании приказа директора. Желательно утвердить порядок использования карт:

• Держатели пластика не имеют права разглашать сведения о PIN-коде третьим лицам.
• Отчет о расходе средств на карте нужно предоставить не позднее 3 дней после списания средств или возвращения сотрудника из командировки. К нему должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату операции картой.
• Если документы отсутствуют или директор не подтвердил целевое использование средств, они удерживаются из зарплаты сотрудника.
• Отдельно должен быть составлен список работников, которые имеют доступ к средствам.
• Выдача и возврат карт должны отображаться в журнале учета.
• В случае хищения пластика держатель должен сразу сообщить об этом в банк.

Момент передачи сотруднику карты не является датой выдачи денег под отчет. Записи в БУ делают в момент снятия средств. Все операции с корпоративной картой отображаются на субсчете, открытом к счету 55.

1. Сотрудник должен написать заявление на выдачу денежных средств в подотчет.
2. Операция оформляется РКО.
3. Остаток не использованных средств нужно вернуть в кассу.
4. Нельзя выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за старый.
5. Указанием Банка России оговорен лимит на выдачу средств в сумме 100 тыс. руб.
6. Расход денег должен быть подтвержден чеком, квитанцией, ТТН, актом приемки, ТОРГ-12, билетами, платежными поручениями.
7. Для подтверждения оплат товаров наличными деньгами кроме кассового чека нужен также товарный.
8. Если средства не возвращены в срок, они должны быть удержаны из зарплаты сотрудника. На сумму подотчета начисляется НДФЛ. Все спорные ситуации придется отстаивать через суд.

Похожие записи:

• Требования к оружейному шкафу для гладкоствольного оружия в 2023 году
• В 2023 году увеличились минимальные и максимальные размеры пособий
• Как проходит судебное заседание по гражданскому делу в мировом суде по лишению прав