Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Восстановление утерянной по вине нанимателя трудовой книжки не приносит никаких проблем, хоть и требует некоторого времени. Однако на практике известны случаи, когда работодатель намеренно игнорировал факт своей халатности и не спешил оформлять своему подчиненному дубликат документа.

Если на работе потеряли трудовую книжку, и руководство предприятия после увольнения работника отказывается своевременно выдавать ему дубликат, последний обязан обратиться с исковым заявлением в суд и потребовать оформления дубликата и возмещение морального и материального ущерба. Суд классифицирует такие неправомерные действия работодателя как намеренное удержание трудовой книжки и привлечет его к ответственности, установленной законодательством России.

За удержание трудовых книжек наниматель может быть привлечен к административным, материальным, уголовным и дисциплинарным наказаниям. Размер материальной и моральной компенсации устанавливается судом. Кроме этого, он понесет ответственность за допущенную халатность при хранении и учете трудовых книжек своих подчиненных.

Восстановление трудовой книжки

Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:

• Работник должен написать заявление на получение дубликата.
• Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
• Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
• По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
• По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
• Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

• Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

• если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
• работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
• наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

1. Ситуация, если сотрудник до этого момента нигде не трудился или работал неофициально, – самая простая. Кадровик оформляет дубликат на основании данных приказа приема на работу и других документов своей организации. Почитать, как грамотно внести все записи, можно в ст. 7 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» Постановления Минтруда. Не забудьте предоставить подтверждающие справки работнику, они ему очень пригодятся при оформлении пенсии.
2. Если сотрудник ранее работал в различных компаниях – более сложная ситуация. Здесь важно не терять дружелюбных взаимоотношений с коллегой, ведь для того чтобы оформить дубликат, потребуются сведения со всех предшествующих мест его работы. Многие компании могут отказать выслать такие справки по почте, настаивая на том, чтобы работник к ним приехал лично или организация сделала официальный запрос в их компанию (оформление дубликата может сильно затянуться).
3. Наиболее неприятный вариант, если старого предприятия уже не существует. Но ситуация не так и трагична, хотя восстановление трудовой займет намного больше времени, нежели в двух предыдущих случаях. При реорганизации или присоединении компании к другой все документы обязаны храниться в новой компании. Любая организация в процессе своей ликвидации обязана сдать все кадровые и бухгалтерские документы на хранение в государственный архив. Можно составить запрос в государственный архив по месту прошлого существования компании. Если ответа не последовало или бумаги не сохранились, можно обратиться в Пенсионный фонд с таким же запросом. Правда, этот вариант подходит, только если сотрудник работал на этом предприятии относительно недавно, так как учет застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования введен не так давно.

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.

Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:

1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).

2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.

3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.

В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:

• была повреждена;
• украдена;
• утеряна;
• утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.

Причины утраты трудовой книжки

Трудовая книжка – это один из самых значимых документов человека. Записи в ней позволяют узнать о профессионализме работника и его опыте.

Отсутствие трудовой книжки затрудняет процесс трудоустройства. Устроиться без нее практически невозможно. Поэтому и работодатель, и работник должны бережно относиться к трудовой книжке и другим подобным бумагам.

Однако иногда возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется или уничтожается, чаще всего это происходит по вине работодателя.

Что делать, если работодатель нарушает права работника?

Самые распространенные причины утери трудовой:

• халатность работодателя или сотрудников отдела кадров,
• тайное хищение бумаг организации, в том числе и трудовых книжек. Такие ситуации встречаются крайне редко. Но даже в таком случае ответственность за утерю трудовой книжки несет лицо, у которого она находилась,
• утеря трудовой из-за обстоятельств, не зависящих от действий нанимателя или сотрудника отдела кадров, отвечающего за сохранность бумаг: стихийные бедствия, возгорание, потоп, аварии и т.д.

Также довольно часто встречаются ситуации, когда наниматель отказывается возвращать документ работнику после расторжения трудового договора. Такие действия руководителя организации расцениваются как умышленное сокрытие.

Запомните! Наниматель будет нести ответственность за утерю документа, только если трудовая книжка на момент пропажи находилась у него.

В ситуациях, когда трудовая книжка на момент пропажи находилась у работника, ответственность переходит к нему, проводить процедуру восстановления сотрудник будет самостоятельно.

Если работодатель не отдает трудовую умышленно

Нередко при расторжении трудового договора работодатель отказывается отдавать работнику его документы. В качестве основания отказа такие наниматели чаще всего указывают в ответе на заявление пропажу трудовой.

Если работник точно знает, что документ не утерян и находится у нанимателя, ему следует сразу обращаться в суд или инспекцию по труду.

Что делать, если работодатель не выплачивает зарплату?

Для этого нужно подать заявление, оформленное по всем требованиям процессуального закона, в канцелярию государственного учреждения. К заявлению обязательно нужно приложить копию требования о выдаче трудовой, направленного работодателю, и ответ нанимателя.

В таком случае компетентное лицо вынесет акт, на основании которого работодатель обязан вернуть работнику все документы. Кроме этого, нарушителя могут привлечь к ответственности.

При обращении в суд с нарушителя можно взыскать моральный вред и неустойку. Инспекция труда и прокуратура могут привлечь нарушителя к административной или уголовной ответственности.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

С какой целью оформляется формуляр

Не нужно безответственно относиться к личностным документам. Все они разрабатывались законодателями, несут в себе определенную цель, а потеря, порча любого, придаст много хлопот, прежде всего их обладателю затем виновнику происшествия.

Когда предприниматель ведет наем сотрудников, при официальном трудоустройстве, он обязан потребовать своеобразное удостоверение работника о его прежней работе, уровне профессиональной специализации. Получив на руки сертификат, в обязанность работодателя входит бережное хранение трудовой на протяжении всей деятельности сотрудника, на этом предприятии.

А кто отвечает, если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику при увольнении из этой безответственной организации? Без такого обязательного документа у него возникнут проблемы со следующим трудоустройством, не все руководители верят на слово, принимают положительно причину как неряшливость прежнего нанимателя.

Процедура восстановления

Можно сделать либо копию, либо дубликат.

Процедура восстановления может состоять из нескольких вариантов. Например, при помощи запросов в архивы всех работодателей либо же через ПФР.

Однако стоит помнить, что ПФР только может предоставить сведения о том, в какие периоды и от каких компаний были произведены пенсионные отчисления в фонд.

Восстановить трудовую, а тем более выдать дубликат ПФР не вправе. Услуга предоставляется бесплатно, при наличии соответствующего заявления от работника.

После того как все документы будут собраны, работнику необходимо предоставить сведения настоящему руководителю и он на основании справок и иных документов внесет запись об общем трудовом стаже в книгу, а затем сделает запись о приеме на работу сотрудника.

Стоит помнить, что по пунктам вносить записи за каждую компанию или организацию, в которой трудился сотрудник, начальник не имеет права.

Можно обратиться в ПФР.

Обращаться в случае утери трудовой можно в различные органы власти – в зависимости от того, каким именно образом была потеряна книжка, а также в зависимости от стажа работы сотрудника. Приведем примеры:

• если трудовая была залита кофе и работник весь трудовой стаж работал в одной компании, то восстановить документ в данной ситуации достаточно просто. Следует обратиться к работодателю с просьбой выдать дубликат. После соответствующего заявления работодатель выдаст новую трудовую с внесенной записью о приеме на работу;
• если трудовая была утеряна и ее не получилось найти, а работник сменил множество мест работы, то в таком случае придется изрядно потрудиться, чтобы получить документ в первозданном виде.

Похожие записи:

• Испытания и сдача газопровода ГРО
• Что будет если ребёнок прогуливает школу?
• Универсальное пособие на детей с 2023 года: что меняется