Групповое собеседование на ключевые должности. Инструкция по применению.
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Групповое собеседование на ключевые должности. Инструкция по применению.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Групповые интервью встречаются для сильно социальных вакансий, какие могут встретиться в продажах, службах поддержки и сервисах, связанных с едой, т.к. такие вакансии опираются на способность кандидата решать проблемы, оставаться спокойным и быстро реагировать, при этом всем улыбаясь.
Групповое интервью: особенности проведения
Групповое собеседование давно сложившийся способ проведения интервью с различными специалистами. Но какие подводные камни есть в данном методе? С какими соискателями можно проводить групповое интервью, а для каких категорически стоит о нём забыть, и как избежать распространённых ошибок.
На мой взгляд, сама концепция группового интервью применима исключительно к массовым вакансиям, где не нужно детально и развёрнуто анализировать каждого кандидата, а как правило, в сжатый срок набрать большое количество сотрудников. В таких условиях, проводить собеседование с каждым кандидатом по отдельности просто невозможно.
К категории сотрудников, с которыми можно проводить групповое интервью можно отнести: сотрудников call-центра, промоутеров, курьеров, упаковщиков и т.д.
На все вакансии, где предполагается личное общение сотрудника с клиентами устраивать групповое интервью я бы не рекомендовала.
Умение общаться с клиентом, «сглаживать» конфликтные ситуация можно проверить только при личной беседе. Так же групповое интервью не применимо при поиске секретарей, администраторов и помощников руководителей. На такие вакансии, как правило, откликается большое количество соискателей, однако лучше провести более подробную беседу по телефону с кандидатами и отсеять не подходящих на данном этапе, нежели приглашать всех и пытаться среди них высмотреть того, кто вам нужен. Способность решать нестандартные задачи, как это часто бывает у представителей таких профессий, проверить на групповом собеседовании будет трудно.
Если вы решили провести групповое собеседование, то соблюдайте несколько правил.
Количество участников. Оптимальным, я считаю, собеседование с группой из 7-10 человек, можно меньше, главное не больше. При большем количестве человек, теряется сам смысл собеседования, и есть вероятность получить класс школьников, где все немного прячутся друг за другом и стесняются задать важные и нужные вопросы.
Состав участников. Если опыт не является важным критерием, разделите участников на 2 группы, проведите сначала интервью только с теми, у кого есть опыт в данной сфере, а потом с теми, у кого его нет. Это позволит «равномерно» выдавать всю информацию группе, и получать более-менее однородные вопросы. С «новичками» нужно будет больше внимания уделить вводным вопросам, которые для кандидатов с опытом, в данной сфере, могут показаться скучными, и вы потеряете их внимание. На группы можно делить по разным критериям, по половозрастным параметрам или по образованию. По любому другому признаку, который будет важным для вас на конкретной вакансии.
Место проведения. Вас должно быть хорошо всем видно. Это не должно быть слишком большое помещение, в котором всем неуютно и вам придется громко говорить. Вы должны не потерять смысл того, что это именно беседа, в которой говорить нужно спокойным голосом.
Рассадка. Пронумеруйте мысленно столы или стулья, где будут располагаться кандидаты, возьми с собой все резюме соискателей, которые должно прийти, и на каждом резюме напишите, где сидит данный кандидат. Не питайте иллюзий по поводу того, что запомните всё о кандидатах, старайтесь незаметно делать пометки на резюме, чтобы потом восстановить события.
Обязательно представьтесь и уточните, что на любом этапе соискатели могут задать интересующие их вопросы, чтобы они не ушли, так и не узнав того, что хотели. Однако всё же старайтесь построить беседу так «блок информации — вопросы по данному блоку», чтобы вам бесконечно не пришлось прерываться. Огласите кандидатам план интервью: «сперва, я расскажу вам про нашу компанию, затем про обязанности на данной вакансии, затем про условия работы».
Стресс. Помните, что собеседование для кандидата, это всегда стресс, а групповое двойной стресс. Старайтесь расположить к себе кандидатов, создать атмосферу хорошей беседы, в которой просто участвуют несколько человек. Только тогда, кандидаты смогут «раскрыться» и дать вам ту информацию, которую вы хотите от них получить.
Групповое задание. В конце, когда все будут чувствовать себя уже более раскованно, проведите кейс или мини-игру. Обсудите разные подходы и решения этих задач с участниками, дайте им поговорить между собой, поспорить и отстоять своё мнение. Наблюдая за тем, как они общаются между собой, вы сможете сделать много важных выводов о кандидате.
Правильно завершите интервью. Поблагодарите за то, что кандидаты пришли, скажите, что вам было очень интересно пообщаться с каждым из них и дайте информацию о способе обратной связи.
Групповое интервью очень хороший инструмент для экономии времени, но всё же нельзя отрицать, что по сравнению с традиционным интервью, кандидат оценивается несколько поверхностно. И расценивать групповое интервью, стоит как «вводное» собеседование, после которого желательно провести личное собеседование с кандидатом и начальником отдела.
Плюсы и минусы коллективного интервью
Групповое интервью обладает существенными плюсами, которые заключаются в следующем:
- экономия времени при отборе подходящих кандидатур;
- сокращается время адаптации сотрудников на новом рабочем месте;
- есть возможность дать предварительную оценку соответствия того или иного кандидата, должности, на которую он претендует;
- соискатель имеет возможность познакомиться с соперниками и оценить свои силы;
- успешное пройденное групповое собеседование, выступает мощным стимулом к достижению новых побед в данной компании.
Плюсы и минусы коллективного интервью
Групповое интервью обладает существенными плюсами, которые заключаются в следующем:
- экономия времени при отборе подходящих кандидатур;
- сокращается время адаптации сотрудников на новом рабочем месте;
- есть возможность дать предварительную оценку соответствия того или иного кандидата, должности, на которую он претендует;
- соискатель имеет возможность познакомиться с соперниками и оценить свои силы;
- успешное пройденное групповое собеседование, выступает мощным стимулом к достижению новых побед в данной компании.
В то же время нельзя оставить без внимания и некоторые негативные моменты, которые связаны с проведением группового интервью:
- занимает много времени (в среднем, 2-3 часа), особенно это сложно для соискателя, так как ему приходится большую часть времени концентрировать свое внимание на монотонных ответах других претендентов;
- у кандидатов появляется ложное чувство безопасности, и в определенный момент они могут расслабиться, что в конечном итоге сыграет не в их пользу;
- стрессовое состояние претендентов;
- интервьюер должен обладать большим опытом управления группой;
- не дает возможности оценить индивидуальные особенности кандидатов на должность.
Как правильно провести такое собеседование? Лучше проводить в три этапа. При этом, как правило, больше всего вопросов возникает о порядке проведения второго этапа, предполагающего выполнение соискателями определенных заданий.
Итак, на данном этапе, всех участников собеседования рекомендуется разделить на несколько групп и предложить выполнить определенные задания. Как правило, формированием групп занимается интервьюер. Разделение на команды можно произвести, например, при помощи алфавитного метода (А-М первая команда, Н-Я-вторая).
Листы с заданиями рекомендуется подготовить заранее. Причем под каждым заданием необходимо указать, какие качества оно позволяет оценить. К примеру, для того, чтобы определить способность соискателя говорить складно, быстро и свободно можно дать задание, включающее рассказ о своем предыдущем рабочем месте и короткое выступление на заданную тему (к примеру, почему деньги не должны лежать без дела?).
Подготовка к собеседованию
Групповому собеседованию предшествует стандартный отбор откликов или резюме и приглашение соискателей. Рекомендую делать первичный фильтр широким и понятным, чтобы выбор по резюме был быстрым и однозначным. А это возраст, образование и опыт работы (статья 3 ТК РФ запрещает дискриминацию в сфере труда, в том числе и по возрасту. — Ред. HR-Journal). Фильтруйте по принципу — ну очень важно, прямо критично. И ничего, что под эти критерии подходят многие. Наш фильтр второго порядка будет гораздо уже и точнее — мы будем оценивать компетенции и качества кандидатов.
Кстати, есть так называемая статистика дохождения на групповые собеседования. Если говорить о «злом варианте», то это один к двум. То есть если вы позвали трёх человек, то приходят один-два, если девятерых — то четыре-пять и так далее. Поэтому приглашайте больше людей, часть из них ТОЧНО не придут.
Так как организовывать и модерировать процесс будете вы, то вам точно нужно подготовить сценарий собеседования. Обычно он состоит из двух частей.
И вот начинается самое интересное — задания, в которых ваши кандидаты смогут проявить свои качества и умения.
Я рекомендую заранее подготовить лист оценки с качествами и заданиями. Надо понимать, проявление какого качества мы хотим увидеть. Потому что именно качества, которые необходимы вашему специалисту, и будут определять выбор заданий.
Например, мы хотим оценить умение человека говорить связно, свободно, быстро находить слова (мы подбираем менеджера по продажам). Мы можем дать задания:
- рассказать о своём рабочем достижении и профессиональной ошибке;
- подготовить одноминутное выступление на предложенную тему, проясняющее мнение и позицию (например, стоит ли хранить деньги в валюте?).
На этом этапе всё просто. Кандидаты выполняют задание, показывают результаты, а вы наблюдаете, как проявляется нужное вам качество или умение.
Как правильно провести такое собеседование? Лучше проводить в три этапа. При этом, как правило, больше всего вопросов возникает о порядке проведения второго этапа, предполагающего выполнение соискателями определенных заданий.
Итак, на данном этапе, всех участников собеседования рекомендуется разделить на несколько групп и предложить выполнить определенные задания. Как правило, формированием групп занимается интервьюер. Разделение на команды можно произвести, например, при помощи алфавитного метода (А-М первая команда, Н-Я-вторая).
Листы с заданиями рекомендуется подготовить заранее. Причем под каждым заданием необходимо указать, какие качества оно позволяет оценить. К примеру, для того, чтобы определить способность соискателя говорить складно, быстро и свободно можно дать задание, включающее рассказ о своем предыдущем рабочем месте и короткое выступление на заданную тему (к примеру, почему деньги не должны лежать без дела?).
В ходе проведения группового интервью можно дать соискателям следующие задания:
- в виде тестов, содержащих условие и правильный ответ;
- предложить рассказать о себе;
- попросить соискателя выбрать карточку с наиболее важными для него характеристиками будущей работы (например, гибкий рабочий график, высокая оплата труда, дружный коллектив и др.);
- предложить рассказать, почему на работу стоит взять именно его;
- дать командные задания, предполагающие поиск решения определенной проблемы, ее активное обсуждение, а также презентацию, полученных результатов.
ВНИМАНИЕ! Каждое задание должно занимать не больше 3-5 минут на одного человека, и до 15 минут, в случае если оно групповое.
Не существует идеального сценария принятия на работу.
У любого типа собеседования есть недостатки, как для кандидата, так и для нанимателя.
Массовое собеседование не лишено положительных и отрицательных характеристик.
Начнем с хорошего:
- самым главным положительным моментом будет экономия времени: вместо того, чтобы потратить часы на общение с кандидатами и, по сути, на одни и те же вопросы и ответы, можно за тридцать минут «отсмотреть» всех желающих работать.
- Плюсом данный вид рекрутинга будет так же в том случае, когда кандидаты примерно равны: например, ни у кого из них нет опыта – в данных условиях выбирается тот человек, который больше всего запомнится.
- Для HR огромным плюсом является большое количество людей с точки зрения психологии:
- на интервью «один-на-один» человек максимально собран и знает, что ему говорить;
- когда рядом с ним находятся еще десять кандидатов, он не чувствует прессинга и пристального внимания.
- Еще одним психологическим достоинством будет возможность оценить психотип человека в действии. Проявляется это лучше всего на ролевом этапе. Сразу же будет видно, кто лидер, кто хороший исполнитель, а кто ленивый работник, привыкший существовать за счёт окружающих. Исходя из вакансии, HR решает, нужен им тот, кто умеет командовать, тот, кто апеллирует к фактам, тот, кто спокойно делает свое дело.
- На этапе презентации сразу же видно, кто и в чем заинтересован. Достаточно критически оценить те вопросы, которые кандидаты задают. Одних будут интересовать денежные моменты, других – возможность роста, а третьим будет интересно, что представляет из себя компания, в чем ее философия.
- Ролевая игра в конце интервью – это прекрасная возможность увидеть, командный ли игрок тот или иной человек. Несмотря на то, что каждый сам себя, ведь претендуют все на одну должность, умение работать в команде будет оценено более высоко, чем готовность идти по головам ради того, чтобы показаться самым привлекательным кандидатом.
Порой многие кандидаты начинают вести себя неформально, неподобающе сидеть, использовать специфическую лексику, думая, что такое поведение останется незамеченным.
У коллективного собеседования существует не так много минусов:
- данный тип подходит не для всех работ: например, такое интервью нет смысла проводить, набирая новых IT-специалистов – люди этой сферы не отличаются общительностью и увидеть их компетентность можно только в деле. В целом нужно понимать, что такой вариант собеседования подходит для тех специалистов, которые должны быть открытыми и общительными в работе;
- такое собеседование требует подготовки и компетентности HR; специалист должен знать о компании все, уметь быстро оценить любую ситуацию и вывести ее на выгодное для себя поле. В данном случае кадровик – лицо компании, и если это лицо будет омрачено чем-то, то кандидаты останутся разочарованными.
Для каких должностей подходит?
На мой взгляд, определяющим условием является не должность, а совпадение нескольких моментов.
- Периодически у вас проходит массовый подбор. Например, вам довольно часто нужны продажники, вы набираете их на плановой основе.
- Для успешной работы нужны заданные качества и навыки, то есть вам нужен определённый набор компетенций. Так, вашему продавцу точно необходимо умение поддерживать разговор, а это не оценишь по резюме. Если же отбор идёт по формальным измеримым параметрам (например, вам нужен сварщик именно шестого разряда), то групповое собеседование неактуально.
- На рынке дефицит качественных (на ваш взгляд) кадров на эту вакансию. Групповое собеседование поможет вам быстрее увидеть уровень кандидатов и сделать лучший выбор.
Как правильно провести такое собеседование? Лучше проводить в три этапа. При этом, как правило, больше всего вопросов возникает о порядке проведения второго этапа, предполагающего выполнение соискателями определенных заданий.
Итак, на данном этапе, всех участников собеседования рекомендуется разделить на несколько групп и предложить выполнить определенные задания. Как правило, формированием групп занимается интервьюер. Разделение на команды можно произвести, например, при помощи алфавитного метода (А-М первая команда, Н-Я-вторая).
Листы с заданиями рекомендуется подготовить заранее. Причем под каждым заданием необходимо указать, какие качества оно позволяет оценить. К примеру, для того, чтобы определить способность соискателя говорить складно, быстро и свободно можно дать задание, включающее рассказ о своем предыдущем рабочем месте и короткое выступление на заданную тему (к примеру, почему деньги не должны лежать без дела?).
В ходе проведения группового интервью можно дать соискателям следующие задания:
- в виде тестов, содержащих условие и правильный ответ;
- предложить рассказать о себе;
- попросить соискателя выбрать карточку с наиболее важными для него характеристиками будущей работы (например, гибкий рабочий график, высокая оплата труда, дружный коллектив и др.);
- предложить рассказать, почему на работу стоит взять именно его;
- дать командные задания, предполагающие поиск решения определенной проблемы, ее активное обсуждение, а также презентацию, полученных результатов.
ВНИМАНИЕ! Каждое задание должно занимать не больше 3-5 минут на одного человека, и до 15 минут, в случае если оно групповое.
Это слишком многообразная форма работы с претендентами на вакансию. Поэтому никогда нельзя предугадать, как проходят групповые собеседования в той или иной компании. Если, конечно, вас заранее об этом не предупредили.
Что может ждать соискателей:
- самопрезентация;
- шаблонные вопросы об образовании, опыте работы, профессиональных качествах;
- стресс-интервью;
- ролевые ситуации;
- разнообразные тесты: психологические (на стрессоустойчивость, лидерские качества), проверка IQ, на профпригодность;
- мозговой штурм (даётся задача и ограниченное количество времени на её решение);
- работа в командах (соревновательный момент);
- «перестрелка» (когда соискатели задают вопросы друг другу).
Это далеко не все формы работы с претендентами на должность. Например, бухгалтерам могут выдать листки с математическими задачами, уравнениями и примерами. Причём оценивать будут не столько умение решать логарифмы, сколько усидчивость, ту же стрессоустойчивость (кто-то сядет и беспрекословно будет делать, а другие начнут возражать, что это не относится к их профессиональной компетентности), исполнительность, самостоятельность (будут подглядывать или просить помощи у других или нет).
Ещё одна особенность группового собеседования — они могут включать какую-то одну из вышеперечисленных форм, или 2-3, или представлять собой многоэтапный отбор на несколько часов.
Советы работодателям
- Убедитесь, что это оптимальная форма собеседования для данной вакансии.
- Распишите для себя все её плюсы и минусы.
- Ограничьте временные рамки — не более 30-40 минут. Цените своё и уважайте чужое время.
- Сценарий проведения должен быть чётким и составлен заранее.
- Предварительно изучите документы всех соискателей, чтобы иметь начальное представление о каждом.
- Обращайтесь к ним по именам. Если группа большая, заранее приготовьте бейджики.
- Хорошо, если будет присутствовать психолог.
Если не знаете, как провести групповое собеседование, но уверены в его необходимости, наймите HR-менеджера. Он организует его профессионально. Тогда шансы на ошибки в выборе соискателя будут минимальны.
Как HR проводить групповое собеседование
Вот несколько основных советов, как провести эффективное групповое интервью:
- Информируйте кандидатов : групповые собеседования никогда не должны быть неожиданностью для кандидатов. Поэтому, когда вы запрашиваете собеседование с кандидатами, вы также должны сообщить им, что соответствующее собеседование будет проходить в групповом формате. Это позволяет избежать неожиданностей и дает кандидатам возможность подготовиться именно к групповому формату.
- Встретьтесь с другими интервьюерами заранее : члены группы интервьюирования должны быть на одной волне в отношении того, как будет проводиться интервью. Какие вопросы, кто их будет задавать, как будут оцениваться кандидаты и т. д., все это должно быть решено до начала группового собеседования.
- Представьтесь : учитывая, что в формате группы кандидаты будут проводить собеседования с несколькими сотрудниками, каждый член группы интервью должен представиться, указать свою роль в организации и объяснить, почему они являются частью группы интервью. Более того, это должно произойти, как только кандидаты прибудут на собеседование.
- Задавайте вопросы по очереди : члены группы не только должны задавать вопросы по очереди, вы должны заранее определить порядок вопросов и тех, кто будет их задавать. Это поможет гарантировать, что кандидаты не будут перегружены группой и смогут сосредоточиться на заданном вопросе.
- Подведение итогов с остальной частью комиссии : после завершения собеседования комиссия должна выделить время, чтобы поделиться своими общими впечатлениями о кандидатах. Более того, этот отчет должен состояться как можно скорее, чтобы мысли и впечатления были свежи в памяти комиссии.
Как отсеивать неподходящих кандидатов
В отличие от ассессмент-центра, на презентационном групповом интервью нет отдельного этапа для оценки. Но ведущий в любом случае должен обращать внимание на то, соответствуют ли участники предложенной вакансии. Он внимательно наблюдает за кандидатами в течение всей встречи и отмечает их поведение и реакции.
При оценке людей опираются на профиль должности. Нужно заранее определиться, какие компетенции требуются на вакантной позиции и как они могут проявляться во время массового интервью. Если важна командность, то нужно смотреть, как кандидат себя ведет в групповой работе.
Однако массовое собеседование проходит в сжатые сроки: вы не можете выделить по часу на оценку каждого соискателя. В таких условиях действует принцип обратного отсева: не выбирают лучших, а прощаются с теми, кто проявил себя хуже остальных, — например, ярых спорщиков.
Для подобных случаев лучше подготовить текст отказа — несколько заранее заготовленных фраз, которые должен произнести тренер. Отказ нужно формулировать с позиции «эта вакансия вам не подходит», а не с «вы не подходите нам и нашей компании». Например, так:
Благодарим вас за участие в интервью. К сожалению, мы не можем пригласить вас на стажировку. Кажется, вам будет непросто работать на этой позиции из-за графика, который мы предлагаем.
Цель группового собеседования
Групповое собеседование – это подходящий способ сэкономить время руководителя или HR-a (особенно на крупных предприятиях, где постоянно идет подбор персонала и кадровый отдел загружен задачами). Это возможность пообщаться сразу со всеми претендентами, а не уделять внимание каждому, откладывая обязанности или нарушая рабочие процессы.
Также коллективное или массовое собеседование выбирают для должностей, где не требуется высокой квалификации, тщательного отбора и индивидуальных бесед с кандидатами (например, для продавцов-консультантов в магазины, сотрудников на ресепшн, операторов колл-центров, служб сервиса в салоны и фитнес-центры).
И еще для случаев, когда важна стрессоустойчивость сотрудников (так как групповое интервью само по себе – стрессовая ситуация) или нужно проверить их психологические качества, которые в группе раскрываются более полно. Например, популярны групповые собеседования менеджеров по продажам – вакансии, требующей быстрой реакции, находчивости, умения коммуницировать и владеть собой и ситуацией.
Либо же групповое собеседование при приеме на работу – один из этапов, чтобы отсеять нерелевантных кандидатов и продолжать общение с подходящими. Кстати, оно вполне успешно применяется и для подбора топ-менеджеров, так как позволяет проверить такие важные для руководства организацией качества, как стремление к лидерству, работа с командой, умение слушать и слышать других, отстаивать свои позиции и принимать решения. Мы владеем методикой проведения таких интервью не только на рядовые, но и на руководящие должности.
Вопросы и задания для групповых собеседований
Чтобы массовая встреча не прошла впустую, лучше подготовиться к ней заблаговременно или доверить ее организацию профессионалам. Чтобы успеть познакомиться со всеми потенциальными сотрудниками, важен четкий регламент, понимание, что спрашивать, какие тесты предлагать и как оценивать ответы.
Нужно быть готовым к тому, что, если участников много, встреча может затянуться на 2-3 часа. Но слишком растягивать ее тоже бессмысленно, участники просто устанут. Если у вас есть квалифицированные помощники для проведения таких встреч, они заранее подготовят сценарий, подберут задания, прикинут и проконтролируют время каждого этапа, чтобы уложиться в приемлемые рамки.
Вопросы соискателям, как и на любых других собеседованиях, делятся на общие и профессиональные. Какие будут преобладать, зависит от специфики вакансии. Общие вопросы, скорее, направлены на проверку психологических качеств, логики, мышления. Профессиональные же призваны отсеять менее компетентных специалистов. Но на них не обязательно тратить время встречи, можно «проэкзаменовать» соискателей по проф навыкам заранее и тем самым облегчить себе задачу.
Вот несколько типовых вопросов для группового собеседования:
- как ваш опыт поможет улучшить работу(в компании в целом, в конкретном отделе или направлении — в зависимости от вакансии)? Комплексный вопрос. Помогает понять, заинтересован ли соискатель (знает ли специфику организации, возможно, интересовался ей ранее), как мыслит (что будет предлагать), действительно ли компетентен в нужном направлении (какие знания продемонстрирует в своих идеях и предложениях);
- что вы можете предложить в такой-то ситуации? Лучше всего дать конкретный рабочий кейс, чтобы проверить сразу и профессионализм, и подход;
- с какими трудностями вам приходилось сталкиваться? То, как ответит претендент, продемонстрирует уровень его уверенности, самооценку и честность (признает ли свои недостатки, готов ли работать над ними).
Коротко: как провести групповое собеседование:
- отправьте подходящим кандидатам приглашение на собеседование со всей информацией о встрече и запросите подтверждение явки. Для удобства можно использовать инструменты для автоматизации работы с соискателями;
- начните встречу с видеоролика и презентации, которые познакомят кандидатов с компанией и вакансией. Не забудьте упомянуть преимущества работы с вами — бонусы, страховку, обучение и прочее;
- предложите соискателям представиться в интересном формате, например рассказать о другом участнике собеседования вместо него;
- разделите участников на группы и дайте им решить кейсы, в которых они смогут проявить требуемые компании компетенции. На проверку одного навыка стоит выделять один кейс;
- в конце встречи дайте возможность кандидатам задать вопросы и расскажите о дальнейших шагах;
- если на собеседовании есть потенциальные руководители, предложите им пообщаться с понравившимися претендентами;
- сообщайте результаты собеседования по телефону или по почте, особенно если ответ отрицательный.