Как правильно оплатить командировку сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как учитывать часы работы командированного сотрудника

2. Оплата командировки в сравнении с рабочими днями Рабочий день

3. Таблица 2. Рабочее время и фактически начисленные выплаты с 1 сентября 2010 г. по 31 августа 2011 г.

4. Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?

5. Учет рабочего времени в командировке

6. Как отметить командировочные дни — обозначения

7. Как отражается командировка в табеле

8. Нужно ли включать выплату командировочных в средний заработок

9. Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки

10. Не все так просто с табелированием командированных

11. Как учесть средний заработок

12. Командировочные расходы

Норма рабочего времени является основой для последующего учета рабочего времени в компании и расчета заработной платы. Это обычная пятидневная неделя с восьмичасовым рабочим днем. Она подходит для обычных сотрудников, чьи обязанности четко описаны в документации. Если сотруднику с таким графиком придется работать сверхурочно, ему следует заплатить в соответствии с количеством отработанных сверхурочных часов.

Как учитывать часы работы командированного сотрудника

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года на любом предприятии ведется табель, в котором ежедневно учитывается время пребывания сотрудников на работе. После отъезда работника в командировку заполнение табеля продолжается, а записи учитываются бухгалтером при начислении зарплаты.

В подобном документе содержится следующая информация:

Фамилия, имя отчество работника и его должность;
ФИО лица, отвечающего за ведение табеля;
Числа месяца с отметками о пребывании сотрудника на рабочем месте или его неявке;
Количество отработанных дней и часов.

При составлении табеля используется форма Т-12 или Т-13.

Форму Т-12 табельщик заполняет вручную. Записи делаются на бумаге или фиксируются в компьютере (составляется электронный документ, который затем распечатывается).

Т-13 заполняется автоматически с помощью специальной компьютерной программы.

Для фиксации часов работы во время командировки в табель вносят специальные коды, отражающие особенности работы сотрудника. Документ заполняется в организации, по заданию которой работник отправляется в командировку.

Коды обозначаются буквами или цифрами:

К (06) – пребывание в командировке;
В – выходной день;
Я (01) – работа в дневное время;
Н (02) – работа в ночное время;
С (04) – сверхурочный труд;
РВ (03) – работа в праздничные и выходные дни;
Б (19) – отсутствие на рабочем месте из-за болезни;
РП (31) – простой по вине работодателя.

Оплата командировки в сравнении с рабочими днями Рабочий день

Всего 62 рабочих дня, из которых два дня перед Рождеством сокращены на один час — 30 апреля и 11 июня.

Когда руководство компании принимает решение о командировке сотрудника, перед бухгалтерией компании встает ряд вопросов, в частности, как правильно оформить, рассчитать и провести командировку. В этой статье мы подробно рассмотрим правила и учет командировок.

Если перед командировкой или во время нее работнику повысили заработную плату (тарифную ставку) по всей организации (16 Постановление об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост

Куда следует подавать документы на оплату проезда, поездки в отпуск, денежную компенсацию за аренду жилья?

В табелях учета рабочего времени фиксируется рабочее время всех сотрудников. Отметьте дни командировки буквой «К» или цифрами «06».

Таблица 2. Рабочее время и фактически начисленные выплаты с 1 сентября 2010 г. по 31 августа 2011 г.

Расчетный период, месяц, год	Часы работы	Фактически начисленная оплата труда, руб.	За отпуск	Всего начислено за расчетный период
Плановые по графику	Фактически отработанные	За работу по графику	За внеплановые сверхурочные	Премия за качество	Итого
Всего	В пределах графика	Вне графика в дневное время	В дневное время	В ночное время	Сверхурочно
В дневное время	В ночное время
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Сентябрь 2010	180	180	150	30		30 000,00	8 400,00		0,00	2 174,13	40 574,13		40 574,13
Октябрь 2010	168	168	140	28		28 000,00	7 840,00		0,00	2 029,19	37 869,19		37 869,19
Ноябрь 2010	168	168	140	28		28 000,00	7 840,00		0,00	2 029,19	37 869,19		37 869,19
Декабрь 2010	192	192	160	32		32 000,00	8 960,00		0,00	2 319,07	43 279,07		43 279,07
Январь 2011	168	173	140	28	5	28 000,00	7 840,00	8 400,00	2 000,00	2 095,91	48 335,91		48 335,91
Февраль 2011	156	156	130	26		26 000,00	7 280,00		0,00	1 889,95	35 169,95		35 169,95
Март 2011	168	168	140	28		28 000,00	7 840,00		0,00	2 035,34	37 875,34		37 875,34
Апрель 2011	180	180	150	30		30 000,00	8 400,00		0,00	2 180,72	40 580,72		40 580,72
Май 2011	180	190	150	30	10	30 000,00	8 400,00		4 000,00	2 301,87	44 701,87		44 701,87
Июнь 2011	12	12	10	2		2 000,00	560,00		0,00	145,38	2 705,38	39 534,39	42 239,77
Июль 2011	180	180	150	30		30 000,00	8 400,00		0,00	2 180,72	40 580,72		40 580,72
Август 2011	168	168	140	28		28 000,00	7 840,00		0,00	2 035,34	378 375,34		37 875,34
Итого	1 920	1 935	1 600	320	15	320 000,00	89 600,00	8 400,00	6 000,00	23 416,80	447 416,80	39 534,39	486 951,19

Как мы видим из примера 3, оплачивать выходные дни в командировке накладно для работодателя. Можно ли избежать конфликта интересов иным способом? Да. Можно.

Ключ к решению проблемы — график работы. Вернемся еще раз к норме п. 13 Положения: «Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате». В данном предложении обращаем ваше внимание на слова «по графику работника».

Вспомним пятидневку. Как правило, график работы «дома» и расписание деятельности сотрудника в командировке, увязанное с режимом работы принимающего предприятия, совпадают. Командированному начисляется средний заработок за время, которое он должен был отработать по основному месту службы, но фактически занимался исполнением служебного поручения по месту нахождения принимающей стороны. В данном случае оплачиваемое время совпадает со временем, когда работник был реально занят исполнением задания.

Этого эффекта можно достичь и при суммированном учете. Если работодателю известен режим работы принимающей стороны (исполнения работником командировочного задания), он вправе внести соответствующие корректировки в график работы сотрудника по основному месту службы.

Пример 5. Обратимся еще раз к условиям примера 3. Как изменить график работы сотрудника, с тем чтобы сохранение среднего заработка производилось за количество часов, проведенных им в командировке на занятиях? Какие выплаты будут начислены работнику за период командировки?

Как поступить, если сотрудник заболел перед командировкой или во время нее?

Рабочее время спланировать вполне реально, а вот предугадать, кто и когда уйдет на больничный, невозможно. В табеле дни болезни помечаются буквой «Б». И от того, какая буква стоит в графе — «К» или «Б», зависит, зарплату надо будет выплачивать сотруднику или больничные.

Рассмотрим две ситуации:

Сотрудник заболел перед командировкой, при этом соответствующий приказ уже был издан. Нельзя заставить работника поехать в командировку, если он на больничном, но вот попросить — можно. И лучше будет, если он закроет больничный перед отъездом — тогда все дни в табеле будут помечаться «К».
Сотрудник заболел, находясь в командировке. В этом случае дни после начала болезни помечаются «Б» вплоть до даты закрытия больничного, даже если она наступает после окончания планируемого срока командировки. В такой ситуации предполагается, что сотрудник прервал исполнение служебного задания в связи с болезнью.

Важно понимать, что сотрудник не может одновременно находиться и на больничном, и в командировке, точно так же, как не может получать одновременно пособие по временной нетрудоспособности и зарплату.

Когда сотрудник уезжает в командировку, остаются документы в компании, которая его направила — приказ от работодателя, выданное и зарегистрированное под номером удостоверение командированного.

Действия руководства регламентируют законодательные положения:

Статья 9 Федерального закона №402 от указывает на правила ведения первичных документов, к ним принадлежит табель учета посещения сотрудниками мест занятости, он отражает причины их отсутствия на работе.
Статья 91 ТК РФ вменяет в обязанность работодателя вести точную фиксацию отработанного времени персоналом по формам Т-12, Т-13.
Статья 167 ТК РФ указывает на сохранение среднего заработка сотруднику, выполняющему задание за пределами организации.

Следует учесть, не все поездки считаются командировками. В Трудовом кодексе РФ отмечено, что перемещения работников по району в течение суток считаются разъездными работами, фиксация в табеле выполняется, как в обычные отработанные дни.

Учет рабочего времени в командировке

Как известно, работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением N 1).
Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (далее — Письмо N 14-2-291) пояснил, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.

Вначале обратимся к терминам, описывающим интересующие нас понятия. По ст. 166 ТК РФ командировка — это направление работника для выполнения производственного, служебного задания вне фирмы, вне его непосредственного рабочего места.

На заметку! Сотрудник может быть командирован как в другой регион, так и в иную организацию в местности, где он работает, и это будет считаться командировкой. Поездка в филиал (представительство) собственной фирмы, находящийся в другой местности, со служебным поручением тоже относится к понятию «командировка» (см. Положение о командировках, п. 3-2 №749 от 13-10-08 г.).

Суммированный учет времени устанавливается ст. 104 ТК РФ. Продолжительность учетного периода при этом должна составлять не более 12 месяцев. Если сотрудники заняты на вредных производствах – максимально 3 месяца (исключения, как правило, прописываются в отраслевых НА, ЛНА фирмы). Нормы времени труда в рамках учетного периода так или иначе работодатель должен соблюдать.

Как отметить командировочные дни — обозначения

Дни пребывания работника на выполнении служебного задания, предусмотренного приказом о командировке, в обязательном порядке должны фиксироваться в табеле учета рабочего времени наряду с отработанным временем на постоянном рабочем месте, поскольку именно представленный документ позволяет рассчитать и произвести расчёт с командированным сотрудником.

Стандартная процедура проставления в табеле дней пребывания трудящегося в служебной поездке представляет собой
фиксацию в соответствующей ячейке бланка кода «К».
Помимо указанного символа командированному работнику могут быть поставлены и другие, сопутствующие, условные обозначения.

Как отражается командировка в табеле

Любая из форм табеля учета рабочего времени – будь то унифицированная, будь то разработанная самим работодателем – содержит число (порядковое месяца). И дальше кадровый работник обязан не только проставить фактически отработанные часы и минуты. Но и обозначить, что имело места в этот период. К примеру, работа в дневное время. Или больничный лист. Или работа в ночное время, отпуск по беременности и родам. Или командировка и т.д.

Командировка в унифицированной форме Т-12 обозначается буквой “К”, цифровой код 06. Поскольку командировка исчисляется обычно в сутках, то и фактически отработанные часы не заполняются.

Заполнять ответственное за табель лицо будет графы на основании приказа о направлении в командировку, а также проездных документов.

Нужно ли включать выплату командировочных в средний заработок

Не все выплаты учитываются при расчете среднего дохода. Применяются в подсчетах только трудовые начисления. К ним относятся:

заработная плата;
премии, регламентированные положениями трудового договора или локальных актов предприятия;
денежные средства, выдаваемые сотруднику в качестве компенсации.

Не принимаются в расчет среднедневного заработка:

материальная помощь;
деньги, выданные на оплату питания, проживания, проезда, топлива;
пособия по больничным листам, включая декретные;
отпускные по уходу за детьми до 1,5 лет;
оплата труда по усредненной зарплате.

Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки

В отношении командировок ТК РФ, равно как и иные нормативные акты, не устанавливает минимальную либо максимальную длительность.

Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:

в места, откуда есть возможность возвращаться ежедневно в населенный пункт, в котором командируемый работает штатно;
в регионы, откуда ежедневное возвращение на место работы затруднительно или практически невозможно (например, в северный город, связанный с остальными только авиасообщением при нерегулярных рейсах).

В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).

Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).

Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).

Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:

«Порядок учета командировочных расходов в 2017 году»;
«Ст. 264 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Не все так просто с табелированием командированных

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Несмотря на отсутствие работника на работе, работодатель не освобождается от обязанности вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (согласно части четвертой ст. 91 Трудового кодекса РФ). Ведь от корректности данного учета зависит непосредственно оплата труда работников.

И как же нам, работодателям, правильно зафиксировать все дни и часы такой поездки? Как раз в этом нам и предстоит разобраться.

Все часы работы работника и дни отсутствия отражаются в табеле учета рабочего времени. Данный документ является первичным документом для оплаты труда.

В организации может быть утверждена самостоятельная форма табеля учета рабочего времени, а допустимо использовать и унифицированную форму N Т-12.

Для единого понимания условных обозначений ниже будут приведены кодировки из унифицированной формы.

На первый взгляд служебная поездка в табеле учета рабочего времени – это ни что иное как «К» («служебная командировка»). И это верно, но не все так просто. Возможно, к этой кодировке добавится еще несколько обозначений, а также дополнительные кадровые процедуры.

Важно

Например, наш работник, вылетает в командировку в понедельник, в свой рабочий день. Отработав по установленному графику с 8.00. до 17.00., сразу из офиса отправляется в аэропорт Домодедово на рейс Москва-Санкт-Петербург в 19.30.

Первое, что мы должны были поставить в табеле за этот день – «Я» («продолжительность работы в дневное время») и фактически отработанные 8 часов.

Далее необходимо было соблюсти процедуру привлечения к сверхурочной работе в порядке ст. 99 Трудового кодекса РФ и уже только после согласия работника зафиксировать отправление в командировку.

И задача ответственного за ведение табеля правильно рассчитать часы.

В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»[1] днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного; в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аэропорт Домодедово находится за пределами города Москвы, следовательно, необходимо учитывать время, которое потребуется для проезда к данному аэропорту. Плюс, несмотря на то, что в билете указано время взлета 19.30, работнику требуется время для прохождения регистрации, которая ограничена по времени. Таким образом, от 19.30.

работодатель должен отсчитать фактически затраченное время проезда до аэропорта (например, если работник воспользуется скоростной электричкой до Домодедово, то время в пути составит 45 мин.) и время до окончания регистрации, все вместе это составит около 1,5 часов, т.е. 45 мин. учитывать на проезд к месту отправления и 45 мин.

— на регистрацию на рейс.

Время полета составляет 1 ч. 30 мин. И если каких-либо изменений не будет, то работник прибудет в аэропорт города Санкт-Петербурга Пулково-1 в 21.00. Этот аэропорт находится уже в черте города. Поэтому остается посчитать общее количество часов, затраченных работником на полет до Санкт-Петербурга.

Полтора часа до взлета и 1,5 часа полета до города, итого 3,0 часа. Значит, нашему работнику необходимо проставить в табеле учета за понедельник не только «Я» и 8 часов, но и «С» («продолжительность сверхурочной работы») и 3,0 часа.

Совет

Ведь время до места командирования затрачено сверх установленного режима работы работника и соответствует определению сверхурочной работы, закрепленному в части первой ст. 99 Трудового кодекса РФ.

91 статья ТК РФ дает понятие рабочего времени и устанавливает, что вести его обязан работодатель.

Для отображения времени, которое фактически отработал сотрудник, в 2021 году используются утвержденные Постановлением № 1 формы табелей учета использования рабочего времени. Они имеют обозначения Т-12 и Т-13.

Минтруд в своем письме № 14-2-291 установил, что дни командировки сотрудника должны обозначаться в соответствующем документе кодом «К» или «06».

Число часов, отработанных по факту, при этом не проставляется. Это связано с тем, что наниматель физически не может учитывать рабочие часы во время командировки сотрудников.

Если же работник во время служебной поездки был привлечен к работе в свой выходной, то этот день необходимо обозначать в табеле как «РВ» или «03».

Во время служебной поездки сотрудник получает не заработную плату, а средний заработок. В него включаются разнообразные премии и надбавки, поэтому ставка для сотрудника в командировке может быть даже выше, чем его обычный оклад.

Кроме среднего заработка, во время служебной поездки наниматель обязан выплачивать работнику суточные.

Предусмотрены минимальные величины этих выплат ‒ 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных служебных поездок.

Такие суммы не облагаются НДФЛ, поэтому работодателям не рекомендуется принимать суточные для сотрудников в большем размере.

Однако по своему желанию наниматель вправе изменять величину суточных в большую сторону, но в этом случае суммы будут облагаться НДФЛ в полном объеме.

Зарплата в командировке является обязательной к выплате. Как оформить продление командировки? Информация здесь.

Какие требуются документы для командировки на личном транспорте? Подробности в этой статье.

Как учесть средний заработок

Бухучет. Начисление зарплаты в размере среднего заработка за отработанный день отъезда в командировку отражается проводкой: Дебет 20 (26, 25, 44…) Кредит 70. А суммы заработка и начисленных на него страховых взносов признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Налоговый учет. Средний заработок, сохраняемый на время командировки, — это гарантия, установленная законодательством. Такие выплаты признаются расходами на оплату труда на основании п. 6 ст. 255 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Суммы среднего заработка облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) и взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»).

Суммы страховых взносов признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (пп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Командировочные расходы

При направлении руководителя учреждения в командировку ему гарантируются сохранение должности и заработной платы.

Заработная плата за период нахождения руководителя учреждения в командировке сохраняется за все рабочие дни по графику, установленному в учреждении.

В случае временной нетрудоспособности командированного руководителя учреждения, удостоверенной в установленном порядке, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный руководитель находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего периода времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного задания или вернуться к постоянному месту жительства.

За период временной нетрудоспособности командированному руководителю учреждения выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральным законодательством.

. При направлении руководителя учреждения в командировку ему возмещаются:

а) расходы по проезду к месту командирования и обратно;

б) расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если руководитель командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах;

в) расходы по найму жилого помещения;

г) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

д) иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены с разрешения руководителя Органа управления здравоохранением или уполномоченного им лица).

Перечисление командировочных расходов осуществляется наличным или безналичным путем (в соответствии с требованиями учетной политики учреждения).

Расходы по проезду руководителей учреждений к месту командирования и обратно — к постоянному месту работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также по проезду из одного населенного пункта в другой, если руководитель учреждения командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах, воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом, возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам:

воздушным транспортом — по тарифу экономического класса;
морским и речным транспортом — по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;
железнодорожным транспортом — в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения.