Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

2. Оформление локального нормативного акта

3. Виды локальных нормативных актов

4. Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

5. Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

6. Как разработать дополнительные ЛНА?

7. Ответственность за отсутствие ЛНА в компании.

8. Изменение, отмена и хранение локальных актов

9. Юридическая сила документов (внутренние документы компании)

10. Ответы на распространенные вопросы про внутренние документы компании

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Оформление локального нормативного акта

При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя:

наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
место составления документа.

Виды локальных нормативных актов

Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.

Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.

С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.

Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.

Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:

предусматривающие защиту персональных данных;
регулирующие правила и размеры оплаты труда;
правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
инструкции по охране труда;
правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.

Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.

Необязательными локальными актами являются положения о:

персонале (взаимодействии между сотрудниками);
выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
должностных инструкциях и т. д.

Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.

Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс

Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?

ЛНПА позволяют:

Адаптировать трудовое законодательство к индивидуальным особенностям конкретной компании
Четко установить права и обязанности в отношениях «работодатель – сотрудник» в части, не урегулированной общими нормами
Ввести дополнительные правила, необходимые для повышения производительности труда и дисциплины
Подробно регламентировать индивидуальную работу с отдельно взятым сотрудником
Создать законные рычаги административного воздействия на работников
Обеспечить внутреннюю и внешнюю безопасность компании (с помощью локальных актов, регламентирующих внутрирежимные условия безопасности, правила техники безопасности, работу с базами данных, коммерческую тайну, приемы противодействия хищениям и мошенничеству).

ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.

Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.

Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.

К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:

Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)

Последствия:

штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Как разработать дополнительные ЛНА?

Отметим, что у ЛНА нет законодательно утвержденной формы.

Шаг 1. Назначить группу, которая будет разрабатывать ЛНА. Это может быть группа из бухгалтера, юриста и сотрудника из отдела кадров.

Шаг 2. Разработать ЛНА можно с нуля, а можно взять за основу типовой документ и внести в него корректировки, исходя из специфики организации.

Шаг 3. Согласовать акт руководителями подразделений и с юристом, если он не входил в группу по разработке. Некоторые акты требуют обязательного согласования со всеми сотрудниками, например – график отпусков. В процессе согласования допускается вносить корректировки.

Шаг 4. Утвердить готовый акт с руководителем организации.

Шаг 5. Ознакомить сотрудников, если это требуется.

Ответственность за отсутствие ЛНА в компании.

За отсутствие обязательных локальных нормативных актов в организации вы получите штрафы при первой же проверке государственного инспектора труда:

его должностных лиц — на сумму от 1000 до 5000 рублей;
организацию в целом — от 30 000 до 50 000 рублей;
ИП — от 1000 до 5000 рублей.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Юридическая сила документов (внутренние документы компании)

Под юридической силой документа понимается свойство являться подтверждением фактов, действий и событий, которые были отражены в данном документе. Не каждый документ, содержащие определенные сведения, обладает юридической силой – для этого необходимо, чтобы документ:

был составлен с соответствии с требованием закона;
был принят компетентным органом;
был оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа обеспечивается наличием ряда реквизитов, установленного для конкретного вида документов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документов:

наименование компании (автора документа);
регистрационный номер документа;
дата составления;
гриф утверждения;
подпись лица, уполномоченного на составление документа;
печать компании и т.д.

Ниже приведены законы и нормативные акты, с которыми необходимо ознакомиться, чтобы привести документы в соответствие с установленными требованиями и тем самым придать им юридическую силу:

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1	Унифицированные формы кадровых документов
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Постановление Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст – действует до 01.07.2018 г.)	Регламентация оформления документов, составленных до 1 июля 2018 года
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).	Регламентация оформления документов, составленных после 1 июля 2018 года
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»	Определение термина «Документированная информация» как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Ответы на распространенные вопросы про внутренние документы компании

Вопрос №1: Что такое электронный документ, и как хранятся электронные документы?

Ответ: Электронный документ – это документ, составленный на цифровом носителе и подписанные квалифицированной электронной подписью. Для хранения электронных документов целесообразно создать электронное хранилище документов – оно позволяет автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании.

Вопрос №2: Как быть, если документы компании хранятся в электронном виде, а у должностного лица возникла необходимость в получении заверенной копии электронных данных для использования в качестве доказательств в суде?

Ответ: Можно осуществить выдачу из электронных систем хранения в виде бумажных копий или на электронных носителях – и то, и другое будет принято судом.

Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов. Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.