Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Многие работники считают, что их без особых проблем могут принять на рабочее место, соответствующее определенной квалификации. Вот здесь они ошибаются. Прием сотрудника по должности специалиста какой-либо категории абсолютно не является основанием к ее присвоению. В любом случае работодатель обязан пригласить комиссию, которая в дальнейшем и примет решение. После уже можно будет говорить о том, следует ли присваивать работнику степень и как сделать запись в трудовую книжку об установлении высшей квалификационной категории или иной другой.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.

Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:

• заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
• всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
• при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.

Сотрудник поступил на работу в марте 2013 г., при приеме у него не было законченного высшего образования, но в трудовой книжке на первой странице в графе Образование указано «Высшее профессиональное», а графа «Профессия, специальность» не заполнена. Летом 2013 года сотрудник закончил университет со степенью бакалавра. То есть по идее в графе «Образование» следовало бы указать «Высшее – бакалавриат». Но она уже неправильно заполнена. Как мне поступить в этой ситуации, чтобы правильно заполнить графы об образовании? Зачеркнуть и рядом написать «Высшее – бакалавриат»? Или «Высшее профессиональное» в данном случае не будет являться ошибкой, и нужно заполнить только направление образования? Или лучше ничего не заполнять? Сотрудник увольняется в четверг, и мне нужно выдать ему трудовую книжку на руки с верными записями.

Запись о присвоении нового разряда или категории

На основании п. 3.1 Инструкции, если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку. Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
…	…	…	…	…	…
5	15	01	2013	Присвоен пятый разряд	Приказ от
				такелажника	15.01.2013 N 7

Виды ошибок:

• Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
• Не верно указанные сведения о работе:
  • В дате приема на рабочее место.
  • Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
  • Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
  • Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
  • В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
• Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
• При оформлении увольнения:
  • Ошибочная дата увольнения.
  • Неправильно сформулирована причина увольнения.
  • Неверное использование основания.
  • Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
• Неправильное внесение изменений.
• Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
  • Перенесение неверной информации со старой книги.
  • Внесение данных на основании неправильных документов.
  • При утере некоторых сведений.
  • Нет пометки о выдаче дубликата.
  • Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
  • Начало отсчета заново.
  • Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
• Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.

Как заполнять дубликат

Порядок такой:

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Запись в трудовую книжку о профпереподготовке

Этим Положением установлены виды и форма документов государственного образца для лиц, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку:1. Удостоверение о краткосрочном повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме от 72 до 100 часов.2. Свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов.3. Диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов. Из этого следует, что минимальный объем, который дает право на получение документа (удостоверения), подтверждающего, что слушатель повысил свою квалификацию, составляет 72 часа.

Также, установление сотруднику новой специальности дополнительно отразите на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого в строке «Образование» ничего не меняйте, а в строке «Профессия, специальность» укажите еще одну полученную специальность через запятую. Дополнительно указывать на обложке трудовой книжки реквизиты подтверждающего документа не нужно. ТРУДОВАЯ КНИЖКА ТК № 0108768 Фамилия Лампочкин Имя Алексей Отчество Викторович Дата рождения 15.10.1993 (число, месяц, год) Образование высшее Профессия, специальность экономист, менеджмент Дата заполнения « 10 » января 20 14 г.

(число, месяц, год) Подпись владельца книжки М.П. Подпись лица,ответственного за ведение трудовых книжек Иванова (разборчиво) …

Основание для внесения отметки об образовании

Согласно Инструкции №69 от 2003 года ст. 2.1, отметка об образовании вносится на основании:

1. Оригинала диплома.
2. Его заверенной копии.

Запись о законченном образовательном этапе допускается сделать на основе зачетной книжки, студенческого билета или их копий. Но категорически не допускается вносить отметку об образовании на основании устных свидетельств сотрудника.

Как отмечалось, запись об образовании вносится на основании одного из надлежащим образом заверенных документов, полученных в образовательном учреждении. В качестве такого документа могут выступать:

1. Аттестат об основном общем образовании – основное общее образование.
2. Аттестат о среднем общем образовании – среднее общее.
3. Диплом о среднем профессиональном образовании – профессиональное (среднее).
4. Диплом бакалавра – высшее со степенью бакалавра.
5. Диплом специалиста – высшее со степенью специалиста.
6. Диплом магистра – высшее со степенью магистра.
7. Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук.

Внести образование в трудовую книжку

В каждой трудовой книжке есть специальные графы, на которых и нужно указывать, какое образование есть у конкретного работника. Не стоит полагаться на устную информацию. Она должна вноситься на основании документов. Поэтому обязанность по их предоставлению лежит на сотруднике.

Основное образование указывается на титульном листе, после того как будут внесены личные данные. Но важно понимать, как именно указать уровень образования. До 01.09.2013 года в России существовала несколько иная градация уровней. В соответствии с прежним законом «Об образовании», была разработана инструкция об отражении этих данных. Её и должен придерживаться кадровик, если соискатель на должность приносит документ, полученный до вступления в силу нового, ныне действующего закона.

До 01.09.2013 года существовало следующее образование:

• после окончания девяти классов – основное;
• после окончания одиннадцати классов – среднее;
• после окончания профессионального лицея, ПТУ, учебно-курсового комбината, технической школы, вечерней школы – начальное;
• колледж или техникум: снова среднее;
• после окончания ВУЗа, то есть института, университета, академии – высшее;
• послевузовское (аспирантура и др.).

После принятия нового закона «Об образовании», который действует и сейчас, градация уровней образования выглядит так:

• девять классов школы обеспечивают аттестат об основном общем образовании. Так и нужно записать в трудовой книжке, если работник не получил больше никакого образования;
• одиннадцать классов школы гарантируют аттестат о среднем общем образовании, которое так и указывается;
• профессиональное училище или лицей, колледж или техникум выдают дипломы о среднем профессиональном образовании;
• бакалавры получают полноценное высшее образование (его рассматривают как базовое) после четырех лет обучения в вузе. Им выдается диплом о высшем образовании – бакалавриате;
• магистры обучаются два года после бакалавриата (более узкое направление обучения) и получают диплом о высшем образовании – магистратуре;
• специалисты проходят пяти-шестилетнюю программу обучения, которая завершается выдачей диплома о высшем образовании – специалитете;
• аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка дают право на получение диплома о высшем образовании – подготовке кадров высшей квалификации.

Если соискатель на должность ещё учится, то есть имеет незаконченное высшее или среднее профессиональное образование, то можно не указывать ничего. Это не будет нарушением.

Если все свободные места в трудовой книжке были израсходованы и новые записи вносить некуда, открывается вкладыш. Обычно его вшивают в конец документа, так как конкретные указания об этом в инструкции по заполнению трудовых книжек отсутствуют. На титульном листе (или обложке) основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Про выписку из трудовой книжки рассказано здесь.

Правила ведения обоих документов идентичны, титульный лист вкладыша также подлежит заполнению. Нумерация записей продолжается после той цифры, на которой закончилось заполнение трудовой книжки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, его утилизируют в присутствии комиссии, составив акт. То же касается и забракованных или устаревших трудовых книжек.

Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление

• Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).
• Сегодня, бессменный автор и практикующий юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.
• Оставайтесь с нами!
• Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:

• Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
• Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).

Внесение записи об образовании в трудовую книжку: запись в строке «Образование»

Строка «Образования» должна быть заполнена в отделе кадров по нынешнему месту трудоустройства сотрудника в том случае, если:

• трудящийся был принят на работу впервые в жизни;
• строка не была заполнена по предшествующему месту работы.

Важно! При указании сведений о получении высшего образования необходимо также упомянуть об уровне подготовки (бакалавриат, специалитет и т.д.).

Запись не должна вносится со слов сотрудника — он должен принести оригинал документа об образовании (аттестата, диплома). Однако, реквизиты диплома записывать в трудовую книжку не требуется. Запись будет зависеть от того, какой работник принес документ:

Документ об образовании	Запись в трудовой
Аттестат об основном общем образовании (об окончании 9(8) классов)	Основное общее
Аттестат о среднем общем образовании (об окончании 11 (10) классов)	Среднее общее
Диплом о среднем профессиональном образовании (об окончании колледжа, ПТУ, техникума)	Среднее профессиональное
Диплом бакалавра (об окончании ВУЗа)	Высшее — бакалавриат
Диплом специалиста (об окончании ВУЗа)	Высшее — специалитет
Диплом магистра (об окончании ВУЗа)	Высшее — магистратура
Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук	Высшее — подготовка кадров высшей квалификации

Похожие записи:

• Молочная кухня Московской области. Наборы молочной кухни
• Вопросы полиграфа МВД пройти онлайн
• Три налоговых вычета: как сэкономить при покупке и продаже жилья