Компенсация аренды жилья сотрудникам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация аренды жилья сотрудникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно п. 1 ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом физических лиц является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
Приобретение служебной квартиры
Иногда компании для обеспечения иногородних сотрудников жильем приобретают служебные квартиры. Такой подход имеет два существенных недостатка:
- организация, становясь собственником квартиры, должна учитывать этот объект как основное средство и, соответственно, платить с него налог на имущество. В данной ситуации возникает налоговая нагрузка работодателя;
- компания не сможет без налоговых рисков учесть стоимость купленного жилья при определении налога на прибыль. Как считает Минфин, служебная квартира — это не амортизируемое имущество, которое используется для извлечения дохода. Соответственно, по ней не учитываются амортизационные отчисления при налогообложении (Письма Минфина от 24.11.2014 г. № 03-03-06/2/59534, от 24.01.2019 г. №03-03-06/1/3843). Получается в данной ситуации работодатель несет существенные затраты в размере стоимости приобретаемой недвижимости, которые не вправе учесть при исчислении налога на прибыль.
Оформление компенсации за аренду жилья сотруднику
Организация вправе выплачивать компенсацию за съем жилья сотрудникам, вынужденным исполнять трудовые обязанности не по месту постоянного жительства.
Трудовое законодательство обязывает работодателя возместить расходы на переезд и обустройство работника при вынужденном переезде (ст. 169 ТК РФ). Компенсация аренды жилья сотрудникам в составе таких расходов не поименована.
Но компания вправе прописать подобное возмещение в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
При необходимости переезда сотрудника в новое место жительства пропишите размер и порядок того, как выплачивается компенсация за съемное жилье в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Это позволит учесть затраты в налоговом учете.
Оплата жилья работнику
Когда компании – работодатели приглашают к себе на работу специалистов с других городов и регионов, для сотрудников возникает проблема в аренде жилья не только для себя, но и для своей семьи. Нередко компании предлагают оплачивать аренду жилья таким специалистам, что может повлиять на решение о переезде. Такие расходы являются экономически оправданными, но у проверяющих органов они часто вызывают множество вопросов.
Важно! Большим плюсом для работодателей является то, что такие расходы контролирующие органы не запрещают признавать в качестве налоговых расходов.
Но признать затраты по оплате жилья работника в качестве налоговых расходов можно лишь при следующем условии: они должны быть оформлены как одна из частей оплаты труда, что должно быть прописано либо в трудовом, либо в коллективном договоре (письмо ФНС России №ВЕ-22-3/6@).
Порядок отражения в налоговом учете
В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены. Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы. Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей. Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.
Когда сотруднику компенсируют затраты на аренду жилья
Основания для компенсационных выплат закреплены в статье 169 ТК РФ. В норме говориться, что деньги выплачиваются при условии предварительного согласования с работодателем в случае переезда в другую местность.
Необходимость в изменении места фактического пребывания должно быть напрямую связано с выполнением должностных обязанностей.
Работодатель обязуется компенсировать затраты, связанные с:
- переездом сотрудника вместе с членами его семьи;
- транспортировкой личных вещей;
- оплатой аренды за проживание;
- обустройством на новом месте проживания.
Внимание! Порядок выплаты компенсаций, равно как и суммы выплат закрепляются в коллективном договоре или внутренними нормативными актами.
Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы
При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.
Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.
Аренда жилья для сотрудника
Сначала рассмотрим вариант, когда работодатель самостоятельно арендует квартиру для своего иностранного/иногороднего сотрудника. Платежи за аренду жилья работодатель сможет отнести на «уменьшаемые» расходы либо на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как прочие расходы), либо на основании п. 25 ст. 255 НК РФ (как расходы на оплату труда). Но не все так просто.
Чиновники считают, что списание расходов на аренду квартиры в составе прочих расходов невозможно, поскольку порядок учета таких затрат урегулирован ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, ФНС России от 28.02.2018 № ГД-4-11/3931@). А раз так, то учесть подобные затраты, согласно официальной позиции Минфина РФ, можно только в размере, не превышающем 20 % от начисленной месячной заработной платы (письма от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671).
В своих разъяснениях чиновники ссылаются на ст. 131 ТК РФ, содержащую ограничение: «натуральная» часть зарплаты не должна быть выше 20 % от общей зарплаты. При этом выводы чиновников касаются как ситуации с предоставлением жилья сотрудникам, так и ситуации с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем, и сам же ее оплачивает, и затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы.
Более того, по мнению чиновников, такой порядок применяется и в том случае, когда речь идет об аренде жилья для иностранных работников.
В соответствии с п. 4 ст. 255 НУ РФ стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг), включается в состав расходов на оплату труда. При этом приглашающее иностранного гражданина лицо обязано взять на себя обязательство по обеспечению жильем (пп. «г» п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2003 № 167).
Аренда жилья для работников: организация выступает в роли арендатора
В случае, когда организация-работодатель самостоятельно заключает договор с физическим или юридическим лицами об аренде квартиры (комнаты) для проживания там сотрудника, возможны два пути:
- Заключение договора с арендодателем, параллельное заключение договора с работником, где организация указывает себя обязанной предоставить жилье работнику. Расходы на аренду признаются натуральным доходом работника, НДФЛ удерживается, страховые взносы начисляются. Удерживается НДФЛ с доходов арендодателя, если он является физическим лицом. В составе прочих расходов суммы арендной платы могут быть отражены только в размере 20% от суммы выплат (ст. 131 ТК РФ).
- Организация заключает трудовой договор с работником, расходы на оплату арендованного жилья не признаются доходом работника. Расходы на оплату жилья учитываются в полном объеме в составе прочих расходов организации по договору аренды с арендодателем. НДФЛ не удерживается, взносы на социальное страхование также не рассчитываются и не выплачиваются в бюджет, т.к. экономически эти расходы не относятся к оплате труда, а относятся к текущим расходам фирмы (обоснование: без этого сотрудника и его проживания на нужной территории компания не может вести свою основную деятельность).
В первом случае возможен запасной вариант: договор на аренду жилья заключается между арендодателем и сотрудником, фирма увеличивает заработную плату работника на сумму арендного платежа. В таком случае расчет НДФЛ и взносов на социальное страхование происходит автоматически. Расходы на оплату труда отражаются в бухгалтерском и налоговом учетах по букве закона без вопросов со стороны налоговой службы.
Второй способ имеет обоснование в юридической практике: например, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу №А70-10656/2010 (в решении суда указано обоснование признания расходов на аренду для налогообложения прибыли компании в составе прочих расходов) или Постановление ФАС Московского округа от 21.03.2011 №КА-А40/1449-11 по делу №А40-36395/10-107-192 (в решении суда расходы на аренду не учитываются как доход работника).
Какая компенсация за найм жилья сотрудникам в 2019 году
На федеральном уровне данный вопрос целиком и полностью регулирует правительственное Постановление № 1103 от 27.10.2012. Настоящий правовой акт устанавливает:
- Правила обеспечения жильем и компенсирования трат за наем (поднаем) для указанных лиц;
- порядок утверждения предельной стоимости найма 1 кв. м. общей площади жилья.
Попросту говоря, если федеральные госорганы не могут предоставить служебное жилье своим служащим, по причине его отсутствия, то они компенсируют последним траты, связанные с наймом жилья. Следует заметить, порядок предоставления компенсации для госслужащих, пожалуй, один из самых строгих.
| Период, за который выплачивают компенсацию | Требования к «наемному» («поднаемному») жилому помещению | Основание для прекращения выплаты компенсации |
| Со дня заключения срочного контракта с госслужащим и на весь период его службы | Допустимые варианты: отдельная квартира (как вариант — дом), отвечающая всем санитарно-техническим требованиям законодательства РФ; жилье госслужащего и его семьи находится по месту постоянного проживания, соответствует действующим нормативам по части площади |
Окончание срока контракта служащего либо его досрочное прекращение |
Подытоживая, следует подчеркнуть, что компенсация служащему предоставляется только на обозначенных условиях и при соответствии жилья установленным требованиям.
Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов
Аренда квартиры для переехавшего работника: Минфин высказался об НДФЛ, взносах и учете расходов
Организация компенсирует расходы работника на наем жилого помещения в связи с переездом на работу в другую местность. Облагаются ли эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами? Можно ли учесть сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль? На эти вопросы Минфин ответил в письме от 19.03.21 № 03-15-06/19723.
В статье 169 Трудового кодекса сказано следующее. Если работник переезжает на работу в другую местность, то работодатель обязан компенсировать:
- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
В то же время Налоговый Кодекс освобождает от НДФЛ и взносов все виды законодательно установленных компенсационных выплат связанных, в частности, с переездом сотрудника на работу в другую местность (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
В Минфине отмечают, что в статье 169 ТК РФ не указаны компенсационные выплаты в виде сумм возмещения расходов по найму жилого помещения для сотрудника, переехавшего на работу в другую местность.
Таким образом, в аспекте взаимосвязи расходов работодателя на аренду жилья для сотрудников и уплаты налогов в бюджет наблюдается достаточно противоречивая ситуация.
С одной стороны, работодатель, уплатив арендную плату за жилье работника, может, оформив соответствующую плату определенным образом (как компенсационную в рамках трудовых правоотношений), избавить сотрудника от необходимости уплачивать НДФЛ с данной суммы.
С другой стороны, работодатель вправе применить расходы на оплату жилья для работника в целях уменьшения налоговой базы только в том случае, если данные расходы будут частью зарплаты работника по трудовому договору.
Получается, что работодателю придется выбирать между 2 основными способами оптимизации расходов (налоговой нагрузки):
- Возможности не перечислять НДФЛ с арендных расходов, а также не начислять социальных взносов на них (порядка 30% от соответствующей суммы) — однако, при отсутствии гарантированной законом возможности применить данные расходы для оптимизации базы по налогу на прибыль или УСН.
- Возможности применить расходы на оплату жилья работнику в целях оптимизации налоговой базы — при условии уплаты с них НДФЛ и социальных взносов (при этом, налог и взносы сами по себе также могут быть применены в целях уменьшения базы).
Возможны и некие альтернативные подходы к выстраиванию работодателем правоотношений с работником. Например — предоставление сотруднику жилья не по трудовому договору, а по гражданско-правовому договору за минимальную сумму (с которой можно и заплатить НДФЛ — но без социальных взносов), а то и вовсе бесплатно (соответственно, без начисления НДФЛ) в порядке переуступки права на пользование жильем, изначально арендованном у собственника. При этом, НДФЛ (при платном договоре) должен заплатить сам работник (но работодатель может помочь ему в этом).
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
- как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
- по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец-2017».
Органы уголовно-исполнительной системы, противопожарной и таможенной служб
Постановление Правительства РФ от 09.09.2016 г. №894 устанавливает порядок и размеры компенсации для сотрудников указанных органов, в том числе ФСИН и МЧС. Оно пришло на замену ПП № 852. Главное требование при выплате за арендованное жилое помещение такое же, как и сотрудников полиции — отсутствие в собственности квартиры в районе службы. Документы требуются аналогичные, как и для сотрудников органов внутренних дел.
Согласно указанному нормативному документу установлены следующие предельные суммы компенсаций:
- Москва и Санкт-Петербург – 15 тысяч рублей;
- города и районные центры – 3,6 тысяч рублей;
- иные населенные пункты – 2,7 тысяч рублей.
Указанные суммы увеличиваются в полтора раза в случае, если со служащим проживают члены семьи в количестве более трех.
Члены семей, чей кормилец работал в данных органах и погиб, имеют право на компенсацию за наем (поднаем) жилых помещений. Для них написаны отдельные правила, которые утверждены тем же Постановлением.
Распространенные ошибки при предоставлении компенсации работнику за наем жилья
Ошибка 1. Траты по проживанию во время командировок (за наем жилья) покрываются нанимателем. Основание: ст. 168 ТК РФ. Помимо этого за командированным сохраняют его место работы, средний заработок. Данное правило применяется неукоснительно.
Но при удержании НДФЛ и общеобязательных взносов в отношении компенсации трат учитывают действующие лимиты по суточным расходам. При наличии подтверждающих документов о тратах за наем жилья подоходный не взимается. При их отсутствии с сумм, которые превышают лимиты, налог удерживают.
К сведению, суточные по обычной командировке на территории РФ, ограничены суммой 700 руб. При загранпоездках их предельный размер увеличивается до 2500 руб. Что касается общеобязательных взносов, то их удерживают со всей суммы потраченных денег на проживание, если данные траты документально не подтверждены.
Почему встал вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов при аренде жилья работника?
По мнению Минфина РФ, когда фирма арендует жилье для своего сотрудника на длительный срок, у самого работника появляется натуральный доход в виде экономии его денежных средств (т.е. несовершенного расхода на оплату аренды жилья).
Таким образом, ссылаясь на п. 1 ст. 210 НК РФ и п. 2 ст. 211 НК РФ, оплата аренды жилья, в которой проживает иногородний сотрудник, приравнивается к оплате коммунальных услуг физического лица. Работодатель, который является налоговым агентом по отношению к работнику, обязан включить сумму оплаты аренды жилья в налогооблагаемую базу при расчете НДФЛ.
При таком подходе обязанность удерживать НДФЛ с дохода возникает за работодателем и в случае предоставления жилья сотрудникам, и в случае возмещения им расходов на проживание (компенсационные выплаты по фактической сумме аренды квартиры или в пределах установленных лимитов в организации).
С другой стороны, ст. 169 ТК РФ обязывает обеспечить работника при смене места жительства по просьбе работодателя обеспечить работнику все необходимые условия, в том числе, оплату арендованного жилья. При этом, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, компенсационные выплаты налогооблагаемыми быть в данном случае не могут.
Если же рассматривать ситуацию с точки зрения работодателя, то организация оплачивает аренду жилья сотрудника, в котором заинтересована, т.к. он не смог бы выполнять свои функции, находясь в другом месте, а значит, целевое назначение этих выплат – обеспечение деятельности самой организации, а не работника, поэтому удерживать НДФЛ с сумм предполагаемого дохода неправомерно.
Из-за того что подход у Минфина РФ неоднозначный, решения в судебной практике также неоднородны, на текущий момент есть несколько способов отражать в бухгалтерском и налоговом учетах суммы аренды жилья для сотрудников.
Как оформляется компенсация за найм жилья сотрудников полиции? Для сотрудников полиции к рапорту на имя руководителя учреждения, где проходите службу, прилагаются:
- копия договора аренды;
- копии документов, подтверждающих личность;
- справки с БТИ;
- справки с Федеральной службы государственной регистрации и кадастра.
Будьте внимательны! Вместе с копиями показываются оригиналы. Документы готовятся на каждого члена семьи!
Могут потребовать данные о прописке, свидетельство о заключении брака, справку о составе семьи.
Рапорт пишется в установленной форме. Образец можно взять в отделе кадров по месту службы.
Работники уголовно-исполнительной инспекции подчиняются такому же порядку подачи документов, какой имеют представители полиции.
Для бюджетников чтобы получить право на компенсацию необходимо соответствовать следующим требованиям:
- быть в трудовых отношениях с данной бюджетной организацией;
- не иметь собственного жилья (это касается также каждого члена семьи работника);
- профессия сотрудника не должна относиться к категории дефицитных специальностей в данном регионе.
Перечень обязательных документов, которые подаются вместе с заявлением (касается каждого члена семьи):
- копии документов, подтверждающих личность;
- выписку по месту жительства из домовой книги;
- справку с БТИ об отсутствии собственного жилого помещения;
- справку из Росреестра о том, что не владеют иным жильем;
- копию договора аренды помещения.
Специалисты, которым компенсирует оплату жилья их предприятие, подтверждают необходимость аренды следующим образом:
- документами о составе семьи;
- отсутствием собственной жилой площади;
- договором найма.
Но этот вопрос регулируется руководителем данного предприятия.
Сироты могут подавать документы на компенсацию по достижении возраста 18 лет, когда они покинули стены школы, ПТУ, учреждения социального обслуживания населения.
Если они были призваны в ряды Вооруженных Сил, то такое заявление пишется после окончания срока службы.
В местах отбывания наказания подобные льготы недоступны. Поэтому документы на возмещение платы за аренду жилья подаются после освобождения.
Заявление составляется в центре социальной поддержки населения по месту проживания. К нему прикрепляются:
- документ, подтверждающий личность;
- договор аренды;
- расчетный счет, на который будут перечисляться средства.
Дополнительно могут потребовать другие материалы для подтверждения статуса. Заявление заполняется на специальном бланке, который можно взять в этом же центре, где подаете заявление.
Обратите внимание! Если вам предоставили временное жилье, общежитие, но вы отказались от него, то компенсации вы не получите! В любом из выбранных случаев может быть много нюансов.
Поэтому с каждым из них нужно разбираться индивидуально.