Выездная проверка ФСС сроки предоставления документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выездная проверка ФСС сроки предоставления документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу вы должны представить документы в территориальный орган ФСС РФ в течение 10 рабочих дней со дня получения требования. Если требование вам направили по почте заказным письмом, оно считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты отправления. Если вы понимаете, что не успеете подать документы в срок, нужно письменно уведомить об этом ФСС РФ с объяснением причин и указать сроки, в которые вы сможете представить документы. Сделать это надо в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения требования. Тогда срок могут продлить. Если вы нарушите срок или вовсе не представите документы, вас могут оштрафовать на 200 руб. за каждый не представленный документ. Кроме того, работника организации, ответственного за представление документов, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб..
Как идет проверка и чем может закончиться
Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.
Основанием для продления выездной проверки может стать:
- получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
- форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
- наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
- непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.
В какой срок представить документы по требованию ФСС?
Общие сведения о плановых и внеплановых выездных проверках
Законодательством установлена обязанность проведения совместных проверок фондов ФСС и ПФР (ст.33 № 212-ФЗ). Ревизоры каждого из фондов проверяют свою часть отчислений предприятия. Утверждение плана проверок производится перед началом календарного года. Данные документа не подлежат публикации и используются только для служебного пользования.
Наряду с плановыми мероприятиями проводятся внеплановые выездные проверки ФСС, осуществляемые при ликвидации, реорганизации компании или по жалобам сотрудников. Внеплановые проверки могут осуществляться ФСС отдельно от ПФР и вне зависимости от сроков окончания предыдущего мероприятия планового контроля.
Выездная проверка ФСС проводится на территории предприятия. В исключительных случаях, при отсутствии условий на предприятии, документальный контроль производится в расположении территориального отделения.
Права инспекторов Фонда при проверках
В ходе мероприятия контроля ревизоры Фонда имеют право затребовать документы, подтверждающие данные, указанные в отчетности. Производится контроль точности начисления взносов и обоснованности произведения расходов. Проверке выездного контроля подлежат только документы, имеющие отношение к отчислениям и затратам социального характера по страховым случаям.
| Группировка документов | Составляющие формы группировки |
| Учредительного характера | Устав, приказ о назначении руководителя |
| Внутреннего распорядка по выплатам работникам | Положения об оплате труда, о премировании |
| Кадрового назначения | Приказы, заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения, трудовые книжки и журналы учета к ним |
| Расчетов по заработной плате | Табели, приказы о премировании, ведомости по начислению и выплате заработной платы, авансовые отчеты |
| Выплат социального характера | Заявления, справки, листки нетрудоспособности, приказы, справки-расчеты, ведомости, кассовые документы, выписки банка, иные формы |
В дополнение к первичным документам учета представляются итоговые формы – своды, регистры, отчеты. Перечень документов не установлен законодательством и определяется внутренними документами Фондов. Запросы проверяющих на предоставление документов могут производиться до составления справки об окончании проверки.
Рассмотрим пример проверки ТО ФСС предприятия ООО «Рассвет». В процессе контроля кассовых документов ревизор ФСС определил большое число выдач подотчетных сумм. По данным оборотной ведомости счета 71 был выявлен большой остаток сумм, не закрытых авансовым отчетом. При проверке РКО обнаружились суммы, выданные лицам, не относящимся к списку подотчетных лиц, срок выдачи которых значительно превысил месячный срок и попал в проверяемый период. Полученные данные позволили ревизору обозначить суммы как доход работников, включить в налогооблагаемую базу, начислить налог, пени и наложить штраф.
Какие проверки проводит ФСС
Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):
- Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
- Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
- Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
- Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.
Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.
Ответственность работодателя
Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.
Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов:
| Нарушение | Штраф, рублей |
| За нарушение срока предоставления сведений в ФСС по открытию/закрытию р/счета в банке | 1000 – 2000 |
| За несвоевременное представление расчета по НС и профзаболеваниям | 300 – 500 |
| Отказ от предоставления или несвоевременное предоставление сведений, запрашиваемых в ходе проверки, а также предоставление сведений не в полном объеме или с ошибками | 300 — 500 |
Чтобы узнать, в каком порядке проводится выездная проверка ФСС, обратимся к ст.ст. 26.16-26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Выездная проверка проводится на территории страхователя на основании решения руководителя территориального органа. В исключительных случаях, если страхователь не сможет предоставить помещение для проведения проверки, тогда она может проводиться по месту нахождения ФСС.
В ходе выезда проверяется, что исчисления страховых взносов произведены правильно и своевременно уплачены, а также, что расходы на выплату страхового обеспечения произведены правомерно.
Период, за который проводится выезд к ИП или организации, не может быть более 3-х лет. Выездные проверки должны проводиться не чаще 1 раза в 3 года. Срок процедуры не должен превышать 2-х месяцев. В отдельных случаях срок может быть продлен до 4-х или 6-ти месяцев.
Непосредственно порядок проведения выездной проверки ФСС заключается в следующем:
- выносится решение руководителем ФСС о проведении ревизии
- выездные лица фонда социального страхования, проводящие проверку, чтобы получить доступ в помещение страхователя обязаны предъявить служебные удостоверения и решение о проведении надзора
- в ходе процесса должностные лица вправе истребовать у страхователя необходимые документы
- после проверки составляется справка и в течение 2-х месяцев должен быть составлен акт результатов контроля, который в течение 5 рабочих дней должен быть вручен страхователю
- после получения акта страхователь при несогласии с ним вправе представить в течение 15 рабочих дней возражения
Итоги внеплановой выездной проверки ФСС
Проверка больничных листовВ ходе проверки инспекторам могут понадобиться дополнительные документы. Если страхователь откажется их передать, ревизоры оформят требование в письменном виде на специальном бланке (его форма приведена в Приложении 6 к Методическим указаниям). На сбор указанных в требовании документов организации будет дано десять дней (п. 10 Методических указаний). То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах. Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.
Количество и сроки выездных налоговых проверок: какие есть ограничения
Дата начала выездной проверки исчисляется с даты, когда ФНС вынесла решение о её проведении (п.8. ст.89 НК РФ).
Сроки и количество выездных проверок ограничено. Одну организацию могут проверить не более двух раз в год. Если налоговая инспекция планирует провести третью проверку за год, проверяемый налогоплательщик имеет право обжаловать это решение, но при условии, что выездная проверка не является повторной.
Когда проводится повторная налоговая проверка?
Повторная проверка проводится по тем же налогам и тем же основаниям (п. 10 ст. 89 НК РФ):
- в случае предоставления уточнённой налоговой декларации, в которой указана сумма налога меньше заявленной ранее, при этом проверяется период, за который уточнённая декларация была представлена;
- при проверке налогового контроля — вышестоящий налоговый орган проверяет деятельность органа, который проводил первичную проверку.
Как подготовиться к выездной налоговой проверке
Налоговики имеют право не уведомлять ИП или компанию о будущей проверке. Однако обычно предприятие предупреждают заранее по телефону или электронной почте.
Чтобы пройти мероприятие без особых проблем, рекомендуем:
- проинструктировать персонал не распространяться о внутренних делах компании при проверяющих;
- предупредить контрагентов о возможной проверке;
- подготовить для инспекторов рабочее помещение и оставить в нем только документы, относящиеся к предмету проверки;
- привести в порядок учетные документы (проверить, все ли на месте, есть ли на них подписи, нет ли лишних пометок). Отметим, что с 17.03.2021 срок хранения сведений по налоговому и бухучету вырос до пяти лет;
- завести журнал проверок и попросить проверяющего отметить в нем число, время и цель инспекции.
Виды выездных проверок
Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.
Плановые выездные проверки территориальные отделения ФСС России могут проводить только совместно с территориальными отделениями ПФР. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС. Учтите, что в этот график могут вноситься изменения.
В ходе плановых выездных проверок сотрудники территориального отделения проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили:
- взносы на обязательное социальное страхование;
- пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
- взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. А также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».
По каждому из этих направлений проверяющие выносят отдельный акт.
Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях:
- организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;
- страхователь обратился за выделением средств;
- сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748.
Сроки проведения выездной проверки ФСС
Согласно новым правилам, установленным Федеральной службой по статистике, сроки проведения выездной проверки ФСС определены в 2023 году. Проверка будет проводиться в течение определенного периода времени, начиная с даты, указанной в официальном уведомлении.
Конкретные сроки проверки зависят от ряда факторов и могут различаться для разных организаций. Обычно срок проведения проверки составляет несколько дней. Однако, в некоторых случаях проверка может занимать более продолжительное время в зависимости от сложности и объема проводимых проверок.
Важно отметить, что сроки проверки должны быть строго соблюдены со стороны контролирующего органа и должны быть оговорены в уведомлении о проведении проверки.
| Факторы, влияющие на сроки проверки: | Примеры |
|---|---|
| Объем данных, требующих проверки | Большие объемы данных могут требовать больше времени для полной проверки. |
| Сложность процесса проверки | Если проверка требует анализа сложных финансовых операций или расчетов, она может занять больше времени. |
| Наличие необходимости дополнительных проверок | Если в процессе проверки возникают дополнительные вопросы или необходимость проверить дополнительные данные, сроки проверки могут быть продлены. |
Важно отметить, что обязательство соблюдения сроков проверки несет как проверяемая организация, так и Федеральная служба статистики. Для обеспечения соблюдения сроков проверки необходимо своевременно предоставить все требуемые документы и содействовать в проведении проверки со стороны проверяемой организации.
Информирование о проведении проверки ФСС
Информирование о проведении проверки предоставляется в письменной форме и может быть сделано следующими способами:
| Способ информирования | Краткое описание |
|---|---|
| 1. Рассылка уведомлений | Субъекту проверки направляется уведомление о проведении проверки по почте или электронной почте с указанием сроков и места проведения |
| 2. Передача уведомления лично | Уведомление о проведении проверки может быть передано представителю субъекта проверки лично, с подписью получателя на экземпляре уведомления |
| 3. Размещение информации на официальном сайте ФСС | Информация о проведении проверки может быть размещена на официальном сайте ФСС для общего ознакомления субъектов проверки |
Проверяемое лицо или организация должны быть проинформированы о начале проведения проверки как минимум за 10 рабочих дней до ее начала, за исключением случаев, когда проверка проводится по решению суда или при оперативном выезде.
Информирование о проведении проверки является важной процедурой, направленной на обеспечение прозрачности и соблюдение прав субъектов проверки.
Проверка ФСС: основные изменения
В 2023 году ФСС (Фонд социального страхования) внесла ряд изменений в процедуру проведения проверок. Новые правила направлены на улучшение эффективности и прозрачности проверочных мероприятий, а также на обеспечение соблюдения прав предпринимателей.
Важным изменением является введение принципа случайности при выборе объектов проверки. Теперь ФСС будет выбирать проверяемые организации на основании случайной выборки, что исключает возможность произвола и субъективизма при назначении проверок.
Также была установлена новая процедура предварительного уведомления о проведении проверки. ФСС обязана уведомить организацию о намечающейся проверке не менее чем за 10 рабочих дней до начала проверочных мероприятий. Это дает предприятию достаточно времени для подготовки к проверке и сокращает возможность необоснованных претензий и нарушений со стороны проверяющего органа.
С целью уменьшения административной нагрузки на предпринимателей, ФСС ввела новый порядок формирования и предоставления отчетности. Теперь проверяемая организация будет предоставлять отчетность не в полном объеме, а выборочно, с учетом результатов предыдущих проверок и рисков, выявленных при предыдущих проверках. Это снизит объем предоставляемых документов и упростит процедуру контроля.
Одной из ключевых новаций является введение электронной формы предоставления отчетности. Теперь организации смогут предоставлять отчетность в электронном виде, что значительно упростит процесс обмена документами между ФСС и проверяемыми организациями. Это позволит сократить время на сбор и обработку информации и повысит эффективность проверочных мероприятий.
Указанные изменения являются лишь частью нововведений, внесенных ФСС в процедуру проверок. Они направлены на сокращение бюрократии, улучшение качества проводимых проверок и защиту прав предпринимателей. Теперь предприятия смогут вести свою деятельность с меньшими хлопотами и рисками, связанными с проверками ФСС.
Факторы, влияющие на проведение проверки ФСС
Проведение проверки ФСС в 2023 году может быть вызвано несколькими факторами:
- Подача жалобы или заявления. ФСС может начать проверку в результате получения жалобы или заявления от работника, работодателя или других заинтересованных сторон.
- Выявление нарушений. Если в процессе аудита или проверки других органов контроля будут обнаружены нарушения со стороны работодателя, ФСС может провести свою проверку.
- Плановая проверка. ФСС может проводить плановые проверки, основываясь на установленном графике проверок организаций.
- Изменение законодательства. В случае изменения законодательства, ФСС может провести проверку для проверки его соблюдения.
- Ранее обнаруженные нарушения. Если в предыдущих проверках были выявлены нарушения, ФСС может провести повторную проверку для проверки исправления ситуации.
Каждый из этих факторов может стать причиной проведения проверки ФСС в 2023 году. Все они направлены на обеспечение соблюдения работодателями требований законодательства в сфере социального страхования.
Сроки проведения проверки ФСС
Проведение проверки ФСС в 2023 году может осуществляться в различные сроки. Основные сроки проведения проверки устанавливаются законодательством и могут варьироваться в зависимости от ситуации и видов проверок.
В соответствии с законодательством, ФСС имеет право проводить проверку в любое время года. Однако, чаще всего проверки проводятся в рамках плановой деятельности органа.
Плановые проверки ФСС могут проводиться в течение календарного года и включать в себя проверку полноты и правильности уплаты страховых взносов, а также проверку выполнения работодателями требований законодательства о труде и социального обеспечения.
Кроме того, ФСС имеет право проводить внеплановые проверки в случаях, установленных законодательством. Внеплановые проверки могут проводиться, например, в случае получения информации о нарушениях со стороны работодателя или при возникновении сомнений в правильности уплаты страховых взносов.
Таким образом, сроки проведения проверки ФСС в 2023 году могут быть различными и зависят от множества факторов, включая плановую деятельность органа и наличие информации о нарушениях. Работодатели должны быть готовы к проведению проверки в любое время и следить за соблюдением требований законодательства о труде и социального обеспечения.
Как подготовить документы для выездной проверки ФСС
Для успешного прохождения выездной проверки необходимо грамотно подготовить документы. Вот список основных документов, которые пригодятся вам в процессе проверки:
1. Устав и регистрационные документы компании. Предъявите зарегистрированный устав организации и все документы, подтверждающие ее правовой статус.
2. Лицензии и разрешительные документы. Предоставьте все необходимые разрешительные документы и лицензии на осуществление социального страхования.
3. Трудовые договоры и сведения о заработной плате. Соберите все трудовые договоры сотрудников, а также сведения о заработной плате и начисленных взносах в ФСС.
4. Документы по выплате пособий и компенсаций. Приготовьте документы, подтверждающие начисление и выплату пособий, компенсаций и других социальных выплат.
5. Бухгалтерская и налоговая отчетность. Предоставьте все отчетные формы, справки и документы, связанные с бухгалтерией и налоговым учетом.
6. Положительные отзывы и рекомендации. Если у вас есть положительные отзывы от сотрудников и клиентов, приложите их к документам. Это может положительно повлиять на результаты проверки.
7. Другие документы по требованию инспектора. Исполнительный инспектор ФСС может также запросить дополнительные документы, в зависимости от особенностей вашей деятельности.
Помимо подготовки документов, не забывайте своевременно обновлять их, следить за соблюдением новых требований законодательства и актуализировать информацию, предоставляемую ФСС.
Следование этой подробной инструкции поможет вам успешно пройти выездную проверку ФСС. Будьте готовы предоставить все необходимые документы и быть готовыми к проверке вашей деятельности в области социального страхования.