Бухгалтер: в штате, онлайн или на аутсорсе?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтер: в штате, онлайн или на аутсорсе?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис

2. Плюсы и минусы аутсорсинга

3. Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

4. Как оценить квалификацию бухгалтера

5. Особенности аутсорсинга бухгалтерии

6. Каким компаниям нужен аутсорсинг

7. Выбор поставщика услуг

Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.

Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис

Весной 2020 года коронавирус заставил большинство предпринимателей отправить сотрудников по домам. Сложностей хватало, особенно с штатными бухгалтерами:

непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.

Возможность выбора из разных вариантов — главное преимущество сегодняшнего развития рынка бухгалтерских услуг, которое усиливается развитием электронного документооборота.

Не стоит искать универсальный вариант. Выберите то, что подходит именно вам.

Например, ИП без работников на УСН нет никакой необходимости формировать штат бухгалтеров. Первичный учёт можно вести самому — для этого есть много программ и сервисов. Можно использовать услуги оператора ЭДО или привлечь для этого аутсорсера. Составить раз в год декларацию — тоже не проблема, для этого можно разово привлечь удалённого бухгалтера.

Предпринимателям и компаниям, которым нужно вести бухгалтерский учёт, у которых есть работники, но при этом бизнес небольшой или среднего масштаба, можно ограничиться услугами аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Если при этом есть желание иметь в штате своего бухгалтера — оставить только главного бухгалтера, который будет контролировать все процессы.

1. В какой программе специалисты будут вести бухгалтерский учет?

Стандартом считается 1С.

2. Будет ли доступ в базу?

Он должен быть обязательно, чтобы вы могли видеть, что там происходит. Но полностью не отдавайте базу чужому человеку, особенно, если вы работаете без договора.

3. Как забрать базу с данными, если вы захотели поменять бухгалтера?

Идеальный ответ: просто попросить. Вам ее должны передать без единого вопроса.

4. В какой программе будут вести кадровый учет?

И снова это 1С: зарплата и управление персоналом.

5. Нужно ли платить за выпуск электронной подписи?

Крупные аутсорсеры обычно делают это бесплатно, но если вас устроит другой ответ — ваше право.

6. Как проследить, вовремя ли бухгалтер сдает мои отчеты и подает декларации?

Должен быть способ общаться и фиксировать все поручения, договоренности и документы — например, приложение или личный кабинет. Если у вашего аутсорсера это есть, то это хорошо.

7. Будут ли согласовывать сумму налога?

Идеальный бухгалтер — тот, который может уменьшить сумму налога, не нарушая законодательство. Так что да, с вами должны согласовывать сумму налога. И не в последний день, а заранее.

8. Какую отчетность будет готовить бухгалтер?

Желательно все отчеты, которые сопровождают деятельность организации.

9. Куда будут приходить запросы из ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС? Кто будет отвечать на требования?

Удобнее всего (для вас) отслеживать запросы и ответы на них в личном кабинете, в котором вы общаетесь с аутсорсером, или в 1С (если умеете), а налогового инспектора завязывать на бухгалтере.

10. Кто готовит исходящие документы и отвечает на входящие? Какое количество в месяц? Как быстро документ будет готов после запроса?

Здесь все зависит исключительно от ваших потребностей. Например, счет клиенту может выставить менеджер по продажам. А оплатить счет может и владелец бизнеса: многие банковские приложения умеют создавать платежки по фотографии счета или QR-коду.

11. Ведение сотрудников включено в стоимость?

Бухгалтер все-таки нужен и для того, чтобы учитывать кадровые моменты, выплачивать сотрудникам зарплаты, авансы и отпускные. Если он этого не делает, то его услуги должны стоить значительно дешевле.

12. А кадровая отчетность перед государством будет?

Правильный ответ — да.

13. Кто несет ответственность за ошибки?

Это должны быть не вы, а ваш бухгалтер. Кто ошибся, тот пусть и исправляет.

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

Аутсорсинг бухгалтерии дешевле штатной бухгалтерии за счет того, что компания переходит на модель переменных затрат, а аутсорсинговая компания стремится максимально снизить себестоимость за счет увеличения и контроля производительности сотрудников.
Аутсорсинг бухгалтерии будет дороже штатной бухгалтерии, когда эффективная часовая ставка себестоимости штатного сотрудника будет ниже, чем часовая ставка аутсорсера. А эффективное рабочее время одинаково.
Автоматизация и инвестиции в учетную систему (1С) могут окупаться с аутсорсером. С штатной бухгалтерией такой сценарий часто не окупается.
Любой компании нужно контролировать показатель утилизации, чтобы контролировать раздутость штата и эффективно управлять процессами на основе эффективной нагрузки и производительности сотрудников.

Если вы хотите оптимизировать процессы бухгалтерии в вашей компании:

Не включаться в настройку и операционку отдела бухгалтерии, чтобы развивать продажи и продукт.
Не оплачивать время простоя штатной бухгалтерии.
Уменьшить расходы на бухгалтерию, за счет перехода к модели переменных затрат и увеличения производительности бухгалтерии.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы:

Экономическая выгода. Компании-заказчику не нужно содержать собственный штат работников, платить им зарплату, оформлять соцпакет, обучать персонал и прочее. Давайте следовать принципу А. Лаффера: «Каждый доллар, который мы тратим на аутсорсинг, тратится на наши товары или реинвестируется в наш рынок».
Профессионализм. Если грамотно подойти к выбору компании-аутсорсера, то вы получите работу, выполненную опытными узкими специалистами. При этом у них в распоряжении будут все необходимые инструменты для работы. Генри Форд еще в 30-х годах прошлого столетия говорил: «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».
Компания-заказчик снижает затраты на персонал и направляет свои ресурсы на решение других важных проблем: расширение производства, улучшение качества продукции или оказываемых услуг.
Договор. Заключение контракта сводит риски сотрудничества к нулю.

Минусы:

Вероятность, что услугу выполнят некачественно. В результате ошибок компания может потерпеть убытки. Однако этот риск остается даже при выполнении задач штатными сотрудниками.
Руководитель не может влиять на работу сотрудников аутсорсинга.
Риск утечки информации. «ТрейдБанк» обратился в стороннюю организацию, чтобы программисты повысили безопасность хранения данных клиентов. В итоге недобросовестная компания-аутсорсер украла клиентскую базу и продала новому банку. Теперь он назойливо звонит клиентам «ТрейдБанк». Это привело к оттоку клиентов и удару по репутации «ТрейдБанка».
Сложность в выборе организации. Услуги аутсорсинга предоставляет большое количество компаний, поэтому выбрать наиболее ответственных и квалифицированных иногда очень сложно.

Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

Сущность бухгалтерского аутсорсинга
Законодательство Российской Федерации устанавливает ответственность руководителей организаций за правильность ведения бухгалтерского учета, но одновременно с этим предусматривает следующие возможные варианты реализации данного учета:
— учреждение бухгалтерской службы как структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;
— введение в штат должности бухгалтера;
— передача на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
— ведение бухгалтерского учета лично.

Третий пункт в настоящее время рассматривается как наиболее перспективный способ организации бухгалтерского учета в первую очередь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых нет возможности и необходимости введения в штат должности бухгалтера. Такой способ организации учета получил название бухгалтерского аутсорсинга (от англ. outsourcing– передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся на реализации конкретных видов услуг).

Целесообразность перехода на бухгалтерский аутсорсинг определяется прежде всего возможностью задействования внешних ресурсов специализированной бухгалтерской организации (аутсорсера) и сокращения за счет этого как стоимостных, так и временных издержек по ведению бухучета.

Это ставится возможным благодаря так называемому эффекту масштаба – аутсорсинговая компания, как правило, ведет бухучет нескольких организаций, что позволяет снизить долю ее условно-постоянных затрат на каждого клиента и, как следствие, общую стоимость услуг данной организации.

С целью исследования объективных предпосылок перехода на бухгалтерский аутсорсинг рассмотрим очевидные плюсы и минусы такого способа организации бухучета.
Плюсы
Традиционно к числу основных плюсов организации учета по схеме аутсорсинга относят возможность нивелирования таких статей затрат как:
— заработная плата штатного бухгалтера (отдела бухгалтерии);
— отчисления с фонда этой заработной платы;
— повышение курсов квалификации бухгалтеров;
— техническое оснащение рабочих мест бухгалтеров;
— установка специализированного программного обеспечения и его обновление;
— приобретение специальной литературы и справочных материалов по бухучету;
— закупка канцелярских принадлежностей и др.
Помимо перечисленного переход на аутсорсинг избавляет организации от сложностей, связанных с уходом в отпуск, болезнью, увольнением штатных бухгалтеров как наемных работников, различных трудовых споров, соответствующих нюансов трудового законодательства.
Здесь также следует отметить, что, обращаясь к специализированным бухгалтерским компаниям, организация получает, по сути, целый штат квалифицированных специалистов за сумму часто в три, четыре раза меньшую, чем заработная плата штатного бухгалтера.
Среди прочего отдельно необходимо выделить, что переход на аутсорсинг обусловливает принципиальную возможность возмещения штрафов и неустоек за неправильное ведение бухучета за счет организации-аутсорсера (в случае найма собственного бухгалтера возможность удержания таких штрафов из заработной платы бухгалтера – скорее, исключение из правил).
Минусы
С целью выдерживания объективности также укажем на некоторые негативные моменты, которые могут возникнуть при переходе на бухгалтерский аутсорсинг:
— возможность утраты конфиденциальности внутрифирменной информации;
— для крупных компаний с большим объемом хозяйственных операций – снижение оперативности в учете;
— слабая контролируемость деятельности аутсорсинговых организаций;
— нередко отсутствие специализации аутсорсинговых организаций на том виде экономической деятельности, который осуществляет организация-закачик.
Прописываем в договоре

Указанные негативные моменты легко можно устранить путем внесения соответствующих требований к деятельности аутсорсера в пункты договора на бухгалтерское обслуживание.

Данный договор является разновидностью договора возмездного оказания услуг, в котором в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации прописываются перечень услуг, обязанности и ответственность организации-аутсорсера и организации заказчика.

Первым делом разберемся, что и сколько стоит.

1. Штатный бухгалтер. Может стоить по-разному, потому что родина наша велика, и зарплаты в ней разные. Если говорить на примере Москвы, то «вилка» зарплаты специалиста – от 45 тыс. руб. до 150 тыс. руб. в месяц. В регионах же зарплата может начинаться от 20 тыс. руб.

Однако зарплата — только вершина айсберга. Кроме ежемесячных поступлений на карту, бухгалтер будет рассчитывать еще и на полноценное рабочее место. Желательно у окошка, с фикусом на столе, недалеко от чайника и с последней версией Windows на компьютере. Кроме того, бухгалтер будет постоянно тратить вашу офисную бумагу и краску в принтере, занимать место под хранение всяких папок, просить денег на такси для поездок в ФНС… А вишенкой на торте станет факт, что за любого штатного специалиста (и за бухгалтера тоже) нужно платить страховые и медицинские взносы.

2. Бухгалтерский аутсорсинг. Рассчитывается по одинаковым тарифам для любого уголка РФ. Стоимость начинается от 1 667 руб. и доходит до 600 тыс. руб. Да, разлет цены большой, и это не просто так. Стоимость зависит от того, сколько денег оборачивает бизнес за месяц, есть ли сотрудники (и сколько их), какая система налогообложения и др.

Другими словами: ИП на УСН 6% без сотрудников с доходом в 3 млн руб. в год, торгующий мандаринами у метро, и ООО на ОСНО со штатом в 500 сотрудников, оборотом 1 млрд руб., занимающийся добычей нефти, — получат совершенно разную стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга.

Как оценить квалификацию бухгалтера

Поговорим о том, какой квалификацией могут обладать (или не обладать) специалисты в области бухгалтерии.

Штатный бухгалтер. Допустим, вы принимаете на работу енота. У енота есть несколько специфических особенностей, которые нельзя перепутать с кошкой или собакой. Вы точно знаете, как енот выглядит, какого размера бывает и т.д. А что с бухгалтером? Как дать ему профессиональную оценку? А никак. Или обратитесь в агентство по подбору персонала, или смиритесь с тем, что у вас вполне вероятно будет работать не «енот».

Имейте в виду, что в бухгалтерии все часто меняется, поэтому просто взять специалиста и посадить его работать будет недостаточно. Его еще и «прокачивать» придется — отправлять на курсы повышения квалификации.

Бухгалтерский аутсорсинг. Здесь также есть свои риски. Заключаешь договор с фирмой, а кто будет вести учет — непонятно. Это может быть выпускник ВУЗа, а может действительно компетентный спец.

Однако именно компания по предоставлению услуг аутсорсинга несет всю ответственность за своих специалистов: и за их текущий уровень квалификации, и за то, как и когда их прокачивать. И все это не за ваш счет, а за свой.

Обычно в удаленной бухгалтерии специалистов много, и каждый отвечает за свой сегмент. Первичник — работает над первичкой, отчетность готовит главный бухгалтер, принимает все задачи от клиента бизнес-ассистент. Если кому-то из команды понадобится отпуск или декрет, то вы об этом даже не узнаете, потому что все будет работать также стабильно, как и раньше. Просто во время отсутствия отдыхающего его обязанности передаются тем, кто работает в обычном режиме.

Особенности аутсорсинга бухгалтерии

Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).

Каким компаниям нужен аутсорсинг

Ответить на этот вопрос легче объяснив, кому он точно не подходит. Не следует пользоваться услугами аутсорсинга руководителям, которые привыкли раздавать поручения устно при непосредственном общении с сотрудником. Последний должен быть всегда доступен для руководства и решать задачи в формате «сделать нужно еще вчера».

Если у собственников бизнеса какие-то специфические требования к бухучету, то передавать его на аутсорсинг не следует.

Фирма, которая занимается аутсорсингом бухучета, в каком-то смысле схожа с конвейером. В своей деятельности ее сотрудники руководствуются регламентами, работают по четким стандартам, все учетные и бизнес-процессы протекают по отлаженным механизмам. Малейшее отклонение от такой структуры приводит к тому, что приходится отвлекать ресурсы и переходить на ручное управление.

Выбирая аутсорсера необходимо учесть его специализацию. Кто-то может специализироваться на «упрощенцах», кто-то работает с компаниями, у которых есть «дочки» в других странах, есть аутсорсеры, наладившие учетные процессы на работу с крупными организациями с тяжелым учетом.

Выбор поставщика услуг

Главным критерием должно быть качество услуг и уровень квалификации специалистов. А вот гнаться за низкой ценой не рекомендую: это скорее должно настораживать. Как известно, скупой платит дважды. Практика показывает, что компания, сделавшая выбор в пользу дешевых услуг, впоследствии нередко вынуждена платить за восстановление бухгалтерского учета. Низкое качество обслуживания также может привести к невозврату налогов, что очень болезненно для экспортеров и вновь созданных предприятий.

При выборе поставщика следует ориентироваться на рекомендации других клиентов. Почитайте отзывы в интернете, поговорите с людьми. При этом, не стоит ориентироваться на единственный негативный отзыв. Постарайтесь собрать максимум информации и получить объективную картину.

Чтобы определиться окончательно, имеет смысл съездить на личную встречу – это позволит почувствовать атмосферу в компании. Договор нужно внимательно изучить с вашим юристом, при этом особое внимание следует обратить на пункт об ответственности. Желательно чтобы сумма полиса, по которому компания страхует свою ответственность от возможных убытков по вине аутсорсера, была свыше 500 млн, если у нее на обслуживании находится более 50 предприятий.

Не бойтесь спрашивать у руководителя бухгалтерской компании о компетенциях специалиста, за которым вы будете закреплены. Идеальных сотрудников не бывает, поэтому стоит поинтересоваться и недостатками каждого из кандидатов. Например, человек может быть отличным профессионалом, но при этом непунктуальным или слишком эмоциональным. Другой же бухгалтер может иметь не столь высокий уровень квалификации, но лоялен к компании-заказчику, исполнителен и отличный командный игрок. Обладая информацией, вы можете предпочесть именно того, кто подходит больше именно вашей компании. Аутсорсер должен предложить на одну позицию не менее трех кандидатов, а в некоторых случаях требуется представить и более широкий круг претендентов.

Несомненно, при организации бухгалтерской службы у собственника всегда возникает вопрос о доверии к специалистам. И здесь очень сложно заранее получить гарантии. Доверие нарабатывается годами. Первым шагом к нему является хорошая репутация компании или специалиста.

Правильного вам выбора и эффективных специалистов.