Как стать успешным персональным ассистентом руководителя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как стать успешным персональным ассистентом руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох – и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы – только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти ­функции ­вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать ­несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы – наемный работник. И ваш работодатель – это непосредственный руководитель; чаще всего – генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже – руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой – вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из ­приоритетности ­задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей – это нормальный рабочий режим, в котором вы ­расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители – это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам – это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура – ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 – ­использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, ­посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе – не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

• «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
• «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом – это приоритетная задача для нашей компании».
• «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я – персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Все умею и мне скучно!

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами – что ­делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря, томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь – их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель – экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности ­референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) – мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность – это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты – молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою ­профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе – это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение – хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала ­использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

Чек – лист: обязанности ассистента

Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.

Перечислю только основные:

• Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
• предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
• полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
• разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
• в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
• доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
• выполнение личных поручений.
• ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
• ведение графика и контроль медицинских обследований;
• контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
• подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.

1. Ответственность. Ассистент должен подходить к задачам серьезно, продумывая каждую мелочь. Например, простое дело – забронировать отель: важно не только выбрать номер, где будет жить руководитель, но и продумать, когда и на чем он будет перемещаться до встреч, какой в отеле сервис и другие нюансы.

2. Умение быстро обучаться. Не все способны на лету схватывать информацию. Если помощника попросили сделать гугл-таблицу, а он не знает, как с ней работать, то важно, чтобы он выполнил поручение без лишних вопросов. Загуглил и сделал.

3. Быстрота реакции и гибкость мышления. Случается такое, что человек закрывает задачи качественно, но очень медленно. Или легко решает вопросы, но в критических ситуациях не умеет искать альтернативные варианты. Увы, но такие люди для руководителя окажутся грузом, а не спасением.

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что красочно написать о себе могут многие. Максимум, на что в анкетах стоит обратить внимание, – опыт работы. Все остальное нередко приукрашено и далеко от действительности.

Я всегда предлагаю проводить отбор ассистентов в 3 этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя, дает возможность оценить поведение человека в коллективе и навыки самопрезентации. На этом этапе часть кандидатов отсеивается. Одни отказываются от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя в реальности ее здесь нет). Другие опаздывают на интервью и сразу выдают свою непунктуальность. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пускаем на встречу тех, кто хотел попасть позже обозначенного времени. Может быть, для кого-то это выглядит слишком жестко, но опоздания для будущего ассистента недопустимы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, о том, почему выбрали именно нашу вакансию, почему мы должны выбрать именно их и спрашиваю о хобби. Последний вопрос часто оказывается ключевым: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может сигнализировать о его пассивности, нежелании развиваться. Те, кто занимаются спортом, потом радуют руководителей быстрой реакцией, а те, кто увлекаются творчеством, приносят в компанию креативные идеи.

Этап №2. Тестовое задание. В нем необходимо учитывать два критерия: смекалку и дедлайн (отреагирует ли кандидат на задание оперативно или будет откладывать до последнего).

Пример тестового задания для ассистента. Найдите 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать геоположение этих компаний и ценовые категории, которые они предлагают.

Обычно соискатели создают список в гугл-таблице, делают скрин карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты сообразят скопировать ссылку, на которую можно нажать и перейти к нужной геопозиции. Будет здорово, если человек догадается внести дополнительные данные: контакты, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону. К тому же оформление задания позволяет нам понять, как человек умеет структурировать информацию и правильно ее преподносить.

Этап №3. Тестовая неделя. На неё попадают 2-3 человека из тех, кто лучшим образом отличился и на интервью, и в тестовом задании. Чаще всего тестовая неделя не оплачивается, потому что идет этап притирки. По истечении этого срока мы можем решить, кого из сотрудников оставляем.

Важный нюанс: не забудьте спросить у самого ассистента, хочет ли он продолжать работу с вами. Кандидат тоже имеет право выбирать место, где готов задержаться надолго.

Если нанимающее лицо работает внутри компании, то оно должно взять на себя ответственность за адаптацию нового сотрудника в коллективе. Когда я работала в компании, я объясняла ассистенту, как у нас устроены рабочие процессы, как лучше общаться с руководителем, по каким вопросам его лучше не беспокоить и к кому в таких случаях можно прийти.

Когда в компании появляется ассистент, должен быть человек, который поможет не просто понять новые обязанности, но и разобраться, как работает компания изнутри.

В случае, когда помощник требуется не организации, а отдельному предпринимателю, я до последнего нахожусь на связи с ними. Какую задачу передать сейчас ассистенту, как грамотно её сформулировать, как выстроить работу – я всегда готова прийти на помощь. Моя задача – не просто поиск сотрудника, но и его включение в команду. Моя миссия выполнена, когда все работает без моего участия.

Права и ответственность ассистента руководителя

Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:

• Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.

• Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.

• Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.

• Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

• на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

• управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

• Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

• В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

• Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

• Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Кто такой личный ассистент и чем он занимается?

Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.

В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:

Деловые задачи	Личные поручения
Ведение календаря (расписания). Напоминание о встречах и переговорах. Протоколирование (запись) во время переговоров. Поиск информации в интернете, подготовка справок и аналитических записок. Ведение деловой переписки, иногда с рабочей почты начальника. Контроль исполнения поручений руководителя.	Бронирование билетов, отелей, автомобилей. Помощь в выборе подарков близким, друзьям. Напоминание о днях рождения и других событиях у близких руководителя. Покупка билетов в театры, кино. Оплата мобильной связи, подключение роуминга (за счет работодателя). Организация отдыха руководителя, выбор туров, отелей, экскурсионной программы. Оплата счетов за ЖКХ. Иные поручения по согласованию.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Минусы

Разнообразный опыт. Достойная зарплата, особенно в крупных организациях. Хорошие руководители ценят личных помощников и могут им доплачивать, чтобы мотивировать. Возможность удаленной работы из дома (но не всегда, есть много офисных вакансий). Возможность найти работу, не имея опыта или высшего образования.

Ненормированный рабочий день. Руководитель может позвонить в вечернее время, если возник срочный вопрос. В небольших компаниях могут платить мало. В плане заработка в интернете могут быть выгоднее профессии контент-менеджера или копирайтера. Стрессовая работа, требуется много успевать, быстро реагировать на новые задачи. Для трудоустройства на хорошую вакансию может потребоваться знание иностранного языка, как правило, английского.

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

• основы бухгалтерского дела;
• кадровое делопроизводство;
• основы менеджмента;
• методологию бизнес-процессов;
• базовую экономику.

Очень полезными будут также знания в области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами. В некоторых случаях имеет большое значение свободное владение иностранными языками (да, такой специалист может работать еще и в статусе переводчика на переговорах, если он трудоустроен в международной организации).

Обязательно владение специальным софтом для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, для эффективной работы нужно разбираться и в специфике деятельности работодателя (а также отрасли, в которой он функционирует, корпоративном законодательстве, налогообложении).

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря и личного помощника? Типы ассистентов

Мальчик на побегушках, администратор или правая рука? Чтобы лучше понять, кто вам больше подходит, ниже подробнее разберем типы ассистентов.

Личный помощник выполняет несложные поручения руководителя и требует чётких прямых указаний. Например, отправить электронное письмо, назначить встречу, отправить посылку, забрать собаку после груминга.
Проще говоря, личному помощнику нужен подробный комментарий каждого последующего шага. Его главная задача — освободить руководителю время и взять на себе решение конкретных задач..

Секретарь — тот, кто следит за расписанием, отвечает на звонки, назначает встречи, встречает гостей шефа и предлагает им напитки. В его обязанности также входят обработка корреспонденции и организация переговоров.
Есть еще секретари-референты. Это специалисты, которые отвечают за документооборот, сопровождение руководителя на встречах, протоколирование и выполнение отдельных рабочих поручений.

Офис-менеджер — человек, который следит за жизнеобеспечением офиса и его материально-техническим оснащением, занимается первичной документацией. Часто совмещает роль секретаря и личного помощника.

Бизнес-ассистент — правая рука своего руководителя. Он может совмещать функции всех вышеперечисленных помощников, но, в отличие от других, проявляет больше самостоятельности.
Например, бизнес-ассистент часто выполняет сложные и довольно неординарные задачи, которые выходят далеко за рамки обязанностей секретаря или помощника. Придумать и внедрить систему геймификации в рабочие процессы, составить новые регламенты взаимодействия между отделом маркетинга и продажниками, провести летучку с руководителями подразделений, предложить изменения в расписании — работа бизнес-ассистента включает различные виды полномочий, творчество и инициативу.

Личные помощники и секретари — это чаще всего молодые люди с высшим или неоконченным высшим образованием и опытом работы на релевантной позиции не менее 2 лет. Бизнес-ассистент — взрослый состоявшийся специалист, который обладает высшим образованием в области управления или же имеет управленческий опыт на других должностях.

Топ-ошибок при найме ассистента

Если выше мы описали образ компетентного бизнес-ассистента, то не лишним будет упомянуть о ключевых ошибках, которые допускают руководители при найме помощника.

Ошибка 1. Брать человека по рекомендации
Самая распространенное заблуждение: если бизнес-ассистент отлично сработался с одним руководителем, то получится и с другим. Но на самом деле рекомендацию вашего знакомого партнера можно сравнить с русской рулеткой — вы либо сработаетесь, либо не сработаетесь. Например, на прошлом месте работы бизнес-ассистент большую часть своего времени занимался личными делами шефа, подготовкой переговоров и организацией мероприятий, а новому боссу нужны прокаченные навыки проджект-менеджмента и управления.

Ошибка 2. Не проводить личное собеседование
Бизнес-ассистент это человек, с которым вы будете на связи 24/7, поэтому ни в коем случае нельзя полностью доверять подбор вашему эйчару. Он может только составить список подходящих кандидатов, но проведение финального интервью — ваша работа.

Ошибка 3. Несоответствие действительности
На собеседовании очень важно рассказать вашему будущему помощнику самую страшную и неудобную правду: о высокой нагрузке, работе в выходные, необходимости быть на связи с 6 утра до 11 вечера. Не нужно приукрашивать действительность, иначе ваш новичок сбежит от вас раньше испытательного срока.

Ошибка 4. Не проверять навыки
Подбирая помощника под конкретные задачи, убедитесь, что его резюме не “филькина грамота”. Подготовьте такое тестовое задание, которое в полной мере покажет, что действительно умеет ваш кандидат.

Ошибка 5. Выкинуть “за борт”
Когда вы выбрали того самого кандидата, позаботьтесь о том, чтобы он прошел качественную адаптацию и влился в коллектив, а не остался один “за бортом”, пытаясь разобраться в тоннах новой информации. Нужно постепенно вводить специалиста в курс дела и расставлять приоритеты в задачах, не “наваливая” на новичка всё и сразу.

Процесс подбора и найма может быть достаточно долгим, но нужно понимать, что именно бизнес-ассистент — ваш первый шаг к выходу из операционной деятельности и созданию автономного управления.
Желаем вам найти своего компетентного бизнес-ассистента, который сделает вашу жизнь проще, а работу эффективнее. Удачи!

Стандартные обязанности ассистента

К какой бы категории ни относился ассистент, он будет выполнять пул стандартных обязанностей. Все они обязательно отражаются в документации предприятий и в инструкции для работника. Следующие вопросы можно делегировать большинству помощников:

• организация рабочего места руководителя, закупка канцтоваров, обеспечение начальника другими необходимыми расходными материалами, техникой;
• обработка входящей корреспонденции и распределение ее между отделами фирмы;
• подготовка документов, которые идут на подпись руководителю;
• подготовка материалов, необходимых руководителю, например отчетности, презентаций, регламентов;
• контроль выполнения проектов;
• сбор информации, которая требуется директору для принятия управленческих решений;
• формирование отчетов, писем партнерам и клиентам;
• организация совещаний, в которых участвует руководитель. Например, подбор места для совещания, приглашение участников, обеспечение техническим оснащением;
• контроль за подчиненными, сбор обратной связи, предложений и донесение их до сведения начальника.

Ассистент найден: как повысить его эффективность

Чтобы помощник показал результат, руководитель должен правильно наладить его работу. Во-первых, необходимо прописать рабочие процессы. На этапе собеседования можно созвониться или встретиться лично, чтобы рассказать о том, как работает проект. Лайфхак: можно попросить собеседника включить диктофон и записать рассказ. Это нужно, чтобы потенциальный ассистент позже еще раз прослушал слова руководителя, обдумал и пришел на второе собеседование с вопросами. Помощник должен сам вписать себя в действующую систему проекта. Так он поймет, насколько значима его работа, составит схему своей работы и распишет свои действия по шагам.

Во-вторых, руководитель должен поставить перед ассистентом цель и описать желаемый результат. Нужно дать новому ассистенту время на адаптацию, чтобы он разобрался с бизнес-процессами и отладил свою работу.

Чтобы ни одна задача ассистента не потерялась, важно с самого начала приучить его записывать за руководителем. Всё записанное помощник должен заносить в ежедневник со список дел и в собственную базу знаний. Например, в базе могут содержаться нюансы бизнес-процессов, характеристики товара или услуги, контакты и шаблоны договоров с подрядчиками. Благодаря базе знаний ассистент лучше запомнит информацию, а в будущем не будет переспрашивать у начальника каждую мелочь.

Впервые нанимая помощника, многие предприниматели по привычке продолжают выполнять рутинные задачи самостоятельно. Особенно в период адаптации ассистента, когда он будет допускать ошибки. Руководитель захочет все самостоятельно переделать за ним. Однако так поступать не нужно. Достаточно объяснить, что именно не понравилось и как это можно исправить. Если сейчас продолжить выполнять задачи самостоятельно, получится напрасная трата денег на зарплату помощника.

Похожие записи:

• Заявление на получение патента 2023
• Список положенных от государства льгот для инвалидов в Перми
• Сроки охоты