Приказы в организации: виды и особенности оформления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы в организации: виды и особенности оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Отличие приказа от распоряжения

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

На что обратить внимание

Для регистрации распоряжений, как правило, используется специальный журнал либо они регистрируются в электронном виде. Журнал регистрации используется на протяжении календарного года. С начала нового года начинается новый журнал, и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново. Обязанность ведения журнала регистрации законом не предусмотрена, поэтому такой порядок нужен в большей степени для удобства, чтобы можно было быстро найти нужную бумагу, не листая все папки.

Так как наиболее часто трудности возникают с классификацией распорядительных актов по административно-хозяйственным вопросам, на многих предприятиях просто не выделяют эти приказы в отдельное производство, и все, что не относится к личному составу, относят к основной деятельности. Законом это не запрещено, и в организациях с небольшим документооборотом такой подход вполне оправдан, так как позволяет исключить преждевременное уничтожение распорядительных актов, а увеличение объема документов длительного хранения является незначительным.

Составление перечня используемых в компании приказов по основной деятельности

Чтобы избежать путаницы в делопроизводстве и правильно выстроить работу всех структурных подразделений, во многих компаниях на локальном уровне утверждается инструкция по делопроизводству, в которой определяется деление приказов по группам. Такой подход позволяет изначально распределить между структурными подразделениями или отдельными штатными единицами обязанности по составлению различных приказов.

Если инструкция не издается как отдельный документ, то в компании может быть утвержден в виде отдельного локального акта перечень используемых приказов с отнесением каждого из них к конкретной группе. Чаще всего так происходит с ростом компании: при увеличении штата возрастает объем документооборота, одному лицу становится сложно отвечать за составление всех приказов, в результате чего эту функцию разделяют между несколькими сотрудниками.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 236 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 236).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 236, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

• об определении структуры организации и ее изменении;
• введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
• определении штатного расписания и его изменениях;
• организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
• создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
• утверждении планов развития деятельности;
• осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
• определении финансовой политики организации;
• определении научно-технической политики деятельности;
• установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
• принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно от других приказов, в отдельном журнале регистрации. Традиционно приказы ведут нумерацию от начала календарного года. Образовательные организации начинают нумеровать приказы с начала нового учебного года, т.е. с каждого 1 сентября.

Воможны два варианта нумерации приказов:

1. Регистрация всех приказов по номерам ОД подряд, в порядке их поступления. Этот способ можно посоветовать небольшим организациям.
2. Регистрация приказов по ОД по номерам по порядку с использованием дополнительных буквенных индексов. Буквенные индексы могут означать наименование подразделения, подготовившего приказ (например — «Б» — бухгалтерия, «П» — производство и т.п.), либо сферу действия приказа, либо номер дела по номенклатуре дел, где будет храниться приказ.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: отдельные сотрудники, целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Проект приказа о назначении ответственных лиц подготавливает руководитель или доверенное лицо, на которое возложены данные обязательства. Перед возложением обязанностей на работников или ответственное лицо необходимо четко уяснить, как составить документ грамотно, чтобы не было пропущено никаких моментов.

Правила заполнения:

1. Изначально стоит предусмотреть, что распоряжение о назначении ответственных лиц должно соответствовать образцу, указанному в положении о делопроизводстве.
2. Приказ о назначении ответственного лица необходимо предварительно проработать, то есть изучить все нормы и правила промышленной безопасности и охраны труда, экологии и иных направлений. Далее нужно провести анализ, за какие направления должны отвечать работники.
3. Приказ о назначении руководителя подразделения издается по инициативе генерального директора.
4. Составить приказ о назначении работников рекомендуется, исходя из разновидностей возлагаемой ответственности: полной или ограниченной, коллективной или индивидуальной.

Что такое приказы по основной деятельности и какими они бывают?

Под основной деятельностью предприятия понимается решение всех рутинных и нестандартных, оперативных и жизненно важных задач, которые возникают в процессе функционирования этого предприятия.

Проще говоря, принятие новой инструкции, расформирование отдела, ввод в эксплуатацию какой-либо техники – всё это относится к основной деятельности. Регулируется она приказами руководителя, которые бывают двух видов:

• инициативные;
• «исполнительные.

Инициативные приказы зависят только от воли руководителя, а вот акты «во исполнение» нужны для претворения в жизнь воли законодателя. Например, когда очередной властный орган разрабатывает новый распорядительный акт для малого бизнеса, предприниматель должен подтвердить введение этого акта в действие своим приказом.

Инициативные приказы могут быть очень разными:

• о подотчетных лицах;
• об установлении норм расходов чего-либо;
• об утверждении должностной инструкции;
• об утверждении графика движения служебного транспорта;
• о праве подписи;
• и т. д.

Словом, это главные «рычаги управления» организацией.

Классификация приказов по основной деятельности предприятия

Приказы по основной деятельности предприятия регламентируют практически все факты работы компании. Конкретное наименование рассматриваемых документов напрямую зависит от специфики фирмы, от сферы, к которой она относится.

Однако существуют приказы, издаваемые любо организацией, независимо от ее вида или организационно-правовой формы.

1. Ратификация, использование, внесение изменений в локальные НПА. К таким документам относят приказы об установлении различного рода инструкций, например для производства, об утверждении номенклатуры на конкретный промежуток времени, о внесение изменений в существующие правила и т.п.
2. Образование, слияние, закрытие структурных подразделений компании. Например, руководитель решил создать отдел по охране труда, то он издает «Приказ о создании отдела по охране труда».
3. Проведение процедур, мероприятий, связанных с непосредственной деятельностью компании. К таким документам относят приказы об аудите, об экспертизах и др.
4. Решение срочных вопросов. Такой приказ легко можно заменить распоряжением.

На самом деле, наименований таких бумаг может быть значительно больше. Все зависит от специфики деятельности предприятия.

Специфика составления приказов

Если приказ оформляют не по унифицированному образцу, то составителю нужно учесть две важные особенности.

1. Во-первых, текст приказа условно делят на 2 части: констатирующую и распорядительную. В первой описывают факт, а во второй излагают поручения.
2. Во-вторых, перечень действий, которые руководитель просит сделать при помощи приказа, нумеруют. Запрещено использовать маркированный список или просто перечислить поручения строкой. Каждый отдельный пункт приказа должен иметь свой порядковый номер.
3. В-третьих, приказ пишут от первого лица. То есть, как будто руководитель обращается к кому-то. Например, «приказываю подготовить план и предоставить мне на утверждение».

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
• либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

• о вступлении в должность руководителя;
• о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
• о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
• о наделении правом подписи;
• о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
• о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
• о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
• об утверждении штатного расписания;
• о создании обособленного подразделения;
• о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
• о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
• об обеспечении охраны коммерческой тайны;
• об использовании мобильной связи;
• об утверждении перечня материально ответственных лиц;
• о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
• об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
• о графике работы организации в майские праздники;
• об организации расследования несчастного случая.

Похожие записи:

• Начисление ЕДВ ветеранам труда в 2023 году
• Наследство и завещание. 9 актуальных вопросов
• Как оформить опекунство над инвалидом в казахстане